6. Kết cấu khóa luận
2.1. Khái quát chung về công ty TNHH HansolLogistics Vina
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy cơng ty
(Nguồn: Phịng nhân sự - hành chính của công ty) Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất tại Công ty, trực tiếp điều hành mọi
hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và tập thể nhân viên về tài chính, hiệu quả hoạt động của Cơng ty.
Giám đốc chi nhánh: Là người đứng đầu chi nhánh, chịu trách nhiệm về quản
lý điều hành chi nhánh và quyết định hoạt động kinh doanh của chi nhánh theo quy định trong nội bộ công ty và theo điều lệ cơng ty. Đóng vai trị tham mưu về mặt chuyên môn, chuẩn bị kế hoạch, các dự thảo quyết định trong phạm vi chức năng của mình, giúp Tổng giám đốc kiểm tra các phịng ban, các đơn hàng.
Phòng Giao nhận: Là phòng phụ trách việc tổ chức, thực hiện yếu cầu giao
nhận và vận chuyển hàng hóa, báo cáo định kì theo quy định. Bộ phận giao nhận phụ trách cơng việc giao nhận hàng hóa, về các thủ tục nhập xuất có liên quan trực tiếp đến công tác giao nhận, chịu trách nhiệm điều phối, theo dõi kiểm tra và giám sát với đoàn xe và các nhà đối tác vận tải hợp pháp về các chứng từ có liên quan trực tiếp đến cơng tác giao nhận, chịu trách nhiệm xử lý các trường hợp hao hụt trong vận chuyển và sai. Liên lạc với khách hàng để thu nhập thông tin và yêu cầu khách hàng cung cấp những chứng từ cần thiết có liên quan đến lơ hàng để làm dịch vụ hải quan (khi khách hàng yêu cầu) như: Invoice (hóa đơn), Packing List (phiếu đóng gói), C/O (Certificate of Origin – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) ..., Tiếp nhận, kiểm tra hàng, làm thủ tục Hải quan, dán Seal, bấm Seal, cân đo, kiểm hàng hóa,…
Phịng Sales: Phụ trách công việc nghiên cứu thị trường giới thiệu với khách
hàng hình ảnh của Cơng ty cùng các loại hình dịch vụ mà Cơng ty cung cấp. Tham mưu cho Ban Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị trong và ngoài nước. Tìm kiếm các khách hàng mới có tiềm năng trên các website, báo, đài, người quen… và thuyết phục khách hàng sử dụng dịch vụ của mình. Giữ vững và liên lạc thường xuyên với các khách hàng cũ, củng cố niềm tin để khách hàng tiếp tục giao dịch với Cơng ty,…
23
Phịng hành chính và kế tốn: Là phịng nghiệp vụ tham mưu về quản lý hoạt
động tài chính, hạch tốn kinh tế và hoạch tốn kế tốn trong tồn cơng ty, quản lý kiểm soát các thủ tục thanh tốn, đề xuất các biện pháp giúp cơng ty thực hiện các chi tiêu tài chính. Chịu trách nhiệm tồn bộ thu chi tài chính của Cơng ty, đảm bảo đầy đủ chi phi cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liêu,. Và lập phiếu thu chỉ cho tắt cả những chi phi phát sinh. Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Cơng ty. Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Cơng ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập bảo cảo ké toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc. Ngồi ra chịu trách nhiệm các cơng tác hành chính đảm bảo các điều kiện hạ tầng, trang thiết bị đầy đủ để hoạt động công ty được vận hành hiệu quả, công tác liên quan đến nhân sự: quản lý, tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, lên kế hoạch và thực hiện các chương trình xây dụng văn hóa cơng ty.
Phịng xuất nhập khẩu: Là bộ phận quan trọng nhất trong cơ cấu tổ chức của công ty. Đây là bộ phận thực hiện hầu hết các hợp đồng kinh doanh của công ty, đóng góp lớn vào nguồn lợi nhuận của cơng ty, góp phần thúc đẩy cho sự phát triển, lớn mạnh của cơng ty đồng thời cịn tham mưu cho ban giám đốc trong việc tìm hiểu, ký kết hợp đồng với các khách hàng. Phòng này được chia làm ba bộ phận: bộ phận quản lý hàng gia công, bộ phận quản lý hàng sản xuất xuất khẩu và bộ phận quản lý hàng kinh doanh và đầu tư.
Các bộ phận, phòng ban liên kết với nhau rất chặt chẽ trong quá trình hoạt động và chịu sự giám sát của ban giám đốc tạo thành một bộ máy hoạt động hiệu quả và thống nhất.