Chương 6: Đưa ra quyết định đạo đức: Kỹ thuật và quyền riêng tư cá nhân tại nơi làm việc
6.4. Thiết lập hệ thống điều hành nội bộ
Sự tồn tại của một hệ thống nội bộ để các nhân viên có thể báo cáo các hành vi sai phạm là đặc biệt hữu ích trong cơng tác điều hành và đánh giá việc thực hiện đạo đức. Một số công ty đã lập ra những đường dây nóng, thường gọi là những đường dây
trợ giúp, để giúp đỡ và cung cấp cho nhân viên bộc lộ những mối lo ngại của mình về đạo đức.
Việc tuân thủ bao gồm việc so sánh việc làm của nhân viên với các tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức. Sự tuân thủ đạo đức có thể được đo lường thông qua việc quan sát nhân viên và một phương cách tiên phong để giải quyết các vấn đề về đạo đức. Một chương trình tn thủ đạo đức có hiệu quả sử dụng các nguồn điều tra và báo cáo. Đôi khi kiểm sốt bên ngồi và xem xét lại các hoạt động của cơng ty rất hữu ích trong việc phát triển điểm chuẩn của việc tuân thủ.
Sự tồn tại của một hệ thống nội bộ để các nhân viên có thể báo cáo các hành vi sai phạm là đặc biệt hữu ích trong cơng tác điều hành và đánh giá việc thực hiện đạo đức. Một số cơng ty đã lập ra những đường dây nóng, thường gọi là những đường dây trợ giúp, để giúp đỡ và cung cấp cho nhân viên bộc lộ những mối lo ngại của mình về đạo đức.
Dù có những lo lắng rằng người ta có thể báo cáo láo một tình huống hoặc lợi dụng đường dây nóng này để nói xấu nhân viên khác, những đường dây nóng này vẫn phổ biến rộng rãi và mang lại nhiều lợi ích cho các nhân viên.
Một phương pháp khác đó là dùng bảng hỏi thăm dị nhận thức về đạo đức của nhân viên về công ty, cấp trên, đồng nghiệp và bản thân họ, cũng như tỷ lệ các hành vi có đạo đức và vơ đạo đức trong công ty và trong ngành. Bảng hỏi này có thể đóng vai trị như là điểm chuẩn trong q trình đánh giá việc thực thi đạo đức của nhân viên. Do đó, nếu các nhân viên cho rằng các hành vi vô đạo đức đang tăng lên thì ban giám đốc phải tìm hiểu để có hiểu biết đúng đắn hơn về các loại hành vi vơ đạo đức có thể xuất hiện là gì và tại sao.
Ngồi ra, các cơng ty cần phải có các chương trình thưởng cho những nhân viên ln tn thủ đúng các chính sách và tiêu chuẩn của công ty (khen thưởng, thưởng tiền, tăng lương…), và có những biện pháp xử lý những ai không tuân thủ đúng (thuyên chuyển, đình chỉ công tác, sa thải…).
Nếu một công ty muốn duy trì hành vi có đạo đức, thì các chính sách, luật lệ, và các tiêu chuẩn của cơng ty đó phải hoạt động trong hệ thống tuân thủ. Việc duy trì một văn hố đạo đức có thể gặp khó khăn nếu ban giám đốc khơng ủng hộ những hành vi này. Nếu ban giám đốc trong tổng cơng ty hành động vơ đạo đức thì rất khó để có thể tạo ra và tăng cường một môi trường đạo đức trong tổng công ty.
Việc giảm thiểu các hành vi vô đạo đức là mục tiêu kinh doanh khơng có gì khác so với việc làm tăng lợi nhuận. Nếu q trình khơng phải để tạo ra và duy trì một nền văn hố đạo đức thì cơng ty phải xác định tại sao như vậy và có những hành động sửa sai ngay, hoặc tăng cường những tiêu chuẩn hiện thời một cách nghiêm túc hơn hoặc đề ra những tiêu chuẩn cao hơn.
Nếu đạo đức nghề nghiệp được tăng cường một cách nghiêm khắc và trở thành một bộ phận của văn hố cơng ty thì nó sẽ có tác dụng trong việc cải thiện hành vi đạo đức trong công ty. Nếu đạo đức nghề nghiệp chỉ được thực hiện theo kiểu “cưỡi ngựa xem hoa” và không thực sự trở thành một phần trong văn hố cơng ty thì kết quả đạt được cũng rất ít.
Những nỗ lực nhằm xố bỏ những hành vi vơ đạo đức là vô cùng quan trọng đối với những mối quan hệ của các công ty với nhân viên, khách hàng và cộng đồng. Nếu khơng có những hành động sửa sai cho những hành vi mà theo xã hội hoặc tổ chức là sai trái thì những hành vi như thế sẽ tiếp diễn.
Sự quản lý nhất quán và những mức kỷ luật cần thiết là vô cùng quan trọng đối với một chương trình tuân thủ đạo đức. Các điều phối viên đạo đức phải có trách nhiệm với hệ thống kỷ luật của cơng ty, thực hiện tất cả các hình thức kỷ luật mà cơng ty đã đề ra với những hành động vi phạm các tiêu chuẩn đạo đức của cơng ty. Khi đánh giá thành tích của nhân viên nhiều cơng ty cịn xem xét cả đến khía cạnh tuân thủ đạo đức của nhân viên đó.
Trong khi phải chờ xem sự đánh giá của cấp trên, các nhân viên có thể được yêu cầu ký kết một cam kết rằng họ đã đọc những hướng dẫn hiện thời của cơng ty về những chính sách đạo đức rồi. Các công ty cũng phải tiến hành điều tra những vụ sai phạm đã biết hoặc còn đang nghi ngờ một cách kỹ lưỡng. Những viên chức hữu quan, thường là các điều phối viên đạo đức, cần phải đưa ra những đề xuất cho ban giám đốc cách giải quyết các vấn đề đạo đức như thế nào. Trong một vài trường hợp, các công ty phải báo cáo các hành vi sai phạm lên các cơ quan quản lý nhà nước.
Công tác kiểm tra việc tuân thủ đạo đức là một sự đánh giá có hệ thống của một chương trình đạo đức và các hoạt động của tổ chức để xác định tính hiệu quả của nó. Cụ thể là việc chú trọng vào các nhân tố có ảnh hưởng đến cách đưa ra các quyết định là vơ cùng hữu ích. Các đồng nghiệp, cấp trên và hệ thống thưởng phạt chính thức, có một tầm ảnh hưởng to lớn đối với hành vi đạo đức của nhân viên. Việc hiểu biết các
vấn đề về đạo đức trong công tác kiểm tra có thể giúp cơng ty lập ra quy định đạo đức nghề nghiệp và các chương trình khác để điều khiển hành vi đạo đức trong tổ chức kinh doanh.
Một bảng kiểm tra nên đưa ra một bản điều tra có hệ thống và khách quan về điều kiện đạo đức của tổ chức. Cũng giống như kiểm tốn, kiểm tra đạo đức có thể sẽ hiệu quả hơn nếu có một người nào đó có kinh nghiệm, kỹ năng nhưng ở ngồi tổ chức tiến hành kiểm tra. Các tổ chức nên tham gia vào công cuộc phát triển cơng cụ kiểm tra đạo đức của mình để đảm bảo rằng các vấn đề chính họ đang phải đối mặt đã được bao hàm trong bản kiểm tra.
Ban giám đốc cần phải tham gia vào việc xác định những vấn đề mang tính quy chuẩn nào cần đánh giá, dựa vào nhận thức đạo đức của công ty. Khi những mối quan ngại về đạo đức được tìm ra, việc kiểm tra đạo đức này có thể giúp ban giám đốc lập ra bản đạo đức nghề nghiệp như kim chỉ nam cho các hoạt động của nhân viên.