5. Kết cấu đề tài
2.1. Tổng quát về khách sạn Mường Thanh Diễn Châu
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ các bộ phận trong khách sạn
khách sạn Mường Thanh Diễn Châu
2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức và chức năng , nhiệm vụ các bộ phận trong khách sạn Mường Thanh Diễn Châu sạn Mường Thanh Diễn Châu
*/ Cơ cấu tổ chức: Với đặc điểm là khách sạn trực thuộc Công ty cổ phần
Tập đoàn Mường Thanh, nên khách sạn chịu sự điều phối, quản lý và theo dõi bởi Hội đồng Quản trị Tập đoàn. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ sau
39
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức khách sạn Mường Thanh Diễn Châu
(Nguồn: Bộ phận Nhân sự)
*/ Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận:
- Giám độ khách sạn: Làm việc dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Cơng ty cổ phần Tập đồn Mường Thanh. Chấp hành các chính sách, luật pháp của Nhà nước; vạch ra và tổ chức thực hiện chiến lược kinh
40
doanh của khách sạn, đưa ra các giải pháp chiến lược để giúp khách sạn thốt khỏi những khó khăn trong kinh doanh, phân cấp và phân quyền cho các bộ phận thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của khách sạn, trực tiếp quản lý hoạt động của bộ phận Tài chính – Kế tốn.
- Phó Giám đốc khách sạn: Phụ trách phần nhiệm vụ quản lý được Giám đốc khách sạn phân công. Giám sát thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của khách sạn cho từng bộ phận. Giải quyết các khiếu nại của khách hàng trong phạm vi quyền hạn.
- Bộ phận Tài chính- Kế tốn: Kiểm sốt biến động tài chính khách sạn, hỗ trợ giám đốc tối ưu chi phí, quản lý rủi ro trong hoạch định chiến lược kinh doanh. Các cơng việc vụ thể bao gồm lập hóa đơn cho khách hàng, theo dõi và tập hợp các khoản thu, đối chiều tài khoản, xử lý các khoản phải trả, hợp nhất nhiều đơn vị thuộc sở hữu chung, lập ngân sách, báo cáo tài chính định kỳ cũng như phân tích tài chính. Ngồi ra, bộ phận tài chính- kế tốn cũng hỗ trợ tìm nguồn vốn, theo dõi và quản lý thu chi của khách sạn. Từ đó giúp quản lý khách sạn nắm rõ hoạt động kinh doanh và có những điều chỉnh kịp thời.
- Bộ phận Nhân sự: Chịu trách nhiệm thu nhận, sử dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của khách sạn. Vai trò của bộ phận nhân sự cũng liên quan đến việc tạo nên một hệ thống nội bộ công bằng và khách quan, nhằm thúc đẩy tính minh bạch và cởi mở trong giao tiếp tổ chức. Đơng vai trị là tiếng nói tiến bộ trong hệ thống chung và cố gắng đảm bảo tính cạnh tranh giữa các bộ phận khác và các nhân viên trong bộ phận.
- Bộ phận Marketing- Kinh doanh: Mảng marketing chịu trách nhiệm phân tích cơ hội marketing, phân đoạn và lựa chọn thị trường mục tiêu, hoạch định, tổ chức thực, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh chiến lược marketing. Với mảng kinh doanh lập kế hoạch; chăm sóc khách hàng; phát triển thị trường; thực
41
hiện thương lượng để ký kết hợp đồng cho khách sạn; mở rộng đối tượng khách hàng cho khách sạn.
-Bộ phận Lễ tân: Thực hiện việc đăng ký chỗ, bán dịch vụ lưu trú và giới thiệu các dịch vụ bổ sung khác. Tổ chức đón tiếp, sắp xếp chỗ ở cho khách, thanh toán và tiễn khách. Tiếp nhận các ý kiến khiếu nại của khách hàng, kịp thời phản hồi cho các bộ phận để khắc phục các khiếu nại của khách hàng.
- Bộ phận Phục vụ buồng: Chịu trách nhiệm về sự sạch sẽ, bảo trì và duy trì thẩm mỹ của của các phịng, khu vực cơng cộng,khu vực sau và mơi trường xung quanh trong một khách sạn, đồng thời chăm sóc và bảo dưỡng hồn hảo tất cả các phịng và khơng gian cơng cộng mọi lúc.
- Bộ phận Banquet: Tổ chức phục vụ các món ăn, đồ uống, chuẩn bị và phục vụ buffet. Thiết kế thực đơn phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng. Dự trữ các mẫu chế biến món ăn, đồ uống để kiểm tra khi cần. Bố trí lại khơng gian phù hợp với khách hàng. Tiếp nhận yêu cầu của khách, phối hợp với các bộ phận để phục vụ kịp thời. Chịu trách nhiệm với bếp ăn tập thể của khách sạn (Canteen). Ngoài ra đây cũng là bộ phận đảm nhận chính trong cơng tác tổ chức sự kiện theo nhu cầu của khách hàng và có số lượng lao động chiếm tới 20% toàn khách sạn.
- Bộ phận Dịch vụ tổng hợp: Dịch vụ tổng hợp bao gồm massage, hồ bơi, karaoke, gym, đưa đón là các dịch vụ bổ sung khách sạn. Cung cấp các dịch vụ vui chơi giải trí và các dịch vụ thư giãn, chăm sóc sức khỏe, khai thác tối đa khả năng chi tiêu và thời gian nhàn rỗi của khách hàng.
- Bộ phận Vệ sinh chung: Chịu trách nhiệm vệ sinh tổng thể khách sạn, đảm bảo cho khách sạn luôn sạch sẽ từ khu vực công cộng đến các khu vực sử dụng chính. Thực hiện trực nhiệm vụ để sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đồng thời phân loại và giặt là các loại vải hoặc quần áo khách hàng gửi giặt. Luôn đảm bảo cho các loại tài sản này được sạch sẽ để sẵn sàng phục vụ.
42
- Bộ phận Quản trị thiết bị và vật tư: Thiết kế, chế tạo, sửa chữa các dụng cụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn. Thực hiện lắp đặt hệ thống điện trong toàn khách sạn, duy tu bảo dưỡng các trang thiết bị.
- Bộ phận An ninh: Đảm bảo an ninh an toàn cho khách, xây dựng các phương án an ninh toàn khách sạn, quản lý các phương tiện ra vào, kiểm tra chặt chẽ các cơng cụ, dụng cụ, hàng hóa ra vào khách sạn. Thực hiện kiểm tra việc tuân thủ nội quy của người lao động. Thực hiện phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai, lũ lụt.