- Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban như sau:
Báo cáo tài chínhChứng từ gốc
Quy trình lập các báo cáo tài chính:
Định kỳ lập báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp tiến hành xác định số dư các tài khoản và kết chuyển số liệu, xác định kết quả kinh doanh; tập hợp các chứng từ phát sinh trong tháng để lập sổ nhật ký chung và sổ cái.
Sau khi tiến hành các bước xử lý số liệu, kế toán tổng hợp sẽ có thể lập được báo cáo tài chính thông qua các câu lệnh và sử dụng thanh công cụ, chương trình kế toán sẽ có nhiệm vụ kết hợp các số liệu, chứng từ kế toán với các Biểu số mẫu kế toán để cung cấp các báo cáo tài chính hoàn chỉnh. Quy trình lập được khái quát như sau:
Sơ đồ 3.5: Khái quát quy trình lập Báo cáo tài chính
3.2. Thực trạng kế toán doanh thu tại Công ty TNHH M &P Quốc tế - Chi nhánh Hà Nội nhánh Hà Nội
3.2.1. Đặc điểm và phân loại doanh thu
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh là số tiền đã thu hoặc sẽ thu được phát sinh từu việc bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trong kỳ của Chi nhánh, bao gồm các các khoản phụ thu và phí thu thêm.
Trong trường hợp giao dịch cung cấp dịch vụ liên quan đến nhiều kỳ kế toán thì doanh thu được ghi nhận tại ngày kết thúc các hoạt động thực hiện dịch vụ khi kế toán viên thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ phục vụ cho việc hạch toán
Tạo các bút toán kết chuyển, xác định kết quả kinh doanh
Ghép các chứng từ phát sinh
Tính số dư cuối tháng của các tài khoản
Lập sổ Nhật ký Chung
Lập sổ cái In báo cáo
Báo cáo tài chính Sổ sách kế toán Quyết toán thuế
Chi nhánh ghi nhận doanh thu bán hàng theo nguyên tác đảm bảo doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế rõ ràng và tương đối chắc chắn từ các giao dịch. Trong trường hợp không thể thu hội dược khoản doanh thu đã ghi nhận thì kế toán thường ghi tăng chi phí chứ không ghi giảm doanh thu
Dựa trên đặc thù của ngành kinh doanh dịch vụ nên hoạt động chủ yếu của Công ty TNHH M&P Quốc tế - Chi nhánh Hà Nội là kinh doanh dịch vụ vận chuyển bao gồm: Kinh doanh dịch vụ vận chuyển đường biển, kinh doanh dịch vụ vận chuyển đường hàng không và kinh doanh dịch vụ nội địa. Ngoài ra, công ty còn kinh doanh hoạt động tài chính. Vì thế, kế toán quản lý doanh thu theo hai loại chính là Doanh thu cung cấp dịch vụ và Doanh thu hoạt động tài chính. Cụ thể:
•Doanh thu cung cấp dịch vụ
Doanh thu cung cấp dịch vụ là giá trị của số lượng dịch vụ thực hiện trong kỳ đã cung cấp cho khách hàng. Doanh thu thực hiện được bao gồm tất cả phần thu nhập từ hoạt động kinh doanh dịch vụ vận chuyển của doanh nghiệp. Khoản thu này có thể trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc thể hiện ở tình trạng đang bị chiếm dụng vốn của doanh nghiệp.
Doanh thu cung cấp dịch vụ được chi tiết thành: Doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển, doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển đường hàng không, doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa.
Doanh thu cung cấp dịch vụ đường biển là giá trị của số lượng dịch vụ vận chuyển đường biển thực hiện trong kỳ từ việc cung cấp dịch vụ vận chuyển đường biển cho khách hàng (trong nước hoặc nước ngoài) bao gồm giá cước hàng biển và các phụ phí kèm theo.
Doanh thu cung cấp dịch vụ đường hàng không là giá trị của số lượng dịch vụ vận chuyển đường hàng không thực hiện trong kỳ từ việc cung cấp dịch vụ vận chuyển đường hàng không cho khách hàng (trong nước hoặc nước ngoài) bao gồm giá cước hàng biển và các phụ phí kèm theo.
Doanh thu cung cấp dịch vụ nội địa là giá trị của số lượng dịch vụ vận chuyển nội địa từ việc cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa cho khách hàng bao gồm dịch
vụ vận tải nội địa, dịch vụ kê khai hải quan, dịch vụ đóng gói và các dịch vụ khác kèm theo.
Ba loại hình doanh thu này có thể tách bạch về từng hoạt động nhưng cũng có thể có quan hệ mật thiết với nhau. Có khách hàng chỉ có nhu cầu sử dụng các dịch vụ đơn lẻ. Mặt khác, cũng có khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ trọn gói.
Tình hình hoạt động của ba hình thức doanh thu này của Công ty được mô tả qua bảng sau:
Bảng 3.1. Cơ cấu doanh thu của Công ty TNHH M&P Quốc tế - chi nhánh Hà Nội năm 2011
TT Loại hình hoạt động Số tiền
( VNĐ)
Tỷ trọng (%) 1 Doanh thu Dịch vụ đường biển 9.267.875.689 68 2 Doanh thu dịch vụ đường hàng không 3.531.287.105 26
3 Doanh thu dịch vụ nội địa 820.375.128 6
Tổng 13.619.537.922 100
(Nguồn:Báo cáo tài chính năm 2011)
Bảng trên cho thấy hoạt động kinh doanh dịch vụ đường biển là hoạt động chủ yếu của chi nhánh, chiếm tỷ trọng lớn. Hoạt động kinh doanh dịch vụ nội địa chiếm tỷ trọng nhỏ, nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh chính của chi nhánh.
•Doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu tài chính tại Chi nhánh chủ yếu phát sinh từ lãi tiền gửi, lãi do bán ngoại tệ và lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư cuối kỳ
3.2.2. Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH M&P Quốc tế - Chi nhánh Hà Nội nhánh Hà Nội
3.2.2.1. Hệ thống chứng từ sử dụng
Đối với tất cả các hoạt động kinh doanh: dịch vụ đường biển, dịch vụ đường hàng không và dịch vụ nội địa kế toán căn cứ vào các bảng báo giá của nhân viên kinh doanh, hợp đồng kinh tế ký kết với khách hàng, biên bản bàn giao hàng hóa, báo cáo chi tiết từng lô hàng của nhân viên kinh doanh, phiếu thu, kế toán phát hành hóa đơn giá trị gia tăng.
Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh dịch vụ logistic, kế toán sử dụng các chứng từ sau trong công tác kế toán doanh thu
Hợp đồng nguyên tắc ký kết giữa công ty với khách hàng Bảng báo giá cho khách hàng (Phụ lục 1)
Biên bản bàn giao hàng hóa (Phụ lục 2)
Một bộ chứng từ vận tải: Vận đơn:Bill of Lading , Bảng đánh giá yêu cầu của khách hàng : Customer’s Request Review (Phụ lục 3)
Công nợ phải th:(DEBIT NOTE): đại lý hoặc khách hàng (Phụ lục 4) Phiếu thu
Bảng tổng hợp doanh thu kinh doanh dịch vụ đường biển, đường hàng không, nội địa
Hóa đơn GTGT theo thông tư 153/2010/TT-BTC (Phụ lục 5)
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Các chứng từ được tổ chức lập, kiểm tra và luân chuyển tại kế toán phần hành sau đó chuyển giao cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp phân loại chứng từ và tập hợp để xác định tổng doanh thu từ hoạt động kinh doanh.
3.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Để tập hợp và phản ánh doanh thu Chi nhánh sử dụng các loại tài khoản sau đây:
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tài khoản này được chi tiết thành tài khoản cấp 2 là Tk 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ và chi tiết trên tài khoản cấp 3 như sau:
Tk 51131: Doanh thu cung cấp dịch vụ - vận chuyển đường biển
TK51132: Doanh thu cung cấp dịch vụ - vận chuyển đường hàng không TK 51133: Doanh thu cung cấp dịch vụ - vận chuyển nội địa
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán doanh thu, Chi nhánh còn sử dụng các tài khoản: TK 131- “Phải thu khách hàng”, TK 3331- “Thuế giá trị gia tăng phải nộp”, TK 111- “Tiền mặt”, TK 121- “Tiền gửi ngân hàng”…
3.2.2.3. Trình tự kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH M&P Quốc tế - Chi nhánh Hà Nội