- Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban như sau:
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH
cung cấp dịch vụ trọn gói và chất lượng cao giúp khách hàng tiết kiệm nhân lực, chi phí và thời gian làm việc thủ tục hải quan, giao nhận xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa đi khắp các nước trên thế giới.
3.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Chi nhánh- Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh như sau: - Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh như sau:
Sơ đồ: 3.1. Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh Hà Nội
- Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban như sau:
Giám đốc Chi nhánh: Quyết định chính sách và mục tiêu chất lượng của chi
nhánh, quyết định chiến lược kinh doanh, quy mô và phạm vi thị trường cũng như kế hoạch đầu tư, phát triển của Chi nhánh. Giám đốc chi nhánh còn có nhiệm vụ sắp xếp cơ cấu tổ chức và bố trí nhân sư, chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của chi nhánh, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh.
GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH NHÁNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG NHÂN SỰ TỔNG HỢP PHÒNG CHỨNG TỪ PHÒNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG PHÒNG HIỆN TRƯỜNG PHÒNG KINH DOANH
Phòng Nhân sự tổng hợp: Phòng Nhân sự thực hiện việc tuyển dụng, duy trì,
đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng như thiết lập các chính sách về nguồn lực, căn cứ trên cơ sở quyết định sản xuất kinh doanh và định hướng của chi nhánh. Tiến hành tổ chức công tác huấn luyện an toàn lao động và trang bị thiết bị bảo hộ lao động; chăm sóc sức khỏe, bảo vệ cảnh quan môi trường trong phạm vi Chi nhánh.
Phòng Kinh doanh: Phòng kinh doanh thu thập đầy đủ, chính xác các thông tin
về tình hình chủ hàng, tình hình thực hiện các hợp đồng vận tải và tiến hành nghiên cứu chiến lược kinh doanh và tổ chức công tác tiếp thị, nhằm duy trì và phát triển các dịch vụ phù hợp với chiến lược phát triển của Chi nhánh. Theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng, kế hoạch và tham gia điều chỉnh hợp đồng, kế hoạch một cách hợp lý nhất.
Nhiệm vụ chính của phòng là định hướng thị trường, tìm hiểu thị trường, xúc tiến và tiếp cận khách hàng; chịu trách nhiệm trước công ty về công tác thị trường, báo cáo tình hình hiệu quả của bộ phận kinh doanh với giám đốc Chi nhánh.
Phòng Chứng từ: Nhiệm vụ của phòng là quản lý chứng từ hàng xuất – nhập
của chi nhánh cụ thể:
Nhận thông tin của khách hàng và tiến hành làm chứng từ cho khách hàng Gửi chứng từ cho đại lý và theo dõi lô hàng từ lúc xuất hoặc nhập đến khi giao cho khách hàng
Phòng Tài chính kế toán: Theo dõi và tập hợp các số liệu về kết quả sản xuất,
kinh doanh; tham gia phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của chi nhánh theo từng kỳ tài chính từ đó đề ra các giải pháp tài chính phù hợp với chính sách kinh doanh cũng như xác lập tính hiệu quả của hệ thống tài chính chi nhánh và lập sổ kế toán.
Theo dõi công nợ và thanh toán đúng quy định các khoản tiền vay, các khoản phải thu, phải chi, phải trả trong nội bộ công ty cũng như với các đối tác kinh doanh bên ngoài.
Theo dõi, trích lập các quỹ tài chính sử dụng trong chi nhánh theo đúng quy định tài chính hiện hành và nghị quyết của hội đồng quản trị công ty hàng năm. Lập và gửi báo cáo đúng hạn các loại văn bản tài chính, thống kê quyết toán theo đúng hạn các loại văn bản tài chính, thống kê quyết toán theo đúng chế độ hiện hành cho cơ quan quản lý Nhà nước. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ kế toán theo đúng chế
độ Kế toán do Nhà nước ban hành.
Phòng Dịch vụ khách hàng: Cung cấp cho khách hàng về dịch vụ của Chi
nhánh và tư vấn về phương thức vận tải cho khách hàng bằng đường biển hoặc hàng không cũng như nội địa và quốc tế gồm: Thủ tục xuất, nhập khẩu cho từng lô hàng cụ thể, chứng từ…
Phòng này đại diện cho công ty giao dịch với đại lý ở đầu nước ngoài: Liên hệ với đại lý nước ngoài để xử lý các công việc liên quan, phát triển mạng lưới hệ thống đại lý trên khắp các nước trên thế giới…
Phòng Hiện trường: Chức năng chính của phòng hiện trường là thực hiện
việc khai hải quan, vận chuyển nội địa, thực hiện các quy trình đóng gói, ghi chép biên bản đóng hàng, đóng kiện gỗ, pallet hàng khi có yêu cầu của khách hàng.