CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÍ LUẬN
2.1. Giới thiệu tổng quan về kháchsạn MinhKhang
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và mô tả các bộphận của kháchsạn MinhKhang
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức
31
2.1.2.2. Mô tả các bộ phận của khách sạn Minh Khang - Giám đốc điều hành (General Manager)
Tổng giám đốc điều hành khách sạn Minh Khang là ơng Lê Hồng Dũng (là tổng Giám đốc điều hành Công ty TNHH Lê Minh Khang). Nhiệm vụ của ông là điều hành tồn bộ hoạt động của các phịng ban tại khách sạn. Đề ra những đường lối và phương hướng mới để khách sạn hoạt động tốt hơn.
Khác với những khách sạn khác, cơ cấu tổ chức của Khách sạn Minh Khang bao gồm 2 phòng ban chức năng chính, đó là:
+ Phịng kế hoạch tài chính + Phịng hành chính nhân sự
Khách sạn Minh Khang có 2 Phó giám đốc đồng thời là Giám đốc Kế hoạch tài chính và Giám đốc Nhân sự.
Cơ cấu tổ chức của khách sạn Minh Khang cũng có sự thay đổi phù hợp, linh hoạt với qui mô và tổ chức đồng thời hợp lý hóa nguồn nhân lực tại khách sạn. Tuy nhiên nhiệm vụ và chức năng của các chức danh của các bộ phận không thay đổi nhiều so với cơ sở lý luận chung.
- Phòng kế hoạch tài chính (Finance Accounting)
Đây là phịng ban quản lý trực tiếp 3 bộ phận chính:
+ Bộ phận thu mua (Purchasing):Đây là bộ phận phụ trách việc thu mua các trang thiết bị, vật dụng, tiện nghi, các vải vóc và những đồ dùng có liên quan đến hoạt động kinh doanh của khách sạn. Bộ phận thu mua phụ trách việc chi các chi phí cho buồng phịng, nhà hàng, quầy bar và những dịch vụ khác trong khách sạn.
+ Bộ phận thu ngân (Cashier): Đây là bộ phận phụ trách thanh toán các khoản chi phí cho khách, làm thủ tục đổi ngoại tệ và chịu trách nhiệm về báo cáo, thu chi cho bộ phận kế toán đồng thời phụ trách về tiền lương.
+ Bộ phận thủ kho (Storing):Bộ phận thủ kho quản lý các hoạt động đến đồ dùng dự trữ, trang thiết bị, hàng vải, tài sản chưa sử dụng đến của khách sạn. Đây còn là bộ phận chịu trách nhiệm về danh sách các tài sản bỏ quên của khách nhưng khơng đến nhận lại trong q trình lưu trú.
32
- Phịng hành chính nhân sự (Human Resoures): Đây là phòng ban quản lý trực tiếp bốn bộ phận chức năng của khách sạn:
+ Bộ phận lễ tân: Bao gồm bộ phận đặt phòng, bộ phận tiếp tân, bộ phận thương mại tiếp thị và bộ phận bảo vệ. Trong đó:
Bộ phận đặt phịng, là bộ phận nhận các trường hợp đặt phịng trước. Nắm rõ tình trạng đặt phịng trước và sắp xếp hợp lý đễ đưa cơng suất phịng đạt đến mức cao nhất.
Bộ phận tiếp tân, là bộ phận phụ trách việc làm thủ tục check-in, check-out cho
khách. Là bộ phận đầu tiên thực hiện việc đón tiếp, bố trí phịng và tiễn khách một cách lịch sự, nhanh chóng. Trao và đặt chìa khóa phịng cho khách theo qui định. Trong q trình khách lưu trú, bộ phận có trách nhiệm bảo quản tất cả các thư từ, điện tín và giấy tờ khác của khách. Bên cạnh đó cịn chuyển thư, điện tín của khách theo yêu cầu.
Bộ phận thương mại, và tiếp thị là bộ phận phục trách việc quảng bá thương hiệu khách sạn, đề ra những chiến lược thu hút khách du lịch và chăm sóc, duy trì mối quan hệ với khách hàng.
Bộ phận bảo vệ,cũng thuộc phụ trách của bộ phận lễ tân, đó là làm sao giữ vững an ninh toàn khách sạn, bảo vệ an tồn tài sản và tính mạng cho khách và tất cả nhân viên.
+ Bộ phận buồng: Bao gồm bộ phận kỹ thuật, tổ buồng phòng và tổ vệ sinh công cộng
+ Bộ phận nhà hàng: Phụ trách tổ chức quản lý cả nhà hàng, quầy bar và café, nhà bếp.
+ Bộ phận Spa: Bao gồm dịch vụ Gym, Massage toàn thân và Massage chân.