Việc tổ chức hạch toán và ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương là phụ thuộc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp chọn.
Chế độ hình thức ghi sổ kế tốn được quy định áp dụng thống nhất đối với doanh nghiệp bao gồm 5 hình thức:
Hình thức sổ nhật ký chung:
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân cơng
lao động kế tốn, có nhiều thuận lợi khi sử dụng máy tính trong sử lý số liệu kế tốn.
Nhược điểm: Ghi nhiều trùng lặp
Điều kiện áp dụng: thích hợp với mọi đơn vị hạch tốn nếu đơn vị đã sử
dụng máy tính trong sử lý thơng tin kế tốn, chỉ thích hợp với đơn vị có quy mơ vừa và nhỏ nếu đơn vị chưa sử dụng máy tính trong sử lý thơng tin.
Hình thức nhật ký sổ cái
Ưu điểm: Đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu số liệu và dễ kiểm tra (do
số liệu kế toán tập trung trên cùng một trang sổcủa Nhật ký – sổ cái vừa phản ánh theo trình tự thời gian, vừa theo hệ thống (phân loại theo tài khoản) ). Nhược điểm: Khó phân cơng lao động, khó bảo quản. Do tất cả các cơng việc kế toán tổng hợp ở một sổ Nhật ký - sổ cái, và tất cả các tài khoản tổng hợp đều được liệt kê trên một trang sổ nên sổ cồng kềnh.
Điều kiện áp dụng: Ở đơn vị có quy mơ nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế tốn
tổng hợp; đơn vị hành chính sự nghiệp, hợp tác xã…
Hình thức chứng từ ghi sổ:
Ưu điển: Kết cấu sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, thuận tiện cho cơng tác kế tốn, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
Nhược điểm: Việc ghi chép bị trùng lặp nhiều nên việc lập báo cáo bị
chậm trễ, nhất là trong điều kiện tính tốn thủ cơng.
Điều kiện áp dụng: Phù hợp với mọi loại hình đơn vị có quy mơ khác
nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ làm kế tốn. Hình thức nhật ký chứng từ:
Ưu điểm: Đảm bảo tính chun mơn hố cao của sổ kế toán, giảm nhẹ
xuyên trên tờ sổ, do sổ được thiết kế theo kiểu bàn cờ tức là được ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ. Cung cấp số liệu kế tốn kịp thời cho cơng tác quản lý và nộp báo cáo định kỳ đúng thời hạn.
Nhược điểm: Số lượng sổ nhiều, kết cấu sổ phức tạp nên khó vận dụng phương tiện máy tính vào sử lý số liệu kế tốn.
Điều kiện áp dụng: Thích hợp với những đơn vị có quy mơ lớn, đội ngũ
cán bộ kế tốn có trình độ cao đơn vị hạch tốn chủ yếu là bằng thủ công. Hình thức kế tốn máy:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một trương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo ngun tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn khác. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
* Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt cầu động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính tốn để lựa chọn hình thức sổ kế tốn phù hợp v à nhất thiết phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của các hình thức sổ kế tốn đó về các mặt: Loại sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.
CHƯƠNG 2