II. Thực trạng triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập
1.2. Quỏ trỡnh cấp đơn bảo hiểm
khỏc nhau đối với hàng hoỏ nhập khẩu và hàng hoỏ xuất khẩu.
1.2.1. Đối với hàng hoỏ nhập khẩu, bao gồm 4 bước sau: Bước 1 : Kiểm tra chứng từ liờn quan.
Khi nhận được giấy yờu cầu bảo hiểm của khỏch hàng (giấy này làm theo hỡnh thức một đơn bảo hiểm) phải được kiểm tra xem chứng từ cú hợp lệ khụng? Một giấy yờu cầu bảo hiểm được coi là hợp lệ phải cú đủ những yờu cầu sau:
Trờn giấy yờu cầu phải kờ khai rừ ràng tất cả cỏc đề mục đó in sẵn trờn
đơn. Trong trường hợp khai thiếu những đề mục như: số B/L, ký mó hiệu, trọng lượng, số kiện (do chưa được thụng bỏo đầy đủ) thỡ vẫn chấp nhận cấp đơn nhưng yờu cầu khỏch hàng phải bổ sung ngay khi nhận được thụng bỏo.
Nếu thiếu một trong những đề mục cơ bản như: số tiền bảo hiểm (trị giỏ
hàng FOB hoặc C&F), tờn tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng đi và điều kiện bảo hiểm thỡ giấy yờu cầu đú coi như chưa hợp lệ cần trả lại cho khỏch hàng đồng
thời giải thớch rừ yờu cầu của bảo hiểm để họ kờ khai đầy đủ mới cấp đơn bảo hiểm.
Phải xem xột kỹ tớnh chất và phương thức xếp dỡ của từng mặt hàng cú phự hợp với điều kiện bảo hiểm mà khỏch hàng lựa chọn khụng để giải thớch và yờu cầu khỏch hàng điều chỉnh lại cho thớch hợp với mặt hàng đú. Trờn giấy yờu cầu bảo hiểm phải đũi hỏi khỏch hàng trả lời được cỏc nội dung yờu cầu của phũng Kế toỏn- tài vụ quy định nhằm giỳp phũng làm đủ cỏc thủ tục thu phớ một cỏch nhanh chúng.
Lưu ý: Giấy yờu cầu bảo hiểm phải cú đẩy đủ tờn, dấu và chữ ký của khỏch hàng. Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đỏnh mỏy đủ 08 bản. cần xem kỹ tờn tàu vận chuyển (nếu là tàu vận chuyển), phải yờu cầu khỏch hàng kờ khai quốc tịch tàu, tuổi tàu. Nếu là tàu già phải thu thờm phớ như đó quy định trong biểu phớ bảo hiểm. Trường hợp trị giỏ hàng bảo hiểm cao trờn mức quy định phõn cấp của cụng ty, trước khi cấp đơn cần thụng bỏo và trao đổi ý kiến với phũng tỏi bảo hiểm để cú kế hoạch phõn tỏn rủi ro.
Bước 2 : Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn và xếp chuyến tàu:
Sau khi kiểm tra xong cỏc chứng từ liờn quan nếu hợp lệ thỡ vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Sổ đơn bảo hiểm lấy theo sổ thứ tự trong sổ cấp đơn. Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký số tàu.
Lưu ý: Thụng thường luồng Chõu ỏ đi trong khoảng 20-30 ngày làm một chuyến.
Luồng Chõu õu tàu đi trong khoảng 2-4 thỏng làm 1 chuyến.
Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rừ trong đơn, số chuyến ghi trước
và số đơn bảo hiểm ghi sau.
Vớ dụ: Số đơn bảo hiểm là 100, số tàu là 8 thỡ ghi: 8/100
Bước ba: Tớnh phớ bảo hiểm sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm.
Trước khi tớnh phớ bảo hiểm phải xỏc định số tiền bảo hiểm. Số tiền bảo hiểm được tớnh theo cụng thức:
CIF = C+F 1-R Trong đú: C- là giỏ trị hàng hoỏ theo giỏ FOB
F- là cước phớ vận chuyển R- là tỷ lệ phớ bảo hiểm
vận tải F=5% giỏ FOB và luồng Chõu õu là F=10% giỏ FOB. R ỏp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. R=R1+R2 trong đú R1 bao gồm tỷ lệ
phớ chớnh + tỷ lệ phớ theo luồng. R2 là tỷ lệ phớ phụ - tỷ lệ phớ phụ được cộng thờm khi khỏch hàng mua thờm cỏc điều kiện bảo hiểm phụ như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đỡnh cụng, thiếu nguyờn kiện, thiếu hụt trọng lượng...
Lưu ý: Mỗi một mặt hàng cú tỷ lệ phớ bảo hiểm khỏc nhau tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đú, khi tớnh phớ phải xem xột kỹ tớnh chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khỏch hàng lựa chọn cú phự hợp với quy định của bảo hiểm đối với mặt hàng đú khụng, trờn cơ sở đú để xỏc định tỷ lệ phớ cho chớnh xỏc. Phớ bảo hiểm được tớnh trờn cơ sở số tiền bảo hiểm và tỷ lệ phớ bảo hiểm: I = CIF * R
Trong trường tàu già khi tớnh phớ bảo hiểm sẽ tớnh như sau: CIF = C+F
1-R I = CIF * R/
R=R1+R2 R/=R1+R2+R3 Trong đú R3 là tỷ lệ phớ tàu già.
Trường hợp khỏch hàng xin điều chỉnh trị giỏ bảo hiểm như điều chỉnh giỏ FOB, CF, cước phớ vận tải và điều kiện bảo hiểm thỡ phải tớnh lại giỏ CIF và phớ bảo hiểm bằng hỡnh thức cấp cho khỏch hàng 4 giấy sửa đổi bổ sung và thu lệ phớ sửa đổi đơn. Phần chờnh lệch tăng đề nghị khỏch hàng thanh toỏn thờm phớ, phần chờnh lệch giảm bảo hiểm sẽ hoàn lại phớ cho khỏch hàng. Trừ trường hợp điều chỉnh số B/L, trọng lượng.
Lưu ý: Trước khi làm sửa đổi bổ sung phải yờu cầu khỏch hàng gửi lại toàn bộ đơn bảo hiểm đó cấp để điều chỉnh. Sau khi làm xong giấy sửa đổi bổ sung phải ghi rừ trờn đơn cỏc giấy tờ sửa đổi để bộ phận bồi thường dễ xem xột. Sau đú gửi trả lại đơn của khỏch hàng kốm theo giấy sửa đổi.
Nếu khỏch hàng yờu cầu huỷ đơn phải xem xột rừ lý do, sau đú cấp cho khỏch hàng giấy sửađổi: Huỷ đơn, hoàn trả lại cho khỏch hàng tồn bộ số phớ đó thu và trừ lệ phớ huỷ đơn đồng thời thu hồi lại tồn bộ đơn gốc đó cấp để huỷ bỏ đi. Đơn thu lại phải huỷ ngay để trỏnh nhầm lẫn. Giấy sửa đổi bổ sung in ra thành 06 bản (1 bản lưu kốm theo cụng văn yờu cầu sửa đổi của khỏch hàng, 1 bản gửi cho Tỏi bảo hiểm, 1 bản trả khỏch hàng). Trường hợp:
- Yờu cầu khỏch hàng thanh toỏn thờm phớ: đưa Tài vụ 3 bản - Hoàn phớ và huỷ đơn: đưa Tài vụ 2 bản
- Điều chỉnh tờn tàu: đưa Tài vụ một bản
Sau khi lập đơn, kiểm tra lại và đúng dấu “thu phớ bảo hiểm bằng ngoại tệ” hoặc “thu phớ bảo hiểm bằng đồng Việt Nam” lờn đơn theo yờu cầu thanh toỏn phớ của khỏch hàng.
Bước 4: Giao chứng từ cho cỏc bộ phận liờn quan:
Sau khi thực hiện 3 bước trờn, đỏnh mỏy, trỡnh ký và đúng dấu xong chứng từ được phõn ra như sau: bản gốc viết tay (bản đầu tiờn) lưu phũng Nghiệp vụ, 3 bản lưu phũng Tài vụ, 1 bản gửi Tỏi bảo hiểm, nếu chi nhỏnh cấp đơn thỡ gửi 1 bản cho cụng ty cũn lại trả cho khỏch hàng.
Đối với hàng hoỏ xuất khẩu: bao gồm 4 bước sau:
Bước 1: Kiểm tra chứng từ- tương tự như bước 1 đối với hàng hoỏ nhập khẩu. Lưu ý: - Đối với hàng hoỏ xuất khẩu chỉ bảo hiểm bằng ngoại tệ khụng bảo hiểm bằng đồng Việt Nam.
- Đơn bảo hiểm hàng hoỏ xuất khẩu và giấy sửa đổi bổ sung phải đỏnh mỏy bằng tiếng Anh hoặc tiếng Phỏp.
- Phải chỳ ý đến “điều kiện bảo hiểm” do khỏch hàng đề nghị. Nếu theo tớn dụng thư (L/C- Letter of credits) thỡ phải làm đỳng tớn dụng thư đó mở, nhưng nếu điều kiện đề nghị cú những điểm bất hợp lý hoặc vượt quỏ phạm vi trỏch nhiệm thụng thường của cụng ty thỡ phải sửa lại (nếu việc sửa lại đú khụng mõu thuẫn với thư tớn dụng về cơ bản) hoặc hỏi lại người mua hàng ở nước ngoài.
- Đối với hàng xuất tư nhõn của cỏc đại sứ quỏn phải yờu cầu khỏch hàng cung cấp “bản kờ chi tiết hàng hoỏ” và trị giỏ tiền của mỗi loại. Chỉ bảo hiểm theo điều kiện “mọi rủi ro” cho cỏc loại hàng hoỏ mới, đối với hàng cũ bảo hiểm theo điều kiện C. Trước khi chấp nhận bảo hiểm phải yờu cầu khỏch hàng cho xem cụ thể hàng hoỏ và bao bỡ để xỏc định trị giỏ hàng hoỏ và điều kiện bảo hiểm. Giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ cần in 06 bản là đủ.
Bước 2: Vào sổ cấp đơn
Vớ dụ: Đơn do chi nhỏnh TP. HCM cấp, số đơn bảo hiểm là 1580 thỡ ghi như sau:1580-HX/HCM/95
Bước 3: Tớnh phớ bảo hiểm và huỷ bỏ đơn bảo hiểm
Số tiền bảo hiểm hàng hoỏ xuất khẩu chớnh là giỏ CIF mà khỏch hàng kờ khai trờn giấy yờu cầu bảo hiểm cộng thờm 10% lói dự tớnh hay 10%CIF. Vỡ vậy phớ bảo hiểm được tớnh theo cụng thức (CIF + 10%CIF)* R trong đú R là tỷ lệ phớ bảo hiểm được tớnh theo từng luồng, theo từng điều kiện bảo hiểm và chủng loại hàng hoỏ.
Lưu ý:- Đối với hàng xuất của đại sứ quỏn cỏc nước đúng tại Việt Nam, số tiền bảo hiểm chớnh là giỏ trị hàng hoỏ mà khỏch hàng kờ khai cộng thờm 10%.
- Trường hợp khỏch hàng xin điều chỉnh giỏ trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm thỡ phải tớnh lại giỏ CIF và phớ bảo hiểm bằng hỡnh thức cấp cho khỏch hàng 1 giấy sửa đổi bổ sung.
- Điều chỉnh số B/L, trọng lượng và huỷ đơn cỏch thức tương tự như hàng nhập ở bước 3.
Bước 4: Giao chứng từ cho cỏc bộ phận liờn quan
Sau khi thực hiện 3 bước trờn, nộp đơn trỡnh ký và khụng cần đúng dấu trũn, chứng từ được phõn ra như sau: 3 bản đầu giao cho khỏch hàng, 1 bản lưu Nghiệp vụ, 3 bản giao cho Tài vụ, 1 bản giao cho Tỏi bảo hiểm.
Lưu ý: - Đối với hàng xuất của đại sứ quỏn cỏc nước đặt tại Việt Nam thỡ chứng từ đưa sang Tài vụ chỉ cần 1 bản để theo dừi tiền về.
- Khi giao chứng từ cho cỏc bộ phận liờn quan phải ghi vào sổ giao chứng từ và cú ký nhận.
- Đối với hàng xuất 3 bản đầu giao cho khỏch hàng khụng được ghi tỷ lệ phớ bảo hiểm và phớ bảo hiểm chỉ cần ghi giỏ CIF là đủ.
- Đơn giao cho tỏi bảo hiểm đưa qua bộ phận thống kờ của phũng vào sổ thống kờ sau đú mới đưa sang tỏi bảo hiểm.
- Bản nghiệp vụ giữ để lưu theo từng chi nhỏnh và phõn theo từng tàu. Mỗi cỏn bộ nghiệp vụ cuối thỏng/quý/năm phải nắm được sổ phớ thu của từng khỏch hàng mà mỡnh phụ trỏch và tổng kim ngạch hàng nhập và xuất qua bảo hiểm trong thỏng đú của khỏch hàng để phõn tớch, đỏnh giỏ được tỡnh hỡnh kinh doanh.
Là cụng ty cổ phần đầu tiờn trong ngành bảo hiểm, PJICO cú thế mạnh là cỏc cổ đụng cú lượng hàng hoỏ xuất nhập khẩu hàng năm khỏ lớn (Tổng cụng ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex, Tổng cụng ty thộp Việt Nam - VSC). Vỡ vậy ngay từ năm đầu tiờn hoạt động (thỏng 06/1995) nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển đó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu hoạt động kinh doanh của PJICO và từ đú tới nay nghiệp vụ này đó khụng ngừng tăng trưởng và phỏt triển cả về chiều rộng và chiều sõu. Nhờ cú sự ủng hộ, trợ giỳp của cỏc Bộ, Ngành liờn quan, cỏc tổ chức kinh tế, sự chỉ đạo đỳng đắn kịp thời của cỏc cấp lónh đạo PJICO và đặc biệt là sự cố gắng phấn đấu nỗ lực của toàn thể cỏn bộ nhõn viờn cụng ty, sau hơn 6 năm hoạt động trong thị trường cạnh tranh, nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển của PJICO đó đạt được lượng doanh thu phớ khỏ lớn. Tỷ trọng trung bỡnh chiếm từ 15%-20% trong tổng doanh thu phớ bảo hiểm của toàn cụng ty và chiếm khoảng hơn 2% tổng doanh thu phớ bảo hiểm của toàn thị trường. Cụ thể ta cú:
Để phõn tớch một cỏch cụ thể và chi tiết, ta tớnh một số chỉ tiờu sau:
Bảng 7: Bảng chỉ tiờu đỏnh giỏ kết quả hoạt động khai thỏc bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO từ 1995-2000.
Chỉ tiờu 1995 1996 1997 1998 1999 2000 1.Số tiền BH bỡnh quõn một đơn cấp(Triệu:VND) 1.146 1.159 1.588 1.546 1.586 2.296 2.Tốc độ tăng DT phớ BH (%) - 204,2 55,7 66,0 26,1 15,3 3.Tốc độ tăng KNHH tham gia BH (%) - 180 70,8 49,8 22,7 54,6 4.Tốc độ tăng (giảm) tỷ lệ phớ BH bỡnh quõn (%) - 8,7 (8,9) 10,7 2,7 (25,5) Qua bảng số liệu trờn ta cú thể nhận xột rằng hoạt động khai thỏc bảo hiểm hàng hoỏ xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở PJICO đạt kết quả tương đối cao. Trước hết là số đơn cấp hàng năm tăng nhanh, nếu như 6 thỏng năm 1995 chỉ khai thỏc được 427 đơn cấp thỡ đến năm 2000 con số này đó đạt tới 2.896 đơn. Cựng với sự biến động về tỷ lệ phớ bảo hiểm trờn toàn thị trường núi
chung và của cụng ty núi riờng thỡ số tiền bảo hiểm bỡnh quõn một đơn cấp cú xu hướng tăng dần qua cỏc năm, điều này được thể hiện: năm 1995 số tiền bảo hiểm bỡnh quõn một đơn cấp là 1.146 triệu nhưng đến năm 2000 số tiền bảo hiểm trong một đơn cấp đạt tới 2.296 triệu lớn gấp 2 lần năm 1995, điều đú chứng tỏ PJICO ngày càng thu hỳt được nhiều hợp đồng bảo hiểm cú giỏ trị cao của cỏc khỏch hàng lớn. Mặt khỏc ta thấy tốc độ tăng doanh thu phớ bảo hiểm và tốc độ tăng kim ngạch hàng hoỏ tham gia bảo hiểm đều cú xu hướng giảm dần và tốc độ tăng doanh thu phớ bảo hiểm bỡnh quõn 1995/2000(1) lại nhỏ hơn tốc độ tăng kim ngạch hàng hoỏ tham gia bảo hiểm bỡnh quõn trong cựng thời kỳ(2)nhưng sự chờnh lệch này là tương đối nhỏ. Nguyờn nhõn của sự chờnh lệch này là do PJICO đó điều chỉnh tỷ lệ phớ bảo hiểm phự hợp với sự biến động của thị trường. Quỏ trỡnh điều chỉnh tỷ lệ phớ làm cho tỷ lệ phớ cú xu hướng chung là giảm xuống từ 1995/2000 (từ 0,3795% xuống cũn 0,3187%). Nhỡn vào bảng chỉ tiờu đỏnh giỏ ta cú thể thấy rằng chiến lược khai thỏc của PJICO là hết sức linh hoạt và cú hiệu quả đặc biệt là việc điều chỉnh tỷ lệ phớ bảo hiểm qua cỏc năm cho phự hợp với tỡnh hỡnh chung của toàn thị trường bảo hiểm. Điều chỉnh tỷ lệ phớ lần 1 năm 1997 giảm 8,9% so với năm 1996 do nhiều nguyờn nhõn, cơ bản là do hai nguyờn nhõn sau: chủ quan là do chiến lược phỏt triển của cụng ty và khỏch quan là do cuộc khủng hoảng tài chớnh tiền tệ khu vực Chõu ỏ. ảnh hưởng đến toàn bộ nền kinh tế trong nước, khu vực và trờn thế giới. Mặc dự tỷ lệ phớ giảm song doanh thu phớ bảo hiểm khụng những khụng giảm xuống mà cũn tăng 55,7% so với năm 1996. Cú sự tăng lờn của tổng doanh thu phớ trong khi tỷ lệ phớ giảm xuống là do tổng kim ngạch hàng hoỏ tham gia bảo hiểm tăng lờn (70,8%) và do tốc độ tăng này lớn hơn nờn cú thể bự đắp được phần doanh thu giảm đi do giảm tỷ lệ phớ bảo hiểm. Điều chỉnh giảm tỷ lệ phớ lần hai năm 2000 so với năm 1999 xuống cũn 0,3187 năm 2000 do cú sự cạnh tranh gay gắt giữa cỏc cụng ty bảo hiểm trờn thị trường và do tỷ lệ tổn thất năm 1998, 1999 đó giảm xuống dẫn đến tỷ lệ bồi thường giảm theo. Và cũng tương tự lần 1 mặc dầu tỷ lệ phớ bảo hiểm bỡnh quõn giảm mạnh song tổng doanh thu phớ bảo hiểm tăng lờn 15,3% tức là tăng thờm 2.750 triệu đồng. Cú sự tăng lờn của doanh thu phớ bảo hiểm này là do sự điều chỉnh tỷ lệ phớ bảo hiểm đó thu hỳt thờm được đụng đảo khỏch hàng tham gia bảo hiểm tại cụng ty làm cho kim ngạch hàng hoỏ tham gia bảo hiểm tăng 54,6% bự đắp được phần doanh thu phớ giảm do tỷ lệ phớ bảo hiểm giảm do tỷ lệ phớ giảm. Lại lấy vớ dụ quỏ trỡnh điều chỉnh tỷ lệ phớ bảo hiểm năm 1998 tăng 10,7% so với năm 1998, tỷ lệ thu phớ tăng lờn do rất nhiều nguyờn nhõn nhưng trong đú chủ yếu do tỡnh hỡnh tổn thất năm 1996, 1997 là rất lớn dẫn đến tỷ lệ bồi thường rất
cao. Mặc dự tỷ lệ phớ bảo hiểm tăng nhưng kim ngạch tham gia bảo hiểm khụng