Trong chuyên chở hàng hoá bằng tàu chợ, bằng chứng của hợp đồng là vận đơn. Vận đơn do các hãng tàu phát hành, nên việc sửa đổi các điều kiện cho có lợi cho ngời th chở là điều khơng tởng. Ngời thuê chở chỉ còn cách duy nhất để bảo vệ mình, đó là lựa chọn các hãng tàu tốt có giá vận chuyển hợp lý, tìm hiểu các bảng lịch trình chạy tàu của các hãng, xem có chuyển tải khơng. Nếu tuyến đờng của mình gửi hàng, có hãng đi thẳng thì nên chọn đi thẳng, nhằm giảm thiểu rủi ro cho hàng hóa.
Trớc khi gửi booking note, cần phải xin một vận đơn về nghiên cứu trớc, tránh trờng hợp khi xảy ra thiệt hại, tranh chấp, mở vận đơn ra mới thấy quá nhiều điều miễn trách cho ngời chuyên chở, thì đã q muộn, khơng làm đợc gì nữa.
Khi điền các thơng số vào booking note cần phải ghi rõ tính chất của hàng hoá. Ngời chuyên chở căn cứ vào các thơng số đó để thu xếp giao container rỗng phù hợp. Ngời gửi hàng phải đặc biệt lu ý điều này đối với hàng nguy hiểm, hàng cần nhiệt độ bảo quản thấp, hàng hố có tính chất ăn mịn .
Ngời chuyên chở căn cứ vào những khai báo trong booking note, để hỏi cảng đến xem có hạn chế gì khơng, quyết định có nhận chun chở hay không. Ngời gửi hàng phải thông báo rõ ràng các thơng tin về hàng hố, nếu thiếu có thể gây hỏng hàng (nh trờng hợp contaier chở chuối, nhiệt độ chỉ cần +5 độ C mà ngời chuyên chở không đợc thông báo rõ ràng, đã cho chạy xuống –18 độ C đã làm hỏng tồn bộ hàng). Đối với hàng hố nguy hiểm, cần phải cách ly với các hàng khác đi cùng chuyến (Pháo hoa rất dễ cháy nổ, phải có quy trình và khu vực bảo quản riêng).
Số lợng container phải chính xác, để ngời chuyên chở thu xếp chỗ, trọng lợng để ngời chuyên chở tính tốn khối lợng nhận hàng .
Tên cảng đến cũng cần phải chính xác, vì nếu ngời chuyên chở đã xếp xuống tàu, mới phát hiện ra thì tiền bốc xếp lại rất tốn kém. Nếu vận đơn đợc cấp sai tên cảng đến so với L/C đã mở thì việc thanh tốn sẽ gặp nhiều khó khăn.
II / Các lu ý đối với hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằngtàu chuyến :