Chương 3: KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
3.2.1.1 Mua hàng trong nước
Tại Công ty áp dụng cả hai phương thức mua hàng: mua hàng trực tiếp và mua hàng theo phương thức chuyển hàng. Nhìn chung, thủ tục của hai phương thức đều giống nhau. Hiện tại, phịng kế tốn của cơng ty có 2 nhân viên: 1 Kế tốn trưởng và 1 Kế toán viên.
a. Thủ tục và quy trình nhập kho: Cơng ty xây dựng hai quy trình mua hàng cụ thể
9 Nếu hàng hóa là mặt hàng thuộc nhóm cửa: Cơng ty chỉ mua hàng khi khách hàng đặt hàng trước hoặc đã ký hợp đồng.
- Giải thích thuật ngữ:
+ PĐHNB: Phiếu đặt hàng nội bộ. + BBGNH: Biên bảng giao nhận hàng.
- Trường hợp nhận hàng từ cơng trình về nhập kho(do hỏng, lỗi), Bộ phận kỹ thuật lập thêm chứng từ là Phiếu kiểm tra chất lượng hàng về.
9 Nếu hàng hóa là các mặt hàng thuộc nhóm gương và gỗ: thủ tục đặt hàng và nhập kho hàng được tiến hành thông qua lưu đồ sau:
b. Chứng từ mua hàng trong nước:
- Phiếu yêu cầu mua hàng. - Phiếu đặt hàng nội bộ. - Hợp đồng mua bán. - Bảng báo giá. - Phiếu giao hàng. - Hóa đơn. - Biên bản giao nhận hàng. - Phiếu nhập kho.
- Giấy đề nghị thanh toán.
- Ủy nhiệm chi, Phiếu chi, Báo nợ…
Kế tốn cơng nợ nhận được Hóa đơn, Phiếu giao hàng, Biên bản giao nhận hàng và những chứng từ mua hàng khác(nếu có) từ thủ kho đối chiếu với Phiếu yêu cầu mua hàng hoặc Phiếu đặt hàng nội bộ và Bảng báo giá sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ. Nếu chứng từ hợp lệ và chính xác thì kế tốn cơng nợ sẽ hạch toán nghiệp vụ mua hàng, chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán kho. Ngược lại, kế tốn cơng nợ sẽ yêu cầu bên bán chỉnh sửa hoặc lập lại chứng từ mới theo đúng quy định của pháp luật.
Kế toán kho kiểm tra số tiền ghi nhận giá trị hàng nhập kho và nợ phải trả trên chương trình có trùng khớp với chứng từ khơng, nếu đúng thì kế toán kho tiến hành in Phiếu nhập kho ( 2 liên) trình Kế tốn trưởng và Giám đốc duyệt, chuyển liên 2 của Phiếu nhập kho cho thủ kho, liên 1 chuyển đến kế tốn cơng nợ lưu với những chứng từ chưa thanh toán.
Kế tốn cơng nợ theo dõi nợ phải trả, kiểm tra các chứng từ đến hạn thanh toán, lập Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp chuyển Giấy đề nghị thanh toán cùng với bộ chứng từ mua hàng gửi đến kế toán tiền.
Kế toán tiền nhận được Bộ chứng từ thanh tốn trình Giám đốc duyệt cho trả nợ, sau đó kế tốn tiền sẽ nhập liệu giảm nợ phải trả và in Phiếu chi chuyển thủ quỹ.
Thủ quỹ kiểm tra và chi tiền trả nhà cung cấp đóng dấu xác nhận đã chi tiền lên Phiếu chi và Bộ chứng từ thanh toán đồng thời ghi sổ quỹ tiền mặt và chuyển trả chứng từ lại kế toán tiền.
Kế toán tiền nhận chứng từ do thủ quỹ chuyển đến trình Giám đốc duyệt đã trả nợ chuyển về kế tốn cơng nợ.
Kế tốn cơng nợ kiểm tra chứng từ đã thanh toán với bút toán giảm trừ nợ phải trả nhà cung cấp, lưu chứng từ đã thanh toán theo số chứng từ của Phiếu chi.