Chương 3: KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
3.5 Kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ.
Hàng quý, kế toán tiến hành kiểm kê kho đối chiếu số liệu thực tế kiểm kê với sổ sách kế tốn nhằm phát hiện những sai sót hoặc gian lận xảy ra.
Chênh lệch kho xảy ra tại công ty thường do những trường hợp như sau:
a. Chênh lệch thiếu:
- Giao hàng thừa cho khách hàng không phát hiện ra dẫn đến trong kho thiếu hàng. - Do số lượng hàng bể( vỡ) trong quá trình vận chuyển giao cho khách hàng nhập lại kho khơng cịn sử dụng.
- Do nhân viên quản lý kho làm mất.
- Do hàng giao cho khách hàng mã hàng này nhưng nhập liệu vào sổ tài khoản hàng hóa lại nhập mã hàng bán khác, dẫn đến trong kho thừa mặt hàng này nhưng lại thiếu mặt hàng kia.
- Một số trường hợp khác thiếu không xác định được nguyên nhân.
b. Chênh lệch thừa:
- Thừa do hàng đã lập Phiếu xuất kho nhưng chưa giao hàng. - Thừa do khách hàng gửi hàng tại công ty.
- Thừa hàng do nhà cung cấp giao hàng bổ sung nhưng kế toán chưa ghi sổ. - Thừa do xuất bán không đúng mã hàng.
- Một số trường hợp thừa hàng khác không rõ nguyên nhân.
Khi nhận được Biên bản kiểm kê hàng hóa kế toán sẽ hạch toán giá trị hàng thừa thiếu.
Cuối quý I /2009, Công ty tiến hành kiểm kê kho đồng thời ở 3 khu vực Miền Bắc, Miền Trung và Miền Nam. Biên bản kiểm kê kho xác nhận:
- Kho cửa nhựa uPVC:
Cửa ở các phịng trưng bày khơng phát hiện thiếu hoặc thừa so với số liệu sổ sách.
Cửa cơng trình khơng bao giờ có tồn kho vì thực tế mua hàng khơng nhập kho mà chuyển thẳng đến cơng trình của khách hàng. Cơng trình khách sạn Thiên Tứ thủ kho đã xác nhận lên Phiếu giao hàng cho khách hàng nhưng trên sổ sách kế tốn vẫn cịn tồn kho số cửa nhựa của cơng trình này. Ngun nhân là do kế toán chưa lập Phiếu xuất kho cho số hàng này ( tổng giá trị là 85.796.215đ).
- Kho gương soi: Số liệu thực tế kiểm kê ít hơn số liệu sổ sách kế toán là 5 gương soi, công ty chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch.( tổng giá trị là 5.108.128đ).
- Kho gỗ: Công ty khơng nhập kho gỗ nữa vì đang dự tính không kinh doanh mặt hàng này nữa. Số lượng thực tế kiểm kê thiếu 21 bộ so với sổ kế toán( tổng giá trị là 105.016.437đ) và thừa 7 bộ khác so với sổ kế toán( tổng giá trị là 25.916.476đ). kế toán vẫn chưa xác định được nguyên nhân.
Kế toán căn cứ vào Biên bản kiểm kê hạch toán như sau:
NHẬT KÝ CHUNG Đv: đồng
Số Ngày Nợ Có
Giá vốn hàng bán 632 85,796,215
Hàng hóa( cửa nhựa) 15611 85,796,215
Điều chỉnh kho gương tháng 03/09
( Biên bản kiểm kê 31/03/09)
Tài sản thiếu chờ xử lý 1381 5,108,128
Hàng hóa( gương soi) 15612 5,108,128
Điều chỉnh kho gỗ tháng 03/09
( Biên bản kiểm kê 31/03/09)
Tài sản thiếu chờ xử lý 1381 105,016,437
Hàng hóa( gỗ) 15613 105,016,437
Điều chỉnh kho gỗ tháng 03/09
( Biên bản kiểm kê 31/03/09)
Hàng hóa( gỗ) 15613 25,916,476 Tài sản thiếu chờ xử lý 3381 25,916,476 Chứng từ Số hiệu Số tiền tài khoản Diễn giải KT 29/03 31/3/09 31/3/09
Xuất kho cửa của công trinh khách sạn Thiên Tứ ( Biên bản kiểm kê 31/03/09)
PXK34/03 34/03 KT 30/03 31/3/09 KT 31/03 31/3/09