Chương 4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
4.1.1.1 Thủ tục nhập xuất và quản lý tài sản.
Thủ tục nhập xuất và quản lý tài sản tại công ty tương đối chặt chẽ, bất kỳ nghiệp vụ phát sinh nào đều phải có chứng từ theo quy định và có chữ ký của người có thẩm quyền.
a. Thủ tục nhập mua hàng hóa, vật tư trong nước.
- Chứng từ xác nhận Nhu cầu mua hàng hóa ln thể hiện rõ số lượng và giá trị của hàng hóa cần mua, do bộ phận nào lập, phải được Thủ trưởng đơn vị chấp thuận cho mua hàng.
- Hàng về nhập kho, thủ kho nhận hàng, ký nhận trên Biên bản giao nhận hàng, nếu khơng có Biên bản này thủ kho khơng nhập kho lơ hàng này.
- Kế tốn nhận chứng từ kiểm tra lại tính chính xác và tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ chỉ ghi nhận vào chương trình khi chứng từ đạt yêu cầu. Trường hợp, có xảy ra sai, nhầm kế tốn sẽ thơng báo cho người có trách nhiệm giải quyết.
- Kế tốn trưởng ký Phiếu nhập kho khi có đầy đủ bộ chứng từ quy định.
- Kế toán trưởng đã ký Phiếu nhập kho, kế tốn viên chuyển chứng từ này trình Giám đốc ký. Phiếu nhập kho chỉ được lập một lần và Giám đốc chỉ ký một lần tương ứng với bộ chứng từ. Giám đốc khi ký Phiếu nhập kho có đóng mộc và làm dấu trên H óa đơn chứng từ đã ký để tránh một Hóa đơn mà làm nhiều Phiếu nhập kho.
- Khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp thì bộ chứng từ mua hàng cần phải đầy đủ và lần thanh tốn cho hóa đơn nào trình kế tốn trưởng và Giám đốc duyệt cho trả nợ, khi đó kế tốn mới tiến hành thanh toán.
- Chứng từ mua hàng được đánh số liên tục, chứng từ nào đã được thanh tốn ln đóng dấu đã thanh tốn lên bộ chứng từ mua hàng và lưu tách biệt giữa chứng từ đã thanh toán và chưa được thanh toán.
b. Thủ tục nhập mua hàng hóa nhập khẩu .
- Giấy đề nghị mua hàng được kiểm tra bởi một bộ phận độc lập, Giám đốc duyệt mới tiến hành các thủ tục mua hàng nhập khẩu.
- Khi hàng sắp về đến cảng, Công ty luôn thông báo và sắp xếp nhân viên xuất nhập khẩu đi nhận hàng và làm thủ tục chuyển hàng về Công ty. Thông báo cho thủ kho kế hoạch nhận hàng nhập khẩu để có mặt xếp dỡ hàng nhập khẩu vào kho kịp thời. - Hàng nhập khẩu về nhập kho ln có xác nhận của thủ kho, xác nhận chất lượng của bộ phận có thẩm quyền.
- Kế tốn ln nhận được bộ chứng từ nhập kho đối với hàng nhập khẩu, kiểm tra chứng từ theo đúng quy định, ghi nhận công nợ phải trả trên invoice gốc, ghi nhận thuế nhập khẩu, cước vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, phí nhận hàng cho những lô hàng nhập khẩu, không được ghi nhận cơng nợ đối với các chi phí liên quan đến hàng nhập khẩu mà hàng này chưa được nhập kho.
c. Thủ tục ghi nhận chi phí vận chuyển.
- Khi ghi nhận công nợ cho nhà cung cấp nào cung cấp dịch vụ vận chuyển bắt buộc phải có hợp đồng vận chuyển được ký kết giữa 2 bên hoặc Hóa đơn đúng theo quy định.
- Nhân viên kế tốn kiểm tra hóa đơn và chứng từ liên quan đến vận chuyển tiến hành ghi nhận cơng nợ và cập nhật phí vào tiền hàng, lập Phiếu kế toán và được duyệt bởi kế toán trưởng và Giám đốc, tiến hành thanh toán tiền hàng theo đúng quy định.
d. Thủ tục xuất bán hàng.
- Bộ phận kinh doanh mới có quyền lập Phiếu đặt hàng nội bộ và Biên bản giao hàng khơng có quyền xuất hóa đơn.
- Hàng xuất kho phải có Phiếu xuất kho đối với xuất đổi và Hóa đơn đối với xuất bán( lẻ), hoặc hợp đồng mua bán( đối với bán hàng cho cơng trình).
- Nhân viên xuất hóa đơn chỉ xuất hóa đơn khi có đầu vào tránh tình trạng có doanh thu nhưng chưa có giá vốn( mua hàng khơng nhập kho mà bán chuyển thẳng).
- Thủ tục kiểm soát tương đối đầy đủ đối với xuất bán hàng hóa, cịn thủ tục nhập mua khơng đảm bảo tính kịp thời vì hàng hóa nhập kho thì phải làm thủ tục nhập nhưng đôi lúc hàng đã nhập kho, xuất sử dụng gần hết nhưng chưa làm thủ tục nhập kho đợi khi kế tốn nhận được hóa đơn và địi chứng từ nhập kho của bộ phận kho thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho.
e. Quản lý thu tiền.
Việc thu tiền tại công ty quản lý rất chặt chẽ, thủ quỹ giữ tiền của công ty, nhân viên kinh doanh được phép thu tiền bán hàng phải nộp lại cho thủ quỹ vào cuối mỗi ca( ngày). Công ty đã đưa ra những quy định rất chặt chẽ giảm đáng kể rủi ro thất thoát tài sản.