Chương 3: KẾ TOÁN MUA BÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
3.4.1.1 Bán hàng trong nước
a. Thủ tục bán hàng.
9 Bán bn hàng hóa.
- Sau khi bộ phận kinh doanh ký hợp đồng với khách hàng, phịng kế tốn kiểm tra các điều khoản của hợp đồng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, tổng giá trị hợp đồng đối chiếu với Bảng báo giá và Phiếu đặt hàng nội bộ, kế tốn trưởng ký nháy và trình Giám đốc ký duyệt.
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp do Cơng ty thanh tốn với điều kiện đường vào đến nơi nhận hàng không bị cấm tải. Trường hợp cầu đường bị cấm tải thì bên mua phải chịu trách nhiệm về phương tiện trung chuyển, chi phí vận chuyển hàng hóa từ đoạn cầu đường cấm tải đến địa điểm giao hàng, kể cả chi phí bốc xếp hàng hóa.
- Khách hàng nhận hàng ký nhận vào Phiếu giao hàng.
- Nếu phát hiện hàng hóa thiếu hoặc khơng đúng tiêu chuẩn chất lượng thì bên mua phải lập Biên bản tại chỗ, yêu cầu Bộ phận kỹ thuật của Công ty xác nhận.( Các trường hợp hư hỏng, mất mát phát sinh trong q trình hàng hóa lưu tại cơng trình của bên mua sau khi hai bên đã ký bàn giao nhận hàng, bên mua phải chịu trách nhiệm.)
9 Bán lẻ hàng hóa.
- Tại các phòng trưng bày, nhân viên bán hàng sẽ lập Đơn hàng bán khi khách hàng mua hàng, nhân viên này thu tiền và cuối ngày chuyển đến thủ quỹ xác nhận thu tiền và đóng dấu đã thanh toán lên Đơn hàng bán( nếu khách hàng đã thanh tốn tiền ). Nhân viên xuất hóa đơn căn cứ vào Đơn hàng bán xuất và trình Giám đốc duyệt hóa đơn, chuyển liên 2 của hóa đơn cho khách hàng. Chứng từ sẽ chuyển về phịng kế tốn nhập liệu nghiệp vụ bán hàng.
- Các cửa hàng cũng được xem là khách lẻ của công ty, nhưng các cửa hàng này mua hàng được hưởng giá chiết khấu 5% trên giá bán.
b. Chứng từ bán hàng:
- Hợp đồng mua bán. - Phiếu đặt hàng nội bộ. - Bảng báo giá.
- Phiếu giao hàng.
- Phiếu xuất kho, Phiếu nhập đổi, Phiếu xuất đổi. - Ủy nhiệm chi bên mua hàng trả tiền( chuyển fax). - Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có, Phiếu kế toán. - Biên bản nghiệm thu( nếu bán cửa cho các cơng trình)….
Nhân viên lập Hóa đơn xuất hóa đơn trình Giám đốc ký xác nhận, Chuyển liên 2 cho khách hàng, liên 3 cho kế toán kho.
Kế toán kho nhận Đơn đặt hàng, Phiếu đặt hàng nội bộ, Biên bản giao hàng, Hóa đơn GTGT kèm theo Bảng kê xuất bán( nếu có) từ các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành nhập liệu doanh thu và giá vốn hàng bán. Đồng thời, kế toán kho in Phiếu xuất kho( 2 liên) chuyển liên cho thủ kho, liên 1 của Phiếu xuất kho cùng với chứng từ mua hàng trên chuyển sang kế tốn cơng nợ.
Kế tốn cơng nợ nhận được chứng từ này sẽ kiểm tra công nợ trên phần mềm kế toán và lưu chứng từ theo ngày để theo dõi thu tiền khách hàng. Thông báo và chuyển chứng từ cho kế toán tiền khi khách hàng trả tiền hàng.
Thủ quỹ nhận được tiền khách hàng trả nợ( bằng tiền mặt) thơng báo cho kế tốn tiền và kế tốn cơng nợ để chuẩn bị chứng từ thu tiền khách hàng.
Kế tốn cơng nợ tập hợp bộ chứng từ thanh toán của khách hàng chuyển cho kế toán tiền.
Kế toán tiền khi nhận được thông báo trả tiền cùng bộ chứng từ thanh toán sẽ nhập liệu giảm nợ phải thu và in Phiếu thu( 2 liên) trình Giám đốc duyệt thu tiền chuyển Phiếu thu sang thủ quỹ xác nhận đã thu tiền, liên 2 của Phiếu thu giao cho khách hàng của Phiếu thu cùng với những chứng từ thanh toán khác được đóng dấu đã thu tiền và chuyển về kế tốn cơng nợ lưu theo số chứng từ đã thu tiền.