Chương 4 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
4.1.2 Tổ chức công tác kế toán.
Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị tương đối tốt
a. Phân quyền và phân chia công việc.
- Đảm bảo nguyên tắc tách biệt giữa chức năng phê duyệt, thực hiện và bảo quản tài sản. Nhân viên giữ tiền không được giao nhiệm vụ ghi chép nghiệp vụ mua hàng, bán hàng và thanh tốn tiền hàng. Thủ kho khơng đảm nhiệm chức năng mua hàng và phê chuẩn nghiệp vụ nhập xuất kho hàng. Kế toán chỉ ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh không thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa,..
- Phân chia cơng việc trong phần hành kế toán vẫn đảm bảo hợp lý. Tuy nhiên, do hiện tại cơng ty chỉ có 2 kế tốn nên cơng việc tương đối nhiều.
b. Tổ chức hệ thống chứng từ.
- Chứng từ được tổ chức xây dựng đầy đủ để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát. Chứng từ được thiết lập phù hợp với hoạt động của công ty và đúng theo quy định của nhà nước.
- Chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ phát sinh và chỉ lập một lần đúng thủ tục và đúng người có trách nhiệm. Chứng từ được lập đúng mẫu đúng tên gọi, đúng số
hiệu, đánh số thứ tự, ghi rõ các thông tin cần thiết và có đầy đủ con dấu, chữ ký của người có trách nhiệm đúng vị trí.
- Chứng từ nào bị sai mà bơi xóa thì chứng từ đó khơng có giá trị, theo quy định của Công ty chứng từ sai phải hủy và lập lại chứng từ mới cho đúng.
- Chứng từ được kiểm tra về thủ tục, về tính chính xác cả về số lượng lẫn giá trị, quan trọng nhất là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Chứng từ có nhiều tờ phải đóng dấu giáp lai, chứng từ liên quan đến tiền được ký từng liên.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ để kiểm soát nội bộ, để ghi nhận nghiệp vụ, Mỗi loại chứng từ có quy trình ln chuyển khác nhau, chứng từ đến phần hành nào thì tại phần hành kế tốn đó phải kiểm tra ghi nhận nghiệp vụ kinh tế kịp thời.
- Chứng từ được được bảo quản và lưu theo số và theo thời gian, chứng từ được đánh số liên tục, chứng từ nào bị hủy được in ra và ghi chú hủy để số chứng từ được liên tục.
c. Tổ chức hệ thống tài khoản.
- Hệ thống tài khoản của công ty được phân thành tài khoản cấp 1,2 và tài khoản chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý chi tiết để theo dõi từng đối tượng kế toán, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các cấp quản lý. Số liệu tổng trên tài khoản chi tiết bắt buộc phải bằng với số trên tài khoản tổng hợp.
- Công ty áp dụng hệ thống tài khoản do Nhà nước quy định và thiết kế thêm những tài khoản chi tiết phù hợp quy mô và đặc điểm quản lý của Cơng ty,
- Mỗi phần hành kế tốn chịu trách nhiệm quản lý một số tài khoản do Kế tốn trưởng phân cơng.
d. Tổ chức hệ thống sổ kế tốn.
- Tại cơng ty có bao nhiêu tài khoản thì được mở bấy nhiêu sổ cái và bao nhiêu tài khoản chi tiết thì được mở bấy nhiêu sổ chi tiết tương ứng
- Căn cứ vào chứng từ, kế tốn ghi đúng kỳ và có sự sắp xếp tăng dần số thứ tự của chứng từ cùng với sự tăng dần về thời gian ghi sổ để tránh sự đảo lộn chứng từ. Nếu ghi nhận sai thì phải sửa lại theo quy định.
- Cơng tác khóa sổ kế tốn được thực hiện vào cuối kỳ. Phịng kế tốn có nhiệm vụ đóng kỳ sau khi kiểm tra đầy đủ và chính xác. Mỗi phịng ban phải đảm bảo hồn tất cơng việc của tháng trước đúng ngày quy định. Các phần hành kế tốn có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ là hồn tốn đúng khơng có sự sai xót nào. Các phần hành kế tốn chi tiết in sổ và xác nhận số liệu chi tiết cho kế tốn tổng hợp theo đúng thời gian Cơng ty quy định.
- Kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển các nghiệp vụ có liên quan để xác định kết quả kinh doanh, đóng kỳ kế tốn và rút số dư cuối kỳ.
e. Tổ chức hệ thống báo cáo.
- Báo cáo kế tốn tại cơng ty gồm 2 loại: báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. - Kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính.
- Hàng tháng khi đóng kỳ kế tốn hồn tất thì kế tốn tổng hợp lập báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo luân chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu tổng hợp, kiểm tra số liệu chi tiết với từng tài khoản. Loại bỏ chi phí khơng hợp lý qua tài khoản chi phí thuế bị loại trước khi làm báo cáo tài chính để làm căn cứ kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Kiểm tra Bảng kê thuế đầu ra và Bảng kê thuế đầu vào, lập và nộp Báo cáo thuế GTGT trước ngày 20 hàng tháng.
- Tổ chức kiểm kê tài sản, kiểm tra thực tế để xác định số lượng và giá trị có thật của các loại tài sản tại thời điểm kiểm kê. Quy định của công ty một năm kiểm kê 4 lần (kiểm kê hàng quí) nhưng nếu cần thiết có thể có sự kiểm kê đột xuất.
- Mặc dù không thường xuyên kiểm kê nhưng hàng ngày đều có sự kiểm tra đối chiếu giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế có ký xác nhận số lượng tồn kho hàng ngày giữa người quản lý trên sổ sách và thủ kho.
- Cuối tháng thủ kho kiểm tra và ký xác nhận số lượng tồn kho trên Bảng nhập xuất tồn.
- Việc kiểm kê định kỳ có lập hội đồng kiểm kê do Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng làm trưởng ban.
- Tiến hành thông báo bố trị nhân sự, thời gian và địa điểm kiểm kê.
- Trong tháng kiểm kê thì phải có sự kiểm tra và đối chiếu liên tục giữa sổ sách và số liệu thực tế để phát hiện sai sót và chỉnh sữa kịp thời. Thủ kho, thủ quỹ tiến hành kiểm tra sơ bộ kho hàng, kho tiền tiến hành sắp xếp gọn gàn để công tác kiểm kho tổng thể được tiến hành nhanh hơn đỡ tốn kém thời gian và nguồn lực.
- Công tác kiểm kê được tổ chức đồng loạt, được chia thành nhiều nhóm, tổ chức đồng thời và trong thời gian ngắn nhất. Số liệu kiểm kê được lập thành Biên bản thành viên đi kiểm kê ghi số liệu kiểm tra thực tế vào Biên bản kiểm kê.
- Tập hợp Biên bản kiểm kê đối chiếu số sổ sách và số thực tế, xác định tài sản thừa thiếu sau kiểm kê, tìm nguyên nhân chênh lệch, đề xuất hướng xử lý để điều chỉnh số sổ sách cho khớp với số thực tế.
f. Tổ chức bộ máy kế toán.
- Bộ máy kế tốn của đơn vị có chức năng kiểm tra kiểm sốt các bộ phận khác. Do đó kế tốn trưởng của cơng ty có nhiệm vụ rất quan trọng là phải tổ chức bố trí nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị.
- Nhân sự trong bộ máy kế tốn của cơng ty được bố trí cơng việc ở mức tương đối. - Mỗi nhân sự trong bộ máy kế tốn của cơng ty đều thỏa các tiêu chuẩn và điều kiện sau:
+ Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp trung thực liêm khiết có ý thức tơn trọng pháp luật.
+ Có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn am hiểu về kế toán nắm vững nguyên lý kế toán và tác nghiệp được trong cơng việc kế tốn.
+ Khơng vi phạm các quy định về lao động phải ở độ tuổi thành niên, phải có năng lực hành vi về pháp luật dân sự, không vi phạm pháp luật, không bị truy tố, không bị kỹ luật đến mức đình chỉ và cấm làm kế tốn.
- Bộ máy kế toán được chia làm nhiều phần hành nhưng quá trình nhập liệu vào phần hành sẽ do 1 nhân viên kế toán thực hiện, và kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại tính hợp lý và chính xác.
- Kế toán trưởng đã tổ chức mối liên hệ giữa phịng kế tốn với các phịng ban chức năng khác trong phạm vi đơn vị để tổ chức nguồn số liệu và tài liệu kế toán kịp thời.
4.1.3 Sổ sách
- Việc mở sổ và khóa sổ kế tốn được thực hiện hàng tháng và hoàn thành đúng thời gian kế toán trưởng quy định.
- Sổ sách kế tốn được in theo mẫu do Bộ Tài Chính quy định.
- Mỗi tài khoản được in sổ và lưu lại theo một trật tự nhất định, dễ tìm và dễ lấy.
4.1.4 Báo cáo
Ngoài những báo cáo phải lập theo quy định của Nhà nước thì bộ phận kế tốn cịn phải làm một số báo cáo quản trị để phục vụ nội bộ của công ty.