V. KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
5.5. Kiểm soát đồ dùng, vật dụng và hàng tồn kho
5.5.1. Kiểm sốt đồ dùng, vật dụng
❖ Cơng việc chung:
− Đồ dùng, trang thiết bị đến cuối ngày phải được lau chùi sạch sẽ, việc kiểm tra số lượng và tình trạng hoạt động phải được thực hiện ở đầu và cuối ca làm. Bên Cạnh đó, các trưởng ca cũng phải giám sát ca làm chặt chẽ để báo cáo lại về tình trạng đổ vỡ hay hỏng hóc trong ca làm.
− Kiểm tra bằng camera theo dõi tại kho đồ, và tủ cá nhân nhân viên
− Áp dụng nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau).
− Sắp xếp hàng hóa đúng quy định tránh lây nhiễm chéo giữa các loại.
− Dán nhãn hàng hóa giúp thiết lập hệ thống quản lý hàng hóa logic, khoa học, phục vụ cho việc tìm kiếm dễ dàng. Nhân viên cần dán nhãn đầy đủ cho hàng hóa với thông tin đầy đủ về mặt hàng như mã hàng, màu sắc, kích thước, tên,…
54
− Đặt hàng bán chạy ở phía trước. Ưu tiên đặt những mặt hàng bán chạy ra phía trước kệ, hoặc đặt ở vị trí dễ lấy. Những mặt hàng bán chậm hơn có thể đặt đằng sau. Như vậy bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm hàng hóa.
− Đặt hàng hóa nặng ở gần mặt đất. Khi đặt hàng hóa lên kệ hàng, ưu tiên đặt những hàng hóa có trọng lượng lớn ở gần mặt đất, chuyển hàng hóa nhẹ hơn lên phía trên. Điều này vừa giúp nhân viên dễ dàng lấy hàng, vừa đảm bảo được an toàn khi làm việc trong kho hàng. Đặt hàng hóa có thể làm sập, ngã kệ hàng, rơi vỡ… gây nguy hiểm cho nhân viên.
❖ Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho
• Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, bảo lao đợng, dụng cụ cá nhân…
• Theo dõi quá trình nhập hàng, đôn đốc việc mua hàng. • Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng. ❖ Đối với đồ quán cà phê:
− Tuyệt đối không để chung hóa chất, nước tẩy rửa với các loại nguyên vật liệu pha chế.
− Tủ hoặc kho chứa các loại nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế phải luôn sạch sẽ và khô thoáng. Đối với loại tủ đựng dụng cụ và nguyên liệu khô, sử dụng các loại tủ inox 304, vừa đảm bảo vệ sinh, bền bỉ, phù hợp cho khu vực có độ ẩm và hóa chất cao như quầy pha chế, vừa có tính thẩm mĩ vì tủ inox sáng bóng, dễ lau chùi.
− Ghi chú hạn sử dụng trên bao bì rõ ràng, chuẩn xác
− Thực phẩm phải được bảo quản trong hộp có nắp đậy.
− Hàng hóa phải được sắp xếp đúng khu vực bảo quản (kho khô, tủ mát hoặc tủ đông).
− Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm. Nhiệt độ, độ ẩm rất quan trọng trong quản lý kho. Tùy vào mặt hàng đang kinh doanh, cân nhắc lắp đặt một hệ thống kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ cho kho để giữ nhiệt độ và độ ẩm ở mức độ phù hợp cho hàng hóa. Nhiệt độ và độ ẩm không phù hợp có thể khiến hàng hóa dễ bị hư hỏng.
55
− Cung cấp đầy đủ ánh sáng. Cung cấp đầy đủ ánh sáng cho kho hàng giúp việc tìm kiếm hàng hóa dễ hơn, đuổi được chuột bọ, hạn chế thất lạc, để quên hàng hóa…
− Thiết lập công thức,định mức bán hàng: Theo công thức pha chế của cửa hàng, và khảo sát thị trường:
Cà phê:
✓ Đối với phin nhỏ: 20- 25g bột cà phê pha được 40-50 ml nước cafe
✓ Đối với phin lớn: 200g bột cà phê pha được 400-450 ml nước cafe tương ứng 8- 9 ly =>> Vậy 1kg cà phê tối thiểu pha được 40- 45 ly cafe
→ Tương tự đối với các sản phẩm khác trong menu. ❖ Đối với đồ khách sạn:
• Kiểm tra hàng vải bẩn để phân loại và làm sạch đúng cách, tránh tình trạng bị lẫn vào đồ vải sạch gây lây lan vết bẩn và vi khuẩn
• Bảo quản hàng vải nhập vào và hàng vải hiện có để đảm bảo hàng vải luôn ở tình trạng tốt nhất về chất lượng, đủ số lượng, tránh việc bị côn trùng cắn rách, bị ẩm mốc làm ố vàng hay thâm, bẩn; tăng tuổi thọ hàng vải giúp khách sạn tiết kiệm khoản phí khá lớn.
• Kiểm tra và bảo quản hàng vải đúng cách giúp khách sạn đảm bảo cung cấp hàng vải với chất lượng tốt nhất, mang đến sự hài lòng cho khách lưu trú. • Kiểm tra hàng vải nhập vào để đảm bảo số hàng đúng tiêu chuẩn chất lượng và
số lượng, vải sạch, không bị rách hay ố vàng, đúng kích thước theo quy định • Kiểm tra hàng vải bẩn để phân loại và làm sạch đúng cách, tránh tình trạng bị
lẫn vào đồ vải sạch gây lây lan vết bẩn và vi khuẩn
• Trong khi bao bì nilon thường nhỏ gọn, không thấm nước nên chỉ cần lưu kho là được; thì bao bì giấy, hộp giấy lại dễ rách, dễ thấm nước, dễ ẩm mốc nên cần bảo quản ở nơi khơ thoáng
• Nên đặt đồ Amenities trên mặt phẳng nhưng cách sàn để tránh bị nhăn, rách, gấp mí
• Lưu ý phân loại và sắp xếp gọn gàng, khoa học để thuận tiện cho kiểm tra, kiểm đếm và xuất kho
56
5.5.2. Kiểm soát hàng tồn kho
• Sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (tài khoản 611 “Mua hàng”).
“ Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ”
Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ (tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611 “Mua hàng”.
Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
❖ Sắp xếp kho ngăn nắp
Phương pháp quản lý hàng tồn kho đầu tiên cần nhắc đến là việc sắp xếp kho hàng ngăn nắp. Điều kiện đầu tiên để quản lý kho dễ dàng hơn đó là luôn giữ cho không gian kho được sạch sẽ, ngăn nắp. Nhân viên cần sắp xếp hàng hóa trong kho thật cẩn thận, tuân thủ nguyên tắc nhập trước xuất trước khi sắp xếp kho.
❖ Sử dụng thẻ kho
Thẻ kho là một loại sổ tờ rời được sử dụng để theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn của cửa hàng. Mỗi mặt hàng trong kho hàng hóa cần được cấp một thẻ kho riêng và được nhân viên cập nhật số liệu trong thẻ thường xuyên.
Nhờ hệ thống quản lý hàng hóa bằng thẻ kho chủ cửa hàng sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý đầy đủ tình hình hàng hóa có trong kho, hạn chế sai sót, nhầm lẫn xảy ra.
57 Trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho được nhiều chủ cửa hàng áp dụng, kiểm hàng thường xuyên vẫn là ưu tiên hàng đầu. Kiểm kho định kỳ 6 tháng một lần nhằm đối chiếu số lượng hàng hóa trong thực tế và trong số sách cũng như kiểm soát chất lượng của hàng trong kho. Sắp xếp lại và loại bỏ những mặt hàng bị hư hỏng hay suy giảm chất lượng.
Sau khi hoàn thành việc kiểm kê, kết quả kiểm đếm kho hàng hóa sẽ được ghi lại trong biên bản nhằm phục vụ cho những công việc khác.
❖ Hạn chế nhân viên tiếp cận kho
Kho hàng hóa là nơi cực kỳ quan trọng đối với công việc kinh doanh của cửa hàng, do đó chủ cửa hàng cần hạn chế nhân viên đến kho trừ những người có nhiệm vụ. Điều này sẽ đảm bảo an ninh cho kho cũng như tránh tình trạng gian lận của nhân viên. Trong trường hợp muốn kiểm soát hoàn toàn người vào kho, có thể cung cấp đồng phục và thẻ ra vào cho nhân viên.