4.2.1.1. Hoàn thiện công tác lập kế hoạch đào tạo
Trọng tâm của giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch đào tạo là cải tiến phương pháp xác định cầu đào tạo.
Hiện nay, cầu đào tạo tại Kho bạc Nhà nước Lạng Sơn chủ yếu được xác định dựa trên nhận định chủ quan của cán bộ quản trị và chưa xuất phát từ đánh giá thực hiện công việc gây ảnh hưởng đến hiệu quả đào tạo. Để cải tiến phương pháp xác định cầu đào tạo tại Kho bạc Lạng Sơn luận văn xin đưa ra một số giải pháp sau:
Trước hết, đơn vị cần tiến hành phân tích công việc cụ thể đối với từng chức danh và vị trí công việc, từ đó làm rõ: ở từng công việc cụ thể cán bộ có những nhiệm vụ, trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những mối quan hệ nào cần được thực hiện; yêu cầu về kiến thức, kỹ năng mà người cán bộ cần phải có để thực hiện công việc… Kết quả của phân tích công việc chính là phải xây dựng được hệ thống các văn bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với từng vị trí công việc.
Bên cạnh đó, khi xác định cầu đào tạo cán bộ phụ trách việc lập kế hoạch cần tính đến cầu đào tạo thực tế của cán bộ công chức. Có thể áp dụng các kỹ thuật sau để xác định cầu đào tạo:
Một là, quan sát và phỏng vấn trực tiếp: Kỹ thuật phỏng vấn là rất quan trọng đối với cán bộ đào tạo. Các cuộc phỏng vấn có thể được tiến hành một cách chính thức khi cán bộ đào tạo có các ghi chép nhất định hoặc tiến hành không chính thức như qua trao đổi thảo luận ở ngoài văn phòng.
Trước tiên, cán bộ đào tạo quan sát công việc đang thực hiện của cán bộ một cách kỹ lưỡng và cố gắng xác định tất cả các bước công việc thực hiện
để hoàn thành công việc. Cán bộ đào tạo dùng bản mô tả công việc như một tài liệu hướng dẫn để xác định những điểm khác nhau giữa thực tế làm việc của nhân viên và yêu cầu cần hoàn thành. Cán bộ đào tạo có thể sử dụng bảng sau đây để ghi chép lại quan sát của mình:
Bảng 4.1: Mẫu bảng ghi chép của người quan sát
Tên nhân viên:...
Vị trí/phòng ban:...
Người theo dõi và ghi chép:...
Ngày:...
Yêu cầu công việc Thực tế làm việc Sự khác biệc giữa yêu cầu và thực tế
Các nhiệm vụ được yêu cầu
Các kỹ năng cần thiết cho công việc
Những kỹ năng hiện có của nhân viên
Các kỹ năng còn thiếu hoặc cần phải hoàn thiện Các kiến thức cần có
cho công việc
Các kiến thức và hiểu biết hiện có
Các kiến thức và hiểu biết còn thiếu
Các quan điểm cần có khi thực hiện công việc
Các quan điểm thực hiện công việc của nhân viên
Các quan điểm còn thiếu hay cần hoàn thiện của nhân viên
Nguồn: Tác giả luận văn Sau bước quan sát, cán bộ đào tạo phỏng vấn người cán bộ xem anh ta thực hiện công việc như thế nào để xác định lại những ghi chép của cán bộ đào tạo. Sau đó, tiếp tục tiến hành phỏng vấn một người thực hiện không tốt công việc tương tự để tìm hiểu những vấn đề anh ta gặp phải khi thực hiện công việc. Cuối cùng, cán bộ đào tạo trả lời vào cột “sự khác nhau giữa yêu cầu và thực hiện công việc của nhân viên” để chỉ ra nhu cầu đào tạo của cán bộ.
Hai là, sử dụng phiếu câu hỏi điều tra: Phiếu câu hỏi điều tra sẽ cho cán bộ có cơ hội thể hiện mong muốn đào tạo của mình mà không e ngại hay lo sợ
điều gì. Phiếu điều tra này có thể dùng để kết hợp điều tra về các hoạt động nhân sự khác có liên quan đến đào tạo. Nếu thiết kế phiếu điều tra tốt có thể thu được các dữ liệu cần thiết và tổng hợp những dữ liệu đó một cách nhanh chóng.
Cách thức tiến hành: Cán bộ đào tạo chọn thời gian và địa điểm nào đó thuận lợi (không nhất thiết phải trong giờ làm việc), đồng thời giải thích mục đích của việc điều tra cho cán bộ để họ hiểu và hợp tác với công việc điều tra.
Bảng 4.2: Mẫu phiếu câu hỏi điều tra xác định cầu đào tạo
STT Câu hỏi điều tra Có Không
1 Anh/chị có hài lòng về công việc của mình không? 2 Anh/chị có thực hiện tốt công việc của mình không? 3 Anh/chị có gặp khó khăn trong thực hiện công việc vì
một số thay đổi về hoạt động của đơn vị không?
4 Anh/chị có gặp khó khăn trong công việc của mình vì có mâu thuẫn cá nhân không?
5 Anh/chị nhận được những góp ý và nhận xét thường xuyên về công việc của mình không?
6 Tiêu chuẩn thực hiện công việc có rõ ràng không? 7 Anh/chị có hiểu rõ về trách nhiệm và nhiệm vụ phải
thực hiện không
8 Anh/chị có nghĩ rằng có những trách nhiệm khác ngăn cản anh/chị thực hiện tốt công việc không?
9 Liệu có thiếu những phương pháp và thủ tục hợp lý không?
10 Liệu có những công việc làm sao nhãng, đứt quãng trong công việc của anh/chị không?
11 Anh/chị có được cung cấp đầy đủ các thiết bị và công cụ làm việc phù hợp không?
12 Anh/chị đã từng trải qua quá trình đào tạo đối với công việc hiện tại chưa?
•Nếu chưa, anh/chị có thấy cần được đào tạo để nâng cao kết quả và kỹ năng làm việc không?
•Nếu có, anh/chị có hài lòng với việc đào tạo không? 13 Anh/chị có biết cách nào nhanh nhất, an toàn nhất và
dễ nhất để thực hiện công việc của anh/chị không? •Nếu không, anh/chị có cần một ai đó dạy anh/chị cách
thực hiện công việc theo những cách này không?
Nguồn: Tác giả luận văn Ba là thực hiện kiểm tra: Kiểm tra về kết quả công việc sẽ chỉ rõ cán bộ biết gì, có thể làm được gì và qua đó sẽ phát hiện được lĩnh vực cần cung cấp thêm thông tin hoặc cần đào tạo thêm. Kiểm tra về kỹ năng giúp phát hiện khả năng tiếp thu của cán bộ hoặc các kỹ năng cụ thể cần đào tạo thêm.
Bốn là phân tích các báo cáo và dữ liệu ghi chép: Các báo cáo và ghi chép về quản lý cũng cung cấp các dữ liệu quan trọng cho việc xác định cầu đào tạo. Cán bộ đào tạo liệt kê tất cả các tài liệu và những ghi chép có sẵn trong Kho bạc, kiểm tra xem những tài liệu nào trong số đó có thể giúp nhận ra được cầu đào tạo của nhân viên. Một số tài liệu sử dụng rất hữu ích như:
- Các báo cáo và ghi chép về quản trị: Xem xét các số liệu về tỉ lệ luân chuyển lao động, việc vi phạm kỷ luật lao động của cán bộ…. Đặt sự chú ý vào các thông tin có thể trả lời các câu hỏi sau: vấn đề đó nảy sinh bao nhiêu lần? vì sao lại nảy sinh vấn đề đó?....
- Các báo cáo đánh giá và kiểm tra: Xem xét các số liệu về việc vi phạm kỷ luật lao động, không đáp ứng tiêu chuẩn về kết quả công việc, những sự tranh chấp và không hoàn thành nhiệm vụ. Chú ý đến các thông tin để trả lời các câu hỏi: Nguyên nhân của vấn đề đó là gì? Có bao nhiêu lần xảy ra vấn đề đó?...
- Các ghi chép nhân sự: Tìm kiếm các thông tin về tranh chấp trong nội bộ, số lần vắng mặt, các hình thức kỷ luật lao động,…
Cán bộ đào tạo cần tìm và chỉ ra những dẫn chứng của việc thiếu đào tạo. Những ghi chép này sẽ không thực sự chỉ cho ta thấy cái gốc, cái nguyên
nhân cuối cùng của vấn đề mà nó chỉ ra những lĩnh vực mà công chức có thế tốt hơn nhờ đào tạo.
Năm là sử dụng ma trận xác suất quá độ. Để xây dựng được ma trận quá độ cần xác định 3 thành tố :
- Xác định trạng thái : Trạng thái là những bộ phận phân khúc của tổ chức. Tùy từng mục đích nghiên cứu cụ thể mà các trạng thái này có thể là: Các công việc hay bậc lương; các kỹ năng, hành vi và năng lực; chủng tộc, giới tính, quốc tịch...
- Xác định khoảng thời gian: Sự dịch chuyển diễn ra theo thời gian nên phải xác định rõ thời kỳ để phân tích. Khoảng thời gian có thể ngắn hay dài tùy theo nhu cầu dự báo
- Nội dung ghi trên các ô: Mỗi ô đều là giao điểm ứng với trạng thái đầu kỳ và cuối kỳ, trong mỗi ô ghi tỷ lệ phần trăm (hoặc phân số) trên tổng số.
Để có thể áp dụng được các kỹ thuật trên thì các cán bộ phòng Tổ chức nhất là ở cấp huyện phải được đào tạo bài bản, kỹ lưỡng về các kỹ năng quản trị nhân sự đồng thời phải có kiến thức về hoạt động và nghiệp vụ Kho bạc. Sau khi đã xác định chính xác cầu đào tạo phòng Tổ chức cán bộ tại Kho bạc tỉnh cần liên hệ chặt chẽ với phòng Tổ chức cán bộ tại các Kho bạc huyện và lãnh đạo tại các đơn vị này cũng như các phòng nghiệp vụ để có được lựa chọn đúng đối tượng đào tạo.
4.2.1.2. Hoàn thiện công tác thực hiện kế hoạch đào tạo - Cụ thể hóa mục tiêu chương trình đào tạo
Trước hết cần nhận thức được rằng mục tiêu đào tạo tốt là mục tiêu đảm bảo nguyên tắc SMART, tức là: Cụ thể, đo lường được, hợp lý, khả thi, và có hạn định thời gian. Hiện tại, đa số các chương trình đào tạo của Kho bạc Lạng Sơn tương đối hợp lý, khả thi và có hạn định nhưng vẫn thiếu tính cụ thể và thường mang tính định tính. Các mục tiêu thường thấy là “Nâng cao kỹ
năng…”, hoặc “Hoàn thiện…”. Với những mục tiêu như vậy thật khó để tổ chức thực hiện cho tốt và có thể đánh giá kết quả chính xác sau này.
Từ nhận thức trên, đối với mỗi chương trình đào tạo, ngoài việc xác định số lượng, cơ cấu học viên và thời gian đào tạo, phòng tổ chức cán bộ cần tập trung lượng hóa kết quả đào tạo và chỉ rõ những kỹ năng mà học viên cần phải có sau khóa đào tạo.
Về cách thức xác định mục tiêu đào tạo: Cán bộ được đào tạo vừa là đối tượng vừa là chủ thể của quá trình đào tạo. Do đó, Kho bạc cũng cần xem xét đến việc để những cán bộ này tham gia vào quá trình xác định mục tiêu đào tạo cho chính mình. Điều đó có thể được thực hiện qua trao đổi trực tiếp giữa phòng Tổ chức cán bộ với những cán bộ công chức được đào tạo nhằm xác định mục tiêu phù hợp với yêu cầu của tổ chức và khả năng của người học. Sau khi đã thống nhất, phòng Tổ chức cán bộ cần có văn bản nêu rõ mục tiêu đào tạo để cán bộ nắm rõ và phấn đấu thực hiện. Mục tiêu đó cũng được xem như thỏa thuận cam kết ngầm về kết quả đào tạo giữa Kho bạc tỉnh với cán bộ và sẽ rất có giá trị cho hoạt động đào tạo của đơn vị.
- Đổi mới nội dung chương trình và phương pháp giảng dạy
Nội dung các chương trình còn mang tính dập khuôn, nặng tính lý thuyết, thiếu thực hành và kỹ năng làm việc thực tế. Hơn nữa các giảng viên vẫn chủ yếu sử dụng phương pháp truyền thống trong đào tạo nên gây sự nhàm chán cho học viên và làm giảm chất lượng đào tạo. Chính việc thiếu thực hành trong nội dung chương trình đào tạo cùng với sự thiếu chú ý của học viên trong quá trình học tập đã kiến khả năng ứng dụng các kiến thức đã học vào thực tế bị hạn chế. Để cải thiện tình trạng trên, Kho bạc Lạng Sơn cần phối hợp với cơ sở đào tạo và giáo viên xây dựng nội dung đào tạo với việc bổ sung thêm các nội dung thực hành và các kiến thức bổ trợ. Bên cạnh đó cần tiến hành đổi mới phương pháp giảng dạy dựa trên quan điểm "Phương
pháp dạy học là tổng hợp các cách thức làm việc phối hợp thống nhất của thầy và trò nhằm thực hiện các nhiệm vụ dạy học" và "quá trình truyền đạt kiến thức một cách tối ưu nhất là quá trình mà ở đó người học tích cực và chủ động tham gia vào quá trình học tập chứ không phải thụ động tiếp nhận các thông tin". Các giảng viên của Kho bạc cần đổi mới cách thức giảng dạy theo hướng tăng tính chủ động, tích cực của người học (như thông qua thảo luận nhóm, học thông qua xử lý tình huống thực tế...). Cán bộ công chức của đơn vị cũng phải tăng cường tính chủ động và trách nhiệm với việc học tập của mình, như thế mới có thể nâng cao hiệu quả đào tạo.
Thực hiện tốt giải pháp này sẽ giúp phát huy ưu điểm của từng học viên, tạo hứng thú trong học tâp, giúp học viên tiếp thu kiến thức một cách tốt nhất với những kiến thức cần thiết, sát thực tế. Đồng thời, học viên có thể áp dụng nhanh chóng những kiến thức được học vào công việc khi kết thúc khóa đào tạo.
4.2.1.3. Hoàn thiện công tác đánh giá việc thực hiện kế hoạch đào tạo Hiện nay công tác đánh giá tại Kho bạc Lạng Sơn mới chỉ dừng lại ở việc lập báo cáo về số lượng người tham dự và tổng hợp kết quả học tập của học viên vì vậy công tác đánh giá chưa có ý nghĩa nhiều trong việc hoàn thiện công tác đào tạo. Trong thời gian tới Kho bạc cần tiến hành đánh giá toàn diện công tác đào tạo để biết đã tiếp thu được những kết quả gì đồng thời rút ra những giải pháp cải tiến phù hợp.
Trước hết, đơn vị cần tập trung hơn vào công tác đánh giá trên cơ sở nhận thức rõ tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác này. Việc đánh giá một cách hời hợt, hình thức như hiện nay cần phải chấm dứt.
Về cách thức đánh giá: Thực hiện đánh giá một cách toàn diện về hiệu quả đào tạo theo các cấp độ đánh giá của Kirk Patrick, trong từng cấp độ có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau. Cụ thể là, sau mỗi khóa học, cán bộ đào tạo cần xác định rõ các nội dung:
- Sự phản ứng, mức độ hài lòng của người học. - Học viên học được những kiến thức, kỹ năng gì.
- Học viên thay đổi hành vi của họ thế nào trong công việc.
- Chương trình đào tạo có tác động thế nào đến hoạt động của tổ chức. Việc làm rõ những nội dung trên là một thông tin phản hồi quan trọng để phòng Tổ chức cán bộ có những cải tiến, điều chỉnh về nội dung, chương trình cũng như hình thức và phương pháp đào tạo theo hướng hợp lý hơn. Chính những đánh giá này có tác động lớn nhằm nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo nguồn nhân lực đồng thời góp phần vào sự phát triển chung của Kho bạc Lạng Sơn.