4 CÁC CÔNG CỤ NỔI BẬT PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC
4.4 CÁC CÔNG CỤ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN VÀ THEO DÕI ĐÁNH GIÁ
Công tác thực hiện chiến lược bao gồm hai nội dung chính: (1) Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện, và (2) Theo dõi đánh giá việc thực hiện bản Chiến lược. Đây là bước đóng vai trị quan trọng cho sự thành cơng của chiến lược phát triển địa phương, đồng thời là căn cứ cơ bản đối với trách nhiệm giải trình của lãnh đạo địa phương trong suốt chu kỳ chiến lược.
Kế hoạch triển khai thực hiện chiến lược không chỉ là kế hoạch tổng thể cung cấp những thông tin cần thiết như định hướng và phương án phát triển, nguồn ngân sách, nguồn nhân lực, yêu cầu về thể chế, v.v.; mà cịn bao gồm trong đó các thơng tin chi tiết theo chương trình, dự án cụ thể được phân công quản lý và triển khai theo ngành, lĩnh vực, đơn vị chủ trì hoặc phối hợp thực hiện, dự kiến nguồn lực, tác động và kết quả cuối cùng.
Bên cạnh đó, kế hoạch triển khai thực hiện cần được lồng ghép với công tác theo dõi đánh giá xuyên suốt quá trình triển khai. Việc theo dõi, đánh giá không chỉ là một hoạt động được thực hiện vào cuối chu kỳ chiến lược, mà cần được triển khai xuyên suốt chu kỳ, đóng vai trò như một hoạt động chia sẻ kinh nghiệp giữa các bên liên quan nhằm hướng tới thực hiện tốt nhất tầm nhìn và mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Để thực hiện tốt bước triển khai thực hiện và theo dõi đánh giá này, Sổ tay giới thiệu một số công cụ nổi bật ở phần tiếp theo.
Công cụ 4.4-1: Lựa chọn dự án đầu tư ưu tiên
Lựa chọn dự án đầu tư ưu tiên12
Ý nghĩa
Cung cấp các nguyên tắc và tiêu chí so sánh để đánh giá các dự án ưu tiên đầu tư. Các tiêu chí lựa chọn sẽ giúp phân loại và sắp xếp ưu tiên đầu tư các dự án trong từng ngành, lĩnh vực và các ưu tiên liên ngành với sự đảm bảo nhất định về nguồn lực tài chính; có tính đến các tác động về kinh tế, môi trường và xã hội đối với những các dự án được lựa chọn.
Cách thức vận hành công cụ
Bước 1: Đánh giá sự phù hợp của dự án đối với các mục tiêu ưu tiên chiến
lược địa phương:
- Sự cần thiết đầu tư của dự án nhằm thực hiện các mục tiêu ưu tiên chiến lược địa phương được phản ánh trong Quy hoạch phát triển và Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm, hàng năm.
- Các tiêu chí ưu tiên ngành được phản ánh bởi sự phù hợp với quy hoạch, mục tiêu của chiến lược và kế hoạch phát triển ngành.
Bước 2: Đánh giá và thẩm định sơ bộ các tác động kinh tế, tài chính và xã
hội và mơi trường:
- Xem xét một số phân tích sơ bộ về đánh giá tác động kinh tế (ví dụ: tăng trưởng của ngành, tạo việc làm, tính bền vững của dự án, tạo ra sức lan tỏa đối với đầu tư khác,...); tác động xã hội và mơi trường (ví dụ: những lợi ích cho cộng đồng, cải thiện thu nhập, sức khỏe, an ninh, tăng trưởng bao trùm,
tiếp cận dịch vụ, tác động môi trường,...). Xem xét hiệu quả dự án có tác động liên ngành, liên vùng, đảm bảo sự kết nối và lan toả.
- Nếu khơng có hoặc chưa có phân tích về chi phí-lợi ích cấp dự án và chưa tính tốn tỉ suất lợi nhuận dựa trên các báo cáo nghiên cứu khả thi thì xem xét để lựa chọn thông qua việc đánh giá khả năng huy động vốn và lợi ích tổng thể của dự án với sự tham vấn ý kiến từ các đơn vị liên quan (sở, địa phương cấp dưới).
- Tính tốn các chỉ số tổng hợp về hiệu quả kinh tế, tài chính; xã hội, mơi trường chung (hoặc theo từng ngành).
Bước 3: Căn cứ vào các điểm của các chỉ số tổng hợp để xác định chỉ số ưu
tiên dự án đầu tư. Có 2 bước để tiến hành việc xác định chỉ số ưu tiên: (1) xếp hạng các dự án theo điểm kinh tế, tài chính và xã hội, mơi trường theo thứ tự giảm dần của giá trị điểm số cho đến khi tổng số vốn của các dự án đạt mức tổng vốn đầu tư; (2) thể hiện các dự án được chọn theo điểm kinh tế, xã hội, mơi trường thơng qua một ma trận hình ảnh.
Bước 4: Trên cơ sở danh sách các dự án đã được đánh giá rút gọn, thảo luận
và xác định mối quan hệ liên quan giữa các dự án với nhau và đưa ra lộ trình đầu tư hợp lý. Quá trình này sẽ xem xét những yếu tố tác động khác như hướng ưu tiên của địa phương, ý nghĩa về chính trị, an ninh, quốc phòng v.v..
Kết quả
Công cụ 4.4-2: Theo dõi hiệu quả và đảm bảo thực thi (PEMANDU)
Theo dõi Hiệu quả và Đảm bảo Thực thi (PEMANDU)
Ý nghĩa
• Xây dựng một tổ chức có thể giám sát việc thực hiện, đánh giá tiến độ, hỗ trợ việc định hướng và thúc đẩy tiến trình thực thi của các chương trình, chính sách của chính quyền.
• Hỗ trợ các sở, ban, ngành trong quá trình lập kế hoạch và cung cấp một cách nhìn độc lập cho các Lãnh đạo địa phương.
• Theo dõi và đôn đốc tiến độ qua bảng theo dõi KPI để bảo đảm hiệu quả thực hiện nhiệm vụ.
Cách thức vận hành công cụ:
Bước 1: Thành lập một tổ chức giám sát việc thực hiện, đánh giá tiến độ của
các chương trình hành động của địa phương. Cơ quan này có thể trực thuộc Văn phịng UBND địa phương.
Bước 2: Người đứng đầu cơ quan giám sát được bầu ra, được trao tồn
quyền dẫn dắt q trình này, được cung cấp mọi thơng tin cần thiết và không phụ thuộc bất cứ sở, ban, ngành nào. Để cơ quan giám sát thực hiện trách nhiệm của mình một cách có hiệu quả, cần lựa chọn các nhân lực tốt nhất từ cả khu vực công và khu vực tư nhân, lương của các cán bộ biệt phái được trả như các chuyên gia đến từ khu vực tư nhân.
Bước 3: Sử dụng quy trình 8 bước để đánh giá, giám sát 1 chương trình hành
động hay 1 chính sách tại địa phương:
• Xác định mục tiêu chiến lược
• Xây dựng Lộ trình thực hiện
• Xác định các chỉ số đánh giá hiệu quả cơng việc (KPIs)
• Tổ chức triển khai
• Kiểm tra, đánh giá
• Xây dựng báo cáo định kỳ.
Bước 4: Hàng tuần, cơ quan giám sát tổ chức cuộc họp để theo dõi và đôn
đốc tiến độ qua bảng theo dõi KPI tạo nên một cách làm mới trên cơ sở giám sát thường xuyên để bảo đảm hiệu quả thực hiện nhiệm vụ.
Bước 5: Tất cả các sở, ban, ngành đều có nhiệm vụ lập báo cáo định kỳ theo
mẫu cho cơ quan giám sát. Từ đó cơ quan giám sát có thể tổng hợp lại để báo cáo cho Lãnh đạo địa phương nhằm đưa ra biện pháp phù hợp nhằm quản lý, đánh giá và hỗ trợ các nhiệm vụ thực hiện Chiến lược phát triển địa phương (Hình 4.4-1).
Hình 4.4-1: Ví dụ tổng hợp báo cáo đánh giá thực thi
Kết quả
• Thành lập Tổ chức giám sát độc lập
• Xây dựng quy trình giám sát và báo cáo định kỳ, áp dụng cho tất cả các cơ quan chính quyền.
• Xây dựng quy trình báo cáo, tham vấn, đưa ra giải pháp thúc đẩy, hỗ trợ kịp thời.
Công cụ 4.4-3: Quản trị Thực thi Chiến lược
Quản trị thực thi Chiến lược
Ý nghĩa
Quản trị thực thi Chiến lược là phương thức quản lý bao gồm một tập hợp các hoạt động, công cụ và cơ chế nhằm thiết lập các mục tiêu và đảm bảo rằng các mục tiêu đó đạt được thơng qua một chu trình lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá kết quả.
Quản trị thực thi Chiến lược được thiết kế và triển khai nhằm thực hiện được các mục tiêu chính sau:
• Nâng cao hiệu quả toàn hệ thống: phương thức quản lý này triển khai trên cơ sở gắn công việc của mỗi cán bộ trong tổ chức với mục tiêu chung của đơn vị, từ đó tạo được động lực làm việc cho các cán bộ trong hệ thống.
• Xây dựng đội ngũ lãnh đạo: thông qua việc đánh giá kết quả công việc của từng cán bộ trong hệ thống, phương thức quản lý này giúp cán bộ lãnh đạo cấp trên phát hiện được những cán bộ có tiềm năng phát triển trong hệ thống để từ đó có chế độ đãi ngộ và đào tạo phù hợp, cũng như giúp nhận diện được những cán bộ hạn chế về năng lực để có những điều chỉnh hợp lý.
• Kiểm sốt quyền lực trong hệ thống chính trị: việc thực hiện tốt quản trị thực thi Chiến lược giúp làm tăng trách nhiệm giải trình của từng cá nhân, đơn vị trong khu vực công căn cứ trên các chỉ tiêu công việc cụ thể được đề ra từ đầu kỳ kế hoạch. Bên cạnh đó, việc gắn trách nhiệm giải trình của từng cá nhân với trách nhiệm của họ giúp hỗ trợ hiệu quả cho cơng tác phịng chống tham nhũng.
Cách thức vận hành công cụ Bước 1: Lập kế hoạch đầu kỳ
Bắt đầu mỗi chu kỳ kế hoạch, từng địa phương căn cứ trên tầm nhìn và mục tiêu trong bản Chiến lược, chi tiết hóa thành các tiêu chí, chương trình hành động cụ thể áp dụng cho từng đơn vị trực thuộc. Cơng tác này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng Khung logic Kế hoạch như Biểu 4.4-1 dưới đây. Mặt khác, địa phương cũng đồng thời cần xác định các yếu tố ảnh hưởng tới công tác thực thi kế hoạch để các tiêu chí và chỉ tiêu thống nhất vào đầu kỳ kế hoạch đảm bảo được tính khả thi và đạt được kết quả tốt nhất.
Biểu 4.4-1: Kế hoạch triển khai thực hiện
Tiếp đó, nội bộ từng đơn vị sẽ thảo luận và xây dựng phương án thực hiện các chỉ tiêu nêu trên thông qua việc phân bổ thành chỉ số đánh giá (KPIs – Key Performance Indicators) áp dụng cho từng nhóm, cá nhân hoặc vị trí cơng việc để hướng nỗ lực của họ tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Q trình chi tiết hóa này được thực hiện theo trên cả khía cạnh về thời gian, tức là chuyển hóa mục tiêu dài hạn thành các mục tiêu trung hạn và ngắn han. Phương pháp Thẻ điểm cân bằng là công cụ phổ biến cho hoạt động này. Ma trận Thẻ điểm cân bằng (Hình 4.4-2) giúp xác định các chỉ số
đánh giá căn cứ trên 4 nhóm mục tiêu cụ thể, bao gồm: (1) Quy trình - Hiệu quả, hiệu suất của tổ chức; (2) Học hỏi và phát triển; (3) Khách hàng - Mức độ hài lịng của người dân; (4) Tài chính - Hiệu quả sử dụng ngân sách
Hình 4.4-2: Ma trận thẻ điểm cân bằng
Kết quả của bước này được thể hiện thành sơ đồ quản trị thực thi chiến lược (như ví dụ trong Hình 4.4-3 của Cục Tài chính và Kế tốn Quốc phòng DFAS, Bộ Quốc phòng Mỹ) và các chỉ số đánh giá cụ thể (như ví dụ trong Hình 4.4-4 của huyện Tây An, Thiểm Tây, Trung Quốc năm 2005).
Hình 4.4-4: Ví dụ các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả
Bước 2: Theo dõi thực hiện
Theo dõi thực hiện là việc đo lường hiệu suất và cung cấp các phản hồi liên tục cho cán bộ thực thi về tiến độ thực hiện mục tiêu của họ, giúp cán bộ quản lý hiểu được cách thức làm việc của cán bộ thực thi, cũng như giúp xác định và giải quyết sớm mọi vấn đề phát sinh. Thông tin về tiến độ thực hiện mục tiêu được thu thập dưới nhiều hình thức khác nhau, cụ thể như: điều tra khảo sát định kỳ, thu thập ý kiến của người dân và doanh nghiệp, thông qua phần mềm quản trị, thông quả bản tự đánh giá của cán bộ thực thi, v.v. Công tác này được thực hiện trong suốt chu kỳ kế hoạch, có thể là định kỳ theo tháng, quý, năm hoặc bất chợt theo chỉ đạo của cấp trên. Nội dung theo dõi thực hiện được xây dựng căn cứ vào 4 tiêu chí của Thẻ điểm cân bằng ở bước trên.
Công tác theo dõi thực hiện được gắn với công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ. Nói cách khác, thơng qua việc xác định được những khó khăn trong q trình thực hiện mục tiêu, cán bộ quản lý các cấp có thể giúp nâng cao khả năng thực hiện thông qua đào tạo, giới thiệu các kỹ năng mới, cải thiện quy trình làm việc, hoặc áp dụng các biện pháp khuyến khích và tạo động lực làm việc.
Bước 3: Đánh giá kết quả
Theo định kỳ, các đơn vị tổ chức đánh giá hiệu quả và hiệu suất làm việc của các đơn vị cấp dưới và cán bộ thực thi căn cứ theo các yếu tố và tiêu chuẩn trong kế hoạch thực hiện của từng cán bộ, từ đó đưa được ra những căn cứ khoa học và nhất quán để đánh giá và xếp hạng năng lực cán bộ.
Bước 4: Khen thưởng và đãi ngộ
Đây là bước cuối cùng của phương thức quản trị thực thi Chiến lược. Thông qua kết quả đánh giá định kỳ, đơn vị sẽ ghi nhận đóng góp của từng cán bộ đối với mục tiêu chung của cơ quan và đề xuất mức khen thưởng phù hợp. Theo thời gian, những đánh giá và khen thưởng này sẽ là căn cứ để cán bộ quản lý cấp trên có được đánh giá tồn diện về từng cán bộ, từ đó có những quyết định bổ nhiệm, bồi dưỡng phù hợp với các cán bộ có năng lực tốt, và ngược lại đưa ra những quyết định điều chuyển, thậm chí là giảm biên chế đối với những cán bộ có năng lực và chuyên môn không phù hợp với yêu cầu của hệ thống.
Kết quả
Đi đến một sự thống nhất và nhất quán về từng chỉ tiêu cụ thể trong từng giai đoạn cụ thể (tháng, quý, năm,…), thể hiện thành một số sản phẩm cụ thể sau:
• Bản phân cơng cơng việc có các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cụ thể, chi tiết đến từng phòng ban, cá nhân hoặc chức danh tại đơn vị có chữ ký xác nhận của cả cán bộ quản lý và cán bộ thực thi.
• Nếu trong q trình thực hiện có sự điều chỉnh về các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả cho phù hợp với bối cảnh mới, những điều chỉnh này cũng cần được thực hiện bằng văn bản và có sự nhất trí của cả cán bộ quản lý và
• Bản theo dõi đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ căn cứ trên các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả đã được đề ra từ đầu kỳ. Bản đánh giá này được thực hiện theo từng mốc thời gian cụ thể (hàng tháng, hàng quý) trong suốt giai đoạn thực hiện.
Lưu ý:
Để tránh nguy cơ phương thức này được thực hiện một cách cực đoan và chạy theo thành tích, các chỉ tiêu kết quả cần có tính khả thi, được đề ra căn cứ trên nhu cầu và điều kiện thực tế của từng địa phương; đồng thời cần có được sự đồng thuận của cả cán bộ quản lý và cán bộ thực.
Công cụ 4.4-4: Marketing địa phương
Công cụ Marketing địa phương Ý nghĩa
Marketing địa phương (hay còn gọi là marketing cho phát triển) là việc sử dụng các công cụ marketing phù hợp để cung cấp các thông tin chính xác, cập nhật và đáng tin cậy về triển vọng về đầu tư, mở rộng và phát triển của một địa phương cụ thể. Hoạt động marketing địa phương nhằm thực hiện các mục tiêu cơ bản sau: (1) giúp thu hút, giữ chân và khuyến khích mở rộng hoạt động của các nhà đầu tư mới và doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn; (2) cải thiện hình ảnh của địa phương trong mắt người dân, doanh nghiệp và chính quyền trong và ngoài địa phương; (3) Thúc đẩy thực hiện các chính sách, kế hoạch phát triển của địa phương.
Chính vì vậy, marketing địa phương là một cơng cụ đóng vai trị quan trọng cho việc thực hiện thành công chiến lược, quy hoạch hoặc kế hoạch phát triển của địa phương.
Các bước vận hành công cụ