1.1.3.1 .Tớnh giỏ nguyờn vật liệu nhập kho
1.5. Sổ sỏch kế toỏn
Giống như cỏc phương phỏp hạch toỏn chi tiết, việc lựa chọn cỏc hỡnh thức sổ tổng hợp cũng do doanh nghiệp tự quyết định sao cho phự hợp với điều kiện thực tế tại doanh nghiệp song vẫn trong khuụn khổ những quy định của ban hành, bao gồm 4 hỡnh thức sổ sau đõy:
1.5.1. Sổ Nhật ký Chung (NKC).
Nội dung: Hỡnh thức hạch toỏn NKC cú đặc điểm là tỏch rời hạch toỏn
theo thời gian và hệ thống trờn hai loại sổ khỏc nhau, tỏch rời hạch toỏn tổng hợp và chi tiết. Tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều phải ghi trờn sổ nhật ký, mà trọng tõm là sổ nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian và định khoản kế toỏn của nghiệp vụ đú, sau đú lấy số liệu trờn sổ nhật ký để ghi vào sổ Cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh. Với cỏch ghi chộp đơn giản, hỡnh thức này phự hợp với cỏc doanh nghiệp, thuận tiện cho việc sử dụng mỏy vi tớnh.
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chộp, thuận tiện cho việc phõn cụng
lao động Kế toỏn.
Nhược điểm: Hỡnh thức này cú nhược điểm là việc ghi chộp trựng lặp giữa
cỏc sổ sỏch như: Sổ Nhật ký thu tiền và sổ nhật ký bỏn hàng, Sổ Nhật ký chi tiền và Sổ nhật ký mua hàng, Sổ Cỏi tài khoản tiền mặt...
Hỡnh thức Kế toỏn Nhật ký chung thường được ỏp dụng ở đơn vị cú quy mụ vừa, cú nhiều cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn
Hỡnh thức Nhật ký chung bao gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt: Sổ nhật ký mua hàng, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền...
- Sổ cỏi cỏc TK 152, 151, 111, 112 ,331...
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết: Sổ chi tiết vật liệu, thẻ kho...
Sơ đồ 08: Trỡnh tự hạch toỏn nguyờn vật liệu theo hỡnh thức Nhật ký Chung
Ghi chỳ : Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ thẻ kế toỏn chi tiết Sổ Cỏi Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối số phỏt sinh
tế
ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, húa đơn giỏ trị gia tăng..., kế toỏn ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đú căn cứ vào số liệu ở trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cỏi cỏc tài khoản như TK 151, 152, 111, 112, 331.... Nếu đơn vị cú mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh sẽ được ghi vào sổ, thẻ chi tiết cú liờn quan.
Trường hợp doanh nghiệp mở cỏc nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc ghi vào Nhật ký đặc biệt liờn quan. Định kỳ (3,5,10… ngày) hoặc cuối thỏng tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, kế toỏn tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào Sổ cỏi phự hợp. Để trỏnh trựng lặp cỏc nghiệp vụ đó ghi vào nhật ký đặc biệt thỡ khụng ghi vào sổ Nhật ký chung nữa.
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm kế toỏn tiến hành tổng hợp số liệu trờn Sổ cỏi, lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi kiểm tra thấy khớp đỳng số liệu trờn Sổ cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toỏn tiến hành lập Bỏo cỏo tài chớnh.
1.5.2. Hỡnh thức chứng từ ghi sổ
Nội dung: ở hỡnh thức Kế toỏn Chứng từ ghi sổ cỏc hoạt động kinh tế tài
chớnh được phản ỏnh ở Chứng từ gốc đều được phõn loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ sau đú sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi sổ cỏi cỏc tài khoản.
Trong hỡnh thức Kế toỏn Chứng từ ghi sổ, việc ghi sổ Kế toỏn theo thứ tự thời gian tỏch rời việc ghi sổ theo hệ thống trờn hai loại sổ Kế toỏn tổng hợp khỏc nhau: sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và sổ Cỏi cỏc tài khoản.
Ưu điểm: Mẫu số đơn giản, dễ ghi chộp, thuận tiện cho việc phõn cụng lao
Nhược điểm: Là việc ghi chộp trựng lặp, khối lượng cụng việc ghi chộp
Kế toỏn nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối thỏng nờn việc cung cấp số liệu để lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn thường chậm.
Hỡnh thức Kế toỏn Chứng từ ghi sổ thường được ỏp dụng ở những đơn vị cú quy mụ vừa, quy mụ lớn cú nhiều cỏn bộ, nhõn viờn kế toỏn.
Sơ đồ 09: Trỡnh tự hạch toỏn kế toỏn nguyờn vật liệu theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ. Ghi chỳ : Ghi hàng ngày: Chứng từ kế toỏn Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp kế toỏn chứng từ cựng loại Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cỏi Bảng cõn đối số phỏt sinh
tế
Ghi cuối thỏng: Đối chiếu, kiểm tra:
Phương phỏp ghi sổ
Hàng ngày (hoặc định kỳ), kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn để lập chứng từ ghi sổ hoặc tập trung tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, sau đú căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào sổ cỏi. Cỏc chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào sổ thẻ kế toỏn chi tiết
Cuối thỏng, phải khoỏ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tớnh ra tổng số phỏt sinh Nợ, tổng số phỏt sinh Cú và số dư của từng tài khoản trờn sổ cỏi. Căn cứ vào sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh
Về nguyờn tắc, tổng số phỏt sinh Nợ và tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Số dư của cỏc tài khoản trờn bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn bảng tổng hợp chi tiết.
Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ bao gồm cỏc loại sổ chủ yếu: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cỏi cỏc tài khoản như TK 151, 152, 111, 112...
- Cỏc sổ thẻ chi tiết như Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết vật liệu, Thẻ kho...
1.5.3. Hỡnh thức Nhật ký – sổ cỏi.
Nội dung: Đõy là hỡnh thức sổ kế toỏn kết hợp việc ghi sổ theo thứ tự thời
gian và quan hệ đối ứng tài khoản trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cỏi. Cú thể kiểm tra tớnh chớnh xỏc số liệu trờn Nhật ký – Sổ cỏi bằng cỏch đối chiếu số liệu trờn phần nhật ký với số liệu trờn phần sổ cỏi. Tổng dư Nợ của tất cả cỏc tài khoản bằng tổng dư Cú của tất cả cỏc tài khoản
trờn Nhật ký – Sổ cỏi. Số liệu ghi trờn Nhật ký - Sổ Cỏi dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chộp, dễ đối chiếu kiểm tra.
Nhược điểm: Khú phõn cụng lao động Kế toỏn tổng hợp (chỉ cú một số Kế
toỏn tổng hợp), đối với đơn vị cú quy mụ vừa, quy mụ lớn sử dụng nhiều tài khoản, cú nhiều hoạt động kinh tế tài chớnh thi việc ghi sổ kế toỏn trở nờn khụng thuận tiện vỡ mẫu sổ sẽ cồng kềnh.
Hỡnh thức Kế toỏn Nhật ký sổ cỏi được ỏp dụng ở đơn vị cú quy mụ nhỏ, sử dụng ớt tài khoản Kế toỏn tổng hợp.
Sơ đồ 10: Trỡnh tự hạch toỏn nguyờn vật liệu theo hỡnh thức Nhật ký – Sổ cỏi.
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối thỏng: Đối chiếu, kiểm tra:
Chứng từ gốc Sổ kế toỏn chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ Nhật ký sổ cỏi
Bỏo cỏo tài chớnh
Bảng tổng hợp chi tiết
tế
Phương phỏp ghi sổ
Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn, xỏc địmh tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để ghi vào Sổ nhật ký sổ cỏi. Chứng từ kế toỏn và bảng tổng hợp chứng từ cựng loại sau khi được dựng để ghi vào sổ nhật ký sổ cỏi, phải được dựng để ghi vào sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
Cuối thỏng, kế toỏn tiến hành cộng nhật ký sổ cỏi ở cột phỏt sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, Cú của từng tài khoản phần sổ cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng.
Về nguyờn tắc, số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trờn sổ Nhật ký sổ cỏi phải khớp đỳng với số liệu trờn bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng.
Hỡnh thức Nhật ký - Sổ cỏi bao gồm cỏc loại sổ chủ yếu: - Nhật ký - Sổ cỏi
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết như: Sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, Thẻ kho, Sổ chi tiết thanh toỏn với người mua (người bỏn)...
1.5.4. Hỡnh thức Nhật ký – Chứng từ (NK - CT).
Nội dung : NK - CT là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để phản ỏnh toàn bộ
nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo bờn cú của cỏc tài khoản. Một NK-CT cú thể mở cho một tài khoản hoặc cho một số tài khoản cú nội dung kinh tế giống nhau hoặc cú quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Căn cứ để ghi chộp cỏc nhật ký chứng từ là cỏc chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toỏn chi tiết, bảng kờ và bảng phõn bổ nguyờn vật liệu.
Ưu điểm: Hỡnh thức nhật ký Chứng từ cú ưu điểm lớn là: Giảm nhẹ khối
lượng cụng việc ghi sổ Kế toỏn tổng hợp,, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyờn ngay trờn trang sổ, kịp thời cung cấp cố liệu cho việc tổng hợp tài liệu theo cỏc chỉ tiờu kinh tế tài chớnh lập cỏc bỏo cỏo Kế toỏn.
Nhược điểm: Hỡnh thức Kế toỏn nhật ký Chứng từ cũn cú nhược điểm là
mẫu sổ Kế toỏn phức tạp lờn việc ghi sổ Kế toỏn đũi hỏi cỏn bộ, nhõn viờn Kế toỏn cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, khụng thớch hợp với những đơn vị đó ứng dụng rộng rói tin học trong Kế toỏn.
Phương phỏp ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi...) đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào Nhật ký chứng từ (số 1, 2, 5, 6, ...) hoặc Bảng kờ (số 1, 2, 3, 8 ...), sổ chi tiết cú liờn quan (Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngõn hàng, Sổ chi tiết vật liệu ...)
Đối với cỏc Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào Bảng kờ, sổ chi tiết thỡ hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toỏn, Bảng kờ, sổ chi tiết, cuối thỏng phải chuyển số liệu tổng cộng của Bảng kờ, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ
Đối với cỏc chi phớ sản xuất kinh doanh phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc Bảng kờ và Nhật ký chứng từ cú liờn quan.
Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký chứng từ với số liệu trờn cỏc sổ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu trờn cỏc Nhật ký chứng từ ghi vào Sổ cỏi
Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ và thẻ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào cỏc sổ thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết lập cỏc bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cỏi
Số liệu tổng cộng ở sổ cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kờ và cỏc bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ bao gồm cỏc loại sổ sau: - Nhật ký chứng từ
tế
- Bảng kờ - Sổ cỏi
Sơ đồ 11: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Chứng từ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng Đối chiếu kiểm tra
1.5.5. Hỡnh thức kế toỏn mỏy.
Kế toỏn trờn mỏy tớnh là quỏ trỡnh ứng dụng Cụng nghệ thụng tin trong hệ thống thụng tin kế toỏn nhằm biến đổi dữ liệu kế toỏn thành những thụng tin kế toỏn đỏp ứng nhu cầu của cỏc đối tượng sử dụng thụng tin.
Đặc trưng cơ bản của Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn đợc thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kết toỏn hay kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ
Bảng kờ Nhật ký - chứng từ Thẻ và sổ kế toỏn chi tiết
Sổ cỏi Bảng tổng hợp
chi tiết
tế
Khi phỏt sinh cỏc nghiệp vụ liờn quan đến nhập xuất nguyờn vật liệu kế toỏn thường sử dụng cỏc chứng từ sau:
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Phiếu chi
- Giấy bỏo Cú của Ngõn hàng - Húa đơn Giỏ trị gia tăng
Căn cứ vào cỏc chứng từ gốc cú liờn quan kế toỏn tiến hành nhập dữ liệu vào mỏy thụng thường phần mềm kế toỏn.
Việc mó hoỏ cỏc chứng từ nhập liệu phản ỏnh quỏ trỡnh mua nguyờn vật liệu nhập kho và xuất kho sử dụng tuỳ thuộc vào từng phần mềm kế toỏn mà doanh nghiệp ỏp dụng và người sử dụng khụng được quyền sửa mó chứng từ.
Cuối thỏng theo phần mềm kế toỏn cài đặt khi cú lệnh chương trỡnh sẽ tự động chạy và cho phộp kết xuất in ra cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết phục vụ cho yờu cầu quản lý của doanh nghiệp
Số kế toỏn tổng hợp tuỳ theo hỡnh thức kế toỏn doanh nghiệp ỏp dụng mà khi cú lệnh chương trỡnh kế toỏn mỏy sẽ in ra cỏc số kế toỏn tổng hợp phản ỏnh cỏc nghiệp vụ cú liờn quan đến quỏ trỡnh nhập, xuất nguyờn vật liệu đỏp ứng yờu cầu của đối tượng sử dụng thụng tin.
Nếu doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chung thỡ chương trỡnh sẽ cho phộp in ra Nhật ký chung, Sổ cỏi cỏc tài khoản (TK152, 111, 112 ...)
Nếu doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ thỡ chương trỡnh sẽ cho phộp in ra chứng từ ghi sổ, cỏc tài khoản Chứng từ ghi sổ
Nếu doanh nghiệp ỏp dụng hỡnh thức Nhật ký chứng từ thỡ chương trỡnh sẽ cho phộp in ra cỏc bản kờ (bảng kờ sụ 3) và nhật ký chứng từ .
Sổ kế toỏn chi tiết tuỳ theo yờu cầu quản lý cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu, tuỳ theo mục đớch sử dụng thụng tin của cỏc nhà quản trị doanh nghiệp , chương trỡnh sẽ cho phộp in ra cỏc sổ kế toỏn chi tiết cho cỏc TK: 151, 152 ...
Sơ đồ 12: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức: Kế toỏn mỏy
Chứng từ kế toỏn Sổ kế toỏn PHẦN MỀM tổng hợp, chi tiết KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn
Bỏo cỏo tài chớnh
cựng loại
MÁY VI TÍNH Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
Ghi chỳ:
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm
: Đối chiếu, kiểm tra
Trờn đõy em đó trỡnh bày những hiểu biết của mỡnh về cỏc vấn đề lý luận chung cú liờn quan đến đề tài cụng tỏc kế toỏn nguyờn vật liệu trong cỏc doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiờn từ lý luận đến thực tiễn cũn cú những khoảng cỏch