1.1.3.1 .Tớnh giỏ nguyờn vật liệu nhập kho
2.2.4. Kế toỏn tổng hợp nguyờn vật liệu tại Cụng ty
2.2.4.1 Kế toỏn tổng hợp thu mua nhập kho nguyờn vật liệu
Nguyờn vật liệu của cụng ty được nhập từ nhiều nguồn khỏc nhau như từ cỏc nguồn mua ngoài, nội bộ…. nhưng chủ yếu là mua ngoài, cụng ty yờu cầu phải được phản ỏnh đầy đủ, đỳng đắn, chớnh xỏc tỡnh hỡnh thực tế của vật liệu bao gồm: giỏ hoỏ đơn chi phớ thu mua và tỡnh hỡnh thanh toỏn với người bỏn.
Trong điều kiện hiện nay, cơ chế thị trường mở ra cho doanh nghiệp cú nhiều sự lựa chọn về nhu cầu của mỡnh, sự đỏp ứng của thị trường đối với cỏc nhu cầu ngày một nhanh chúng. Vỡ vậy, khi cụng ty cần cú nhu cầu về nguyờn vật liệu là được đỏp ứng ngay nờn khụng cú trường hợp hoỏ đơn về mà hàng chưa về và ngược lại.
a) Trường hợp mua trả tiền ngay
Những nguyờn vật liệu cụng ty mua về nhập kho thanh toỏn ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng hoặc bằng tiền tạm ứng, kế toỏn thanh toỏn căn cứ vào yờu cầu mua vật tư, húa đơn Giỏ trị gia tăng, phiếu nhập kho được Giỏm đốc hoặc kế toỏn trưởng ký duyệt lập phiếu chi hoặc sộc chuyển khoản để thanh toỏn cho người bỏn hoặc viết giấy thanh toỏn tạm ứng cho người mua.
tế
Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt, Giấy bỏo Nợ của Ngõn hàng, Giấy thanh toỏn tạm ứng đú kế toỏn vào sổ Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản.Mua hàng trả tiền ngay kế toỏn định khoản như sau
- Trường hợp thanh toỏn trực tiếp bằng tiền mặt (TK 111) Kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 152 - Nguyờn vật liệu
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Cú TK 111 - Tiền mặt (theo hoỏ đơn)
Kế toỏn căn cứ vào phiếu chi, phiếu nhập kho để ghi vào Nhật ký chứng từ số 1.
Nhật ký chứng từ số 1: là sổ kế toỏn tổng hợp dựng để phản ỏnh toàn bộ cỏc
nghiệp vụ kinh tế - tài chớnh phỏt sinh theo vế Cú của TK 111. Việc theo dừi trờn nhật ký chứng từ số 1 được thực hiện theo nguyờn tắc mỗi phiếu chi ghi vào một dũng và được ghi theo thứ tự thời gian phỏt sinh phiếu chi đú.
Cụng ty mở nhật ký chứng từ số 1 thành quyển trong một thỏng theo nội dung mẫu quy định. Cỏch mở tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra cỏc số liệu kế toỏn. Cuối thỏng, kế toỏn khoỏ sổ nhật ký chứng từ số 1 xỏc định tổng sổ phỏt sinh bờn cú TK 111 đối ứng Nợ TK liờn quan.
- Trường hợp thanh toỏn trực tiếp bằng tiền gửi ngõn hàng (TK 112)
Khi nhận được giấy bỏo nợ của ngõn hàng, hoỏ đơn, phiếu nhập kho kế toỏn vào sổ nhật ký chứng từ số 2 theo định khoản:
Nợ TK 152 - Nguyờn vật liệu
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 112 - Tiền gửi ngõn hàng ( theo hoỏ đơn)
Cuối thỏng ghi vào nhật ký chứng từ số 2. Nhật ký chứng từ số 2 là loại sổ kế toỏn tổng hợp dựng để phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh bờn cú TK 112 đối ứng bờn nợ TK liờn quan. Mỗi thỏng, cụng ty mở nhật ký chứng từ số 2 thành một quyển theo đỳng mẫu quy định.
Trong thỏng khi cú nghiệp vụ về tạm ứng tiền trước để mua nguyờn vật liệu thỡ kế toỏn tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 141. Khi nguyờn vật liệu mua về nhập kho, căn cứ vào Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng, Phiếu nhập kho, Húa đơn GTGT kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 152 - Nguyờn vật liệu
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Cú TK 141 - Tạm ứng (theo hoỏ đơn)
Ngoài ra, số tiền tạm ứng cho cỏn bộ cụng nhõn viờn được kế toỏn theo dừi trờn Nhật ký chứng từ số 10 ghi Cú TK 141
Biểu 12: Trớch Nhật ký chứng từ số 1 và Nhật ký chứng từ số 2 thỏng 10/2009 tại Cụng ty
Cụng ty: TNHH Dương Phỳ Gia Mẫu số: S04a1 - DN
Địa chỉ: SN575/1 - Đường CMT8 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC
Tõn Hương - TP Thỏi Nguyờn ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Cú TK 111 - Tiền mặt Thỏng 10 năm 2009 Đơn vị tớnh: đồng Số TT Ngày Ghi Cú TK 111, ghi Nợ cỏc TK TK 112 TK 133 TK 141 TK 152 TK 331 ... Cộng Cú TK 111 1 2/10 120.000.000 2 4/10 3.792.500 75.850.000 3 7/10 1.427.800 14.278.000 4 9/10 125.000.000 5 10/10 11.464.570 114.645.700 78.965.000 6 14/10 85.000.000 7 15/10 3.442.890 68.857.800 8 18/10 457.500 4.575.000 9 21/10 6.160.750 123.215.000 10 25/10 21.376.000 11 26/10 20.000.000 12 29/10 1.317.700 26.354.000 13 31/10 5.210.000 52.100.000 Cộng 225.000.000 33.273.710 125.000.000 479.875.500 100.341.000 2.149.407.680
Cụng ty: TNHH Dương Phỳ Gia Mẫu số: S04a2 - DN
Địa chỉ: SN575/1 - Đường CMT8 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC
Tõn Hương - TP Thỏi Nguyờn ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 2
Ghi Cú TK 112 - Tiền gửi ngõn hàng
Thỏng 10 năm 2009
Đơn vị tớnh: đồng
Số TT
Chứng từ
Diễn giải Ghi Cú K 112, ghi Nợ cỏc TK Cộng Cú
TK 112
SH NT TK 133 TK152 TK331 ...
1 PN 04 2/10 T.toỏn cho Cty Giang Nam 8.491.950 169.839.000
2 GBN 145 2/10 Trả nợ cho Cty Hồng Hà 18.500.000
3 PN 11 8/10 T.toỏn cho Cty HC Abix 11.756.680 117.566.800
4 PN 26 14/10 T.toỏn cho N mỏy HC số 1 2.641.630 26.416.300
5 PN 38 19/10 T.toỏn cho Cty Giang Nam 8.269.200 165.384.000
6 GBN 219 22/10 Trả nợ cho Cty Bỡnh Minh 4.530.000
7 PN 47 28/10 T.toỏn cho Nmỏy HC số 1 7.585.000 75.850.000
8 PN 52 30/10 T.toỏn cho Cty Thiờn An 9.366.000 93.660.000
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn, đúng dấu)
Biểu 13: Trớch Nhật ký chứng từ số 10 thỏng 10/2009
Cụng ty: TNHH Dương Phỳ Gia Mẫu số: S04a2 - DN
Địa chỉ: SN575/1 - Đường CMT8 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC
Tõn Hương - TP Thỏi Nguyờn ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Cú TK 141 - Tạm ứng Thỏng 10 năm 2009 Đơn vị tớnh:1.000 đồng Số TT Diễn giải
Số dư đầu thỏng Ghi Nợ TK 141, ghiCú cỏc TK Ghi Cú TK 141, ghi Nợ cỏc TK Số dư cuối thỏng Nợ Cú TK 111 Cộng NợTK 141 TK 133 TK 152 Cộng CúTK 141 Nợ Cú SD đầu thỏng - 1 Tạm ứng cho 125.000 125.000 ễ. Hà phũng vật tư NL 2 Nhập kho 5.784 115.670 121.454 tinh bột sắn Cộng 125.000 125.000 5.784 115.670 121.454 3.547
Đó ghi sổ cỏi ngày 31/10/2009
Biểu 14: Trớch Sổ chi tiết cỏc tài khoản thỏng 10/2009
Cụng ty: TNHH Dương Phỳ Gia Mẫu số: S04a2 - DN
Địa chỉ: SN575/1 - Đường CMT8 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC
Tõn Hương - TP Thỏi Nguyờn ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Tài khoản 141 - Tạm ứng NT Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phỏt sinh Số dư SH NT Nợ Cú Nợ Cú Số dư đầu thỏng - Số phỏt sinh trong thỏng 9/10 PC 21 9/10 Tạm ứng cho ễ Hà 111 125.000.000 15/10 PN 29 15/10 NKho NVL 152 115.670.000 133 5.784.000 Cộng số phỏt sinh 125.000.000 121.454.000 Số dư cuối thỏng 3.547.000
Sổ này cú 01 trang, đỏnh số từ trang 01 đến trang 01 Ngày mở sổ: 01/10/2009
Ngày 31 thỏng 10 năm 2009
b) Trường hợp mua chưa trả tiền ngay
Mua NVL chưa trả tiền cho người bỏn: căn cứ vào Húa đơn GTGT doanh nghiệp ghi sổ chi tiết TK 331
Nợ TK 152 - Nguyờn liệu, vật liệu (giỏ mua chưa cú thuế) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (thuế GTGT đầu vào)
Cú TK 331 - Phải trả người bỏn (Tổng giỏ thanh toỏn)
Chi phớ thu mua thực tế phỏt sinh: căn cứ vào húa đơn cước võn chuyển hoặc cỏc húa đơn cú liờn quan khỏc, kế toỏn ghi:
Nợ TK 152: Chi phớ thực tế
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào của chi phớ (nếu cú) Cú TK 331: Tổng giỏ thanh toỏn
Tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ với nhà cung cấp nguyờn vật liệu cho Cụng ty được phản ỏnh trờn Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn và Nhật ký chứng từ số 5. Từ Sổ chi tiết với người bỏn, kế toỏn tớnh được số tiền Cụng ty đang nợ nhà cung cấp, số tiền đó trả trong kỳ và số tiền cũn phải trả. Cuối thỏng kế toỏn cộng từng trang sổ theo dừi thanh toỏn với từng đơn vị bỏn hàng và chuyển số liệu tổng cộng vào Nhật ký chứng từ số 5. Trờn Nhật ký chứng từ, mỗi người bỏn được ghi vào một dũng. Sổ chi tiết thanh toỏn với người bỏn và Nhật ký chứng từ được mở hàng thỏng.
Cụng ty: TNHH Dương Phỳ Gia Mẫu số: S31 - DN
Địa chỉ: SN575/1 - Đường CMT8 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC
Tõn Hương - TP Thỏi Nguyờn ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản: 331 - Phải trả người bỏn Đối tượng: Cụng ty Giang Nam - Phỳ Thọ NT
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK Số phỏt sinh Số dư
SH NT Nợ Cú Nợ Cú Số dư đầu kỳ 136.859.000 Số PS trong kỳ 2/8 PN 03 2/8 Mua tinh bột sắn 152 92.000.000 nhập kho 133 4.600.000 8/8 PC 16 8/8 Trả nợ kỳ trớc 111 136.859.000 17/8 PN 35 17/8 Mua tinh bột ngụ 152 57.000.000 nhập kho 133 2.850.000 20/8 GBN 317 20/8 Trả nợ ngày 2/10 112 96.600.000 26/8 PNK 55 26/8 Mua tinh bột ngụ 152 28.800.000 nhập kho 133 1.440.000 Cộng số phỏt sinh 233.459.000 186.690.000 Số dư cuối kỳ 90.090.000
Sổ này cú 01 trang, đỏnh từ trang số 01 đến trang 01 Ngày mở sổ: 01/08/2009
Địa chỉ: SN575/1 - Đường CMT8 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC
Tõn Hương - TP Thỏi Nguyờn ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
Tài khoản: 331 - Phải trả người bỏn
Đối tượng: Nhà mỏy Húa chất số 1 - Thỏi Nguyờn NT
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK Số phỏt sinh Số dư
SH NT Nợ Cú Nợ Cú Số dư đầu kỳ 57.336.500 Số PS trong kỳ 5/8 PN 10 5/8 Mua NaOH 152 6.000.000 133 600.000 9/8 PN 19 9/8 Mua Axớt 152 11.712.000 133 1.171.200 24/10 PN 47 Mua NaCL 152 3.700.000 133 370.000 28/8 PC 39 28/8 Trả tiền hàng 111 70.000.000 Cộng số phỏt sinh 70.000.000 23.553.200 Số dư cuối kỳ 10.889.700
Sổ này cú 01 trang, đỏnh từ trang số 01 đến trang 01 Ngày mở sổ: 01/08/2009
Người ghi sổ Kế toỏn trưởng (ký, họ tờn) (ký, họ tờn)
tế
Biểu 16: Trớch Nhật ký chứng từ số 5
Cụng ty: TNHH Dương Phỳ Gia Mẫu số: S31 - DN
Địa chỉ: SN575/1 - Đường CMT8 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/ QĐ- BTC
Tõn Hương - TP Thỏi Nguyờn ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 5
Ghi Cú Tài khoản: 331 - Phải trả người bỏn Thỏng 8 năm 2009
Đơn vị tớnh: 1000đ Số
TT Tờn đơn vị
Số d đầu thỏng Ghi Cú TK 331, ghi Nợ cỏc TK Theo dừi thanh toỏn Số dư cuối thỏng
Nợ Cú TK 133 TK 152 Cộng CúTK 331 TK 111 TK 112 Cộng NợTK 331 Nợ Cú
1 CTy Giang Nam 136.859 8.890 177.80
0 186.690 136.859 96.600 233.459 90.090 2 NM HChất số 1 57.336,5 2.141,2 21.412 23.553 70.000 70.000 10.890 3 CTy Thiờn An 12.000 3.975 79.500 83.475 40.000 40.000 55.475 4 Cty HC Abit 2.560 94 9 18.97 0 19.919 - 17.359 5 ... - - Cộng 2.560 829.564,3 427.648,7 1.629.565,4 2.057.214,1 985.000 674.000 1.659.000 1.225.218 Đó ghi sổ cỏi ngày 31 thỏng 8 năm 2009
Ngày 31 thỏng 8 năm 2009
* Trong cụng ty khụng xảy ra trường hợp: chứng từ về trước hàng cuối thỏng chưa về hay hàng về trước chứng từ cuối thỏng chưa về do đú khụng ảnh hưởng đến việc ghi sổ của kế toỏn.
* Cụng ty cũng khụng được hưởng chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toỏn từ nhà cung cấp. Do đú trong kế toỏn mua nguyờn vật liệu khụng phản ỏnh cỏc bỳt toỏn chiết khấu này.
* Trường hợp phản ỏnh nguyờn vật liệu thừa, thiếu so với hoỏ đơn:
Phần lớn vật tư của cụng ty được nhập theo đỳng hợp đồng mua bỏn. Nhưng khi xảy ra trường hợp thiếu thỡ cụng ty sẽ tỡm hiểu nguyờn nhõn. Nếu do nhõn viờn thỡ sẽ bắt bồi thường, nếu do bờn bỏn xuất thiếu thỡ yờu cầu cung cấp bổ sung theo đỳng số lượng trờn húa đơn húa đơn.
+ Nếu do nhõn viờn thu mua làm mất bồi thường, kế toỏn hạch toỏn: Nợ TK 334: Trừ vào lương
Nợ TK 138(1): Cỏ nhõn phải bồi thường nhưng chưa trả Cú TK 133: Thuế GTGT của hàng thiếu
Cú TK 138(1): xử lý số hàng thiếu
+ Nếu do người bỏn xuất thiếu, khi người bỏn xuất thờm hàng kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 152: Trị giỏ hàng thiếu
Cú TK 138(1): Số hàng thiếu đó xử lý
Đối với trường hợp thừa so với hoỏ đơn thỡ trả lại nhà cung cấp số thừa và chỉ nhập số hàng theo đỳng hợp đồng. Sau khi đó chấp nhận lụ hàng thủ kho mới tiến hành viết phiếu nhập kho là căn cứ giỳp kế toỏn ghi sổ.
Cuối thỏng, căn cứ vào Sổ chi tiết vật liệu kế toỏn lập Bảng tổng hợp nhập nguyờn vật liệu.
tế
Biểu 17 : Trớch Bảng tổng hợp nhập nguyờn vật liệu thỏng 10/2009
Cụng ty TNHH Dương Phỳ Gia BẢNG TỔNG HỢP NHẬP NGUYấN VẬT LIỆU Thỏng 10 năm 2009 Đơn vị tớnh: đồng Số TT Tờn vật liệu ĐVT Nhập tại kho Số lợng Thành tiền 1 Tinh bột ngụ kg Số 2 126.000 462.168.000 2 Tinh bột sắn kg Số 2 82.000 364.900.000 3 NaOH kg Số 1 784 8.115.968 4 NaCL kg Số 1 100 37.190.000 5 Axớt kg Số 1 550 64.411.600 6 Nhựa thụng kg Số 1 14.000 268.800.000 7 AKD sỏp kg Số 1 21.200 667.800.000 ... Cộng 394.360 3.873.743.568 Ngày 31 thỏng 10 năm 2009
Kế toỏn ghi sổ Kế toỏn trưởng
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Túm lại quỏ trỡnh nhập nguyờn vật liệu được phản ỏnh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ số 22: Sơ đồ hạch toỏn mua và nhập kho nguyờn vật liệu từ bờn ngoài
TK 111, 112 TK 152 Mua nguyờn vật liệu trả tiền ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngõn hàng
TK 141 TK 133
Tạm ứng Trả bằng tạm ứng TK 331 Chưa trả tiền