Một trong những u cầu của cơng tác quản lí NVL địi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại NVL cả về số lượng lẫn giá trị. Để theo dõi tình hình nhập, xuất kho NVL công ty sử dụng một số loại chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Thẻ kho
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Kế toán NVL là một phần quan trọng trong cơng tác kế tốn, thường có khối lượng chứng từ ban đầu rất nhiều. Vì vậy việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học là rất quan trọng. Việc lập và luân chuyển chứng từ tại công ty diễn ra như sau:
2.2.3.1. Đối với chứng từ nhập kho NVL:
Thủ kho Phòng kế hoạch-vật tư lập “biên bản kiểm nghiệm VT,SP,HH” và kphiếu nhập kho gồm 3 Kho NVL Thủ kho ghi “Thẻ
Sơ đồ 2.5. Thủ tục nhập NVL.
Hiện nay, NVL nhập kho của cơng ty chủ yếu là mua ngồi từ nhiều nguồn khác nhau như: Công ty cơ điện Trần Phú, Công ty SNC, Công ty TNHH Đức Tuấn, công ty ARKEMA là các nhà cung cấp thường xuyên và ổn định giúp cho công ty luôn chủ động trong sản xuất và một số nhà cung cấp lẻ khác.
Hàng tháng dựa trên những hợp đồng kinh tế, những đơn đặt hàng của phòng kinh doanh chuyển xuống, đồng thời căn cứ vào bảng kiểm kê kho định kỳ, báo cáo tồn kho; phòng kế hoạch – vật tư lập kế hoạch thu mua NVL để phục vụ sản xuất và dự trữ một khối lượng NVL hợp lí trong kho. Căn cứ vào kế hoạch mua NVL; phịng kế tốn – vật tư tiến hành nghiệp vụ mua hàng thơng qua việc kí kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp. Sau khi hợp đồng được kí kết, đến thời điểm giao nhận hàng như ghi trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng tới kho của công ty. Mọi NVL sau khi được mua về đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho theo trình tự sau:
(1) Khi nhà cung cấp mang hàng đến kho của cơng ty thì giao cho thủ kho kiểm tra về số lượng, quy cách, mẫu mã đồng thời phòng vật tư sẽ kiểm tra về chất lượng, xác nhận NVL phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật cquy định trước khi đưa vào nhập kho. Cán bộ phòng vật tư tiến hành lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá”
(2) Căn cứ vào hố đơn GTGT mua hàng về, cán bộ phịng kế hoạch – vật tư PNK gồm 3 liên
(3a) Thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và tiến hành nhạp kho. Mỗi loại NVL được nhập kho như đã định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL đúng kho hợp lý, khoa học vừa thuận tiện cho việc nhập
kho, vừa đảm bảo thuận lợi cho việc xuất kho đồng thời cho công tác bảo quản, kiểm kê.
Ở công ty khi mua NVL thì nhà cung cấp ln mang hàng và hố đơn về tận kho của Cơng ty nên khơng có trường hợp hàng đang đi trên đường hay mua hàng về trước hoá đơn.
(3b) Thủ kho ghi vào thẻ kho và chi ghi theo chỉ tiêu số lượng. (4) Cuối tháng thủ kho và kế toán NVL sẽ đối chiếu số liệu.
- Khi lập chứng từ “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá” cần căn cứ vào hoá đơn và số lượng thực nhập.
Biểu số 2.1. Công ty TNHH Vạn Xuân Phòng kế hoạch – vật tư Mẫu số 03 – VT Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của BT- BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ ( Số 25)
Ngày 21 tháng 10 năm 2008
Căn cứ vào HĐ số 0043802, ngày 21 tháng 10 năm 2008 Của cơng ty cổ phần SNC
Ơng(bà): Trương Thu Hiền Đại diện phòng kỹ thuật Uỷ viên Ơng(bà): Hồng Thị Liên Thủ kho Uỷ viên Đã kiểm kê các loại NVL dưới đây
TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất( vật tư,sản phẩm, hàng hoá) Đ VT Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách A B C D 1 2 3 E Dây đồng trần 2,6 kg Cân 4977,80 4977,80
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ số lượng, chất lượng, đảm bảo quy cách và phẩm chất. Dây đồng đạt tiêu chuẩn, đồng ý đưa vào nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Mẫu số:01GTKT – LL
HS/2006B