SỔ CÁI TÀI KHOẢN ĐỐI ỨNG
3.3.1. Về công tác quản lý vật tư:
3.3.1.1. Hoàn thiện việc lập kế hoạch thu mua NVL phụ.
Đối với các NVL phụ không mua theo hợp đồng, khơng có kế hoạch thu mua thì hàng tháng thủ kho và bộ phận sử dụng vật tư làm báo cáo tình hình sử dụng vật tư trong tháng gửi cho phịng kế hoạch – vật tư. Phòng ban này căn cứ vào tình hình thực tế sử dụng vật tư tháng trước và thực tế nhu cầu sản xuất để xem xét lập kế hoạch thu mua, phục vụ kịp thời cho nhu cầu sản xuất.
3.3.1.2. Sử dụng “ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”
Để tiết kiệm và sử dụng đúng đắn NVL cho từng loại sản phẩm và biết được số NVL và biết được số NVL cần sử dụng là bao nhiêu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, công ty nên sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo
hạn mức” với mục đích theo dõi NVL xuất kho trong trường hợp xuất một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vật tư theo định mức.
- Hạn mức được duyệt theo hợp đồng: Là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất theo hợp đồng và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm.
- Số lượng thực xuất trong tháng: Do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mục được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần.
Bộ phận phụ trách quản lý vật tư căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận
Phiếu được lập thành 2 liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sử dụng. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang cả 2 liên đến kho, người nhận vật tư giữ 1 liên, một liên giao cho thủ kho.
Biểu số 3.1
Công ty TNHH Vạn Xuân
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC
Nợ TK 621 Có TK 1521 Ngày 01 tháng 11 năm 2008
Bộ phận sử dụng: Tổ kéo dây.......................................................................... Lý do sản xuất: Xuất để sản xuất 5000m dây cho công ty ACB.....................
Xuất tại kho: Kho NVL............................................................
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐV T Hạn mức được duyệt theo hợp đồng Số lượng xuất 5/11 20/11 … Cộng A B D 1 2 3 4 5 1 Dây đồng2.6mm kg 25.300 7.300 4.325 … 25.300
Người nhận VT ký
Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Phụ trách bộ phận SD Phụ trách vật tư Thủ kho
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
3.3.1.3. Hồn thiện cơng tác đánh giá và lập dự phịng giảm giá NVL cuối kỳ
Do giá cả trên thị trường biến động, NVL kém phẩm chất, hư hỏng… Nếu không thu hồi vốn kịp thời sẽ làm ảnh hưởng tới kế haọch sản xuất. Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, cơng ty nên đánh giá giá trị thực tế của NVL tồn kho cịn tiến hành trích lập quỹ dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Cụ thể như sau:
- Mức lập dự phòng cần phải lập:
Số dự phòng cần phải lập dự trên số lượng của mõi loại NVL tồn kho theo kiểm kê và thực tế giá trong niên độ tiếp theo.
- TK sử dụng: TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK này được dùng để phản ánh việc lập dự phòng xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Phương pháp hạch toán:
+ Vào niên độ kế tốn sau- năm N+1 căn cứ vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá cả thi trường và giá gốc để xác định mức trích dự phịng của năm đó. Nừu số dự phịng đó lớn hơn số đã trích lập thì tiến hành hồn nhập dự phịng.
Nợ TK 632
Có TK 159 Số dự phòng bổ sung
+ Nếu số dự phòng mới nhỏ hơn số đã trích lập thì tiến hành hồn nhập dự phịng:
Nợ TK 159 Số chênh lệch nhỏ hơn Có TK 711.
3.3.2.1. Tổ chức mã hố NVL chính.
Để cơng tác quản lý NVL được chặt chẽ và thống nhất, việc đối chiếu kiểm tra được thuận tiện trong việc tìm kiếm thơng tin về NVL dễ dàng. Cơng ty nên mã hố NVL theo ký hiệu riêng và phải được sử dụng thống nhất trong tồn cơng ty. Điều này sẽ góp phần giảm bớt cơng viẹc quản lý của kế tốn, tránh nhầm lẫn trong cơng việc phân loại NVL.
Ta có thể phân loại như sau:
- TK 1521- NVL chính : + TK 1521.1 Đồng + TK 1521.2 Nhựa PVC