Công ty nên thiết lập hệ thống “Chứng từ ghi sổ” và “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để tiện theo dõi quá trình xuất NVL diễn ra liên tục với tần suất lớn.
Định kỳ kế toán NVL tổng hợp các chứng từ ghi sổ để vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. Sổ này theo dõi về mạet thời gian, dùng để đăng ký số tiền các “ Chứng từ ghi sổ”, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu ghi ở sổ cái.
Khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, kế toán viên chỉ khai báo bút toán liên quan đến TK 152. Sau đó máy tính sẽ tự động kết chuyển lên các “Chứng từ ghi sổ” và tự động kết chuyển lên Sổ cái TK 152.
Đối với phần thuế GTGT được khấu trừ khi mua NVL, sẽ được ghi vào chứng từ ghi sổ riêng.
Tuy cơng ty áp dụng hình thức kế tốn máy nhưng theo quy định về chế độ sổ và hình thức kế rốn vẫn phải đầy đủ các sổ kế toán chi tiết cũng như sổ kế toán tổng hợp. “ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” có kết cấu:
Biểu số 3.2:
Cơng ty TNHH Vạn xn
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 06
Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Ngày Số Nợ Có
16/10 PVC020 Giao hạt nhựa vào
nhập kho
1521.1 331 345.374.100
21/10 CU053 Giao dây đồng vào
kho
1521.1 331 627.202.800
24/10 CU054 Giao dây đồng vào
kho
1521.1 331 306.250.000
30/10 CU055 Giao dây đồng vào
kho
1521.1 331 655.905.600
31/10 PVC021 Giao nhựa vào kho 1521.1 331 69.090.000
Cộng 2.003.822.500
Kem theo 04 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng (ký) (ký) Biểu số 3.3: Công ty TNHH Vạn Xuân CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 09 Ngày 31 tháng 10 năm 2008
Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi
chú
Ngày Số Nợ Có
21/10 CU070 Xuất đồng cho sx 621 1521.1 172.120.140,00
24/10 CU071 Xuất đồng cho sx 621 1521.1 254.353.266,00
25/10 PVC070 Xuất nhựa cho sx 621 1521.2 25.359.800,00
27/10 PVC071 Xuất nhựa cho sx 621 1521.2 31.562.670,00 Cộng
Kèm theo 06 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng (ký) (ký)
Biểu số 3.4:
Công ty TNHH Vạn Xuân Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 2008
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngàytháng Số hiệu Ngàytháng
… … …
06 31/10 2.003.822.500
… …. ….
09 31/10 537.530.183,90
… … …
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám Đốc (ky,họ tên) (ký,họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số 3.5
Công ty TNHH Vạn Xuân