1.
4.3 NHỮNG YÊU CẦU ĐỂ NHÓM HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ
4.3.1 | YÊU CẦU ĐỐI VỚI NHÓM
- Có chung một mục tiêu: Tất cả các thành viên đều phải cam kết đạt được
mục tiêu chung. Để làm được điều đó, lợi ích của cả nhóm phải được đặt lên trên lợi ích của bất kỳ một cá nhân nào. Mục tiêu chung của cả nhóm chính là cái gắn kết các thành viên với nhau.
- Số lượng thành viên phù hợp: Tùy theo công việc của nhóm qui định số
lượng thành viên cho phù hợp. Nhóm q ít thành viên sẽ khơng phát huy được hiệu quả của nhóm vì khơng có nhiều người đóng góp ý kiến hay thực hiện cơng việc. Nhóm q đơng sẽ khó đạt được sự thống nhất trong hoạt động, do trong nhóm có nhiều người khác nhau có ý kiến, quan điểm khác nhau
- Khối lượng công việc: Việc lớn được chia ra thành nhiều việc nhỏ giao cho
các thành viên thực hiện. Công việc giao cho mỗi thành viên phải phù hợp với năng lực, tuy nhiên phải đảm bảo khối lượng gần như bằng nhau giữa các thành viên.
- Mọi người đều tham gia lãnh đạo: Dù có một trưởng nhóm được cử ra,
nhưng lý tưởng nhất là mọi người đều tham gia vào việc lãnh đạo nhóm. - Có ghi biên bản: Các cuộc họp theo kế hoạch đều có ghi biên bản để ghi lại
nội dung và diễn biến cuộc họp nhằm xác định được sự đóng góp của các thành viên trong nhóm.
4.3.2 | YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
- Mạnh dạn đưa ra các ý kiến hữu ích khi thảo luận nhóm - Ln ln lắng nghe, chia sẻ, hỗ trợ và tôn trọng người khác
- Thường xuyên, liên tục tập trung vào cơng việc và những gì cần phải thực hiện.
- Không bao giờ chỉ trích, phê phán người khác . Ln ln có thái độ tích cực với cơng việc.
- Chủ động tìm kiếm và đề xuất các giải pháp để giải quyết vấn đề. 4.4 | CÁC MƠ HÌNH TỔ CHỨC NHĨM
4.4.1 | MƠ HÌNH TRUYỀN THỐNG
Đây là mơ hình mà những người tham gia cần có sơ đồ tổ chức. Việc soạn ra sơ đồ tổ chức giúp nhóm xác định ra vai trò của từng thành viên trong nhóm. Nhiều nhóm sinh viên chọn mơ hình sơ đồ tổ chức truyền thống ví nó đơn giản. Tuy nhiên, khơng phải lúc nào mơ hình này cũng phù hợp. Mơ hình này đề cao vai trị của trưởng nhóm và trưởng các phân nhóm. Trưởng nhóm có thể tham gia vào những cuộc tranh luận trong các phân nhóm. Mơ hình này phân biệt vai trị trưởng nhóm và các thành viên khác trong nhóm.
Trong mơ hình này, trưởng nhóm có vai trị gần như vai trò của các thành viên khác trong nhóm và mọi người trong nhóm tham gia ý kiến vào các quyết định của nhóm. Quyết định dựa vào ý kiến của số đơng. Mơ hình này có thể khiến việc ra quyết định chậm hơn nhưng có ưu điểm là tránh được sai lầm cá nhân.
4.4.3 | MƠ HÌNH NGANG
Mơ hình này cũng giống như mơ hình tham gia nhưng trưởng nhóm cũng tham gia như một thành viên và làm việc trong các phân nhóm. Trưởng nhóm làm việc xoay vịng với các phân nhóm và tham gia vào giải quyết các cơng việc cụ thể.
4.4.4 | MƠ HÌNH TƯ VẤN
Mơ hình này thường phổ biến trong các nhóm sinh viên kỹ thuật, khi đó giảng viên hay hướng dẫn viên sẽ đóng vai trị tư vấn viên. Các nhóm sinh viên có thể là một nhóm thiết kế, nhóm nghiên cứu,…Tư vấn viên không phải là thành viên nhưng nhóm có thể sử dụng vào những thời điểm cần thiết như một nguồn lực quan trọng giúp nhóm hồn thành nhiệm vụ.
Khơng có một mơ hình tổ chức nhóm nào là hồn toàn tốt hay hoàn toàn tồi. Trong trường hợp cụ thể cần lựa chọn mơ hình tổ chức phù hợp.
4.5 | VAI TRỊ CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHĨM
Mỗi thành viên trong nhóm:
- Hãy tự xác định mình sẽ đóng góp tốt nhất cho nhóm để nhóm hồn thành được mục tiêu đề ra. Đừng chỉ trông vào người khác trong nhóm.
- Đừng trơng đợi là các bạn cùng nhóm là những người hồn hảo. Bạn khơng phải là người hồn hảo thì người khác cũng vậy. Đừng băn khoăn nếu người bạn thân của bạn không trong cùng nhóm với bạn. Hãy làm bạn với những thành viên trong nhóm.
- Hãy cẩn thận với ấn tượng ban đầu. Có những người mới đầu tỏ ra rất giỏi
nhưng sau đó khơng đóng góp được bao nhiêu, trong khi có những người ban đầu có vẻ khơng xuất sắc nhưng lại là người tham gia và đóng góp rất nhiều cho thành tích của nhóm.
- Hãy thận trọng trong việc lựa chọn trưởng nhóm. Có thể người lúc đầu dường như là giỏi nhất để lãnh đạo nhưng rồi sau đó chẳng thực hiện được cam kết nào. Hãy quan tâm đến cam kết cụ thể của trưởng nhóm
- Giúp nhóm đạt được mục tiêu bằng khả năng và năng lực đặc biệt của mình. Hãy là một thành viên tích cực của nhóm, tạo năng lượng và động lực cho nhóm.
- Kiên nhẫn: Thúc đẩy nhóm phát triển và hãy cho nhóm thời gian để phát triển. Hãy hợp tác để nhóm phát triển theo từng giai đoạn
- Đánh giá thành tích bản thân và thành tích của nhóm: Hãy ghi lại những thành tích và thất bại của nhóm. Nếu thất bại thì hãy phân tích ngun nhân. Hãy đóng góp hết khả năng của mình cho sự tiến bộ của nhóm.
Có một số vai trị khác nhau mà các thành viên trong nhóm có thể áp dụng trong các cuộc họp nhóm, một số trong đó được liệt kê dưới đây. Những vai trị này khơng phải ln ln cố định - một người có thể áp dụng một số các vai trò trong một cuộc họp hoặc thay đổi vai trị phụ thuộc vào những gì đang được thảo luận.
4.5.1 | VAI TRÒ CỔ ĐỘNG (ENCOURAGER)
Họ là những cá nhân tích cực ủng hộ và khen ngợi các thành viên khác trong nhóm. Họ thường xuyên đưa ra các ý tưởng gợi ý hoặc làm rõ những ý tưởng của người khác. Họ có thể sử dụng sự hài hước để phá vỡ sự căng thẳng trong nhóm.
Họ có thể nói: "Chúng ta CĨ THỂ làm điều này!", "Đó là một ý tưởng tuyệt vời"! 4.5.2 | VAI TRÒ LIÊN KẾT (COMPROMISER)
Họ là những người cố gắng để duy trì sự hài hịa giữa các thành viên trong nhóm. Họ rất gần gũi, quan tâm đến người khác và sẽ giới thiệu mọi người với nhau và làm cho họ cảm thấy thoải mái. Họ có thể sẵn sàng để thay đổi quan điểm của mình để có được một quyết định nhóm. Họ làm việc tốt với những người khác nhau. Họ kéo mọi người và cơng việc với nhau, từ đó phát triển các mối quan hệ. Họ là những cá nhân chịu và biết lắng nghe một cách cẩn thận để các quan điểm của các thành viên khác trong nhóm. Họ là các thẩm phán tốt của mọi người, ngoại giao và nhạy cảm với cảm xúc của người khác. Họ có khả năng nhận biết và giải quyết những khác biệt về quan điểm và sự phát triển của xung đột.
Họ có thể nói: "Chúng ta đã khơng nghe ý kiến của Mike. Tơi muốn nghe những gì
bạn nghĩ về điều này.", " Tôi không chắc là tôi đồng ý. Tại sao bạn nói như thế? "
4.5.3 | VAI TRÒ LÃNH ĐẠO (LEADER)
Họ là người chỉ đạo trình tự các bước thực hiện và giữ cho nhóm "đi đúng hướng". Họ rất giỏi trong việc kiểm soát và phối hợp các nguồn lực. Họ có năng lượng, quyết tâm và chủ động để vượt qua những trở ngại. Họ biết ưu và nhược điểm của mỗi cá nhân và làm thế nào để họ có thể sử dụng. Họ có thể trở nên mất kiên nhẫn với sự tự mãn và sự thiếu tiến bộ và đơi khi có thể phản ứng thái quá.
Họ có thể nói "Chúng ta hãy trở lại sau nếu chúng ta có thời gian.", "Chúng ta cần phải chuyển sang bước tiếp theo.", "Sue, bạn nghĩ gì về ý tưởng này?"
4.5.4 | VAI TRỊ TĨM TẮT (SUMMARISER/CLARIFIER)
Họ là người bình tĩnh, có thể tóm tắt lại những gì đã thảo luận và kết luận của nhóm. Họ làm rõ mục tiêu của nhóm và xây dựng trên ý tưởng của người khác. Họ là người hịa giải tốt và tìm kiếm sự đồng thuận.
Họ có thể nói: "Vì vậy, đây là những gì chúng tơi đã quyết định cho đến nay", "Tôi nghĩ bạn nói đúng, nhưng chúng ta cũng có thể thêm vào ...."
4.5.5 | VAI TRÒ ĐƯA RA Ý TƯỞNG (IDEAS PERSON)
Họ thường xuyên đưa ra ý tưởng mới để giải quyết vấn đề hoặc gợi ý cách thức để nhóm tổ chức thực hiện cơng việc. Họ quan tâm đến vấn đề lớn hơn là các chi tiết nhỏ. Họ dễ bị buồn chán khi mà động lực ban đầu biến mất.
Họ có thể nói "Tại sao chúng ta khơng xem xét làm nó theo cách này?" 4.5.6 | VAI TRÒ ĐÁNH GIÁ (EVALUATOR)
Đánh giá giúp nhóm tránh đi đến thỏa thuận quá nhanh. Họ có xu hướng chậm khi đi đến một quyết định vì cần phải suy nghĩ , phân tích và đánh giá sự việc. Họ có thể đề nghị các ý tưởng khác.
Họ có thể nói: "Khả năng khác là gì" ". Chúng ta hãy thử xem xét điều này một cách khác" hay "Tôi không chắc chắn chúng tôi đi đúng hướng."
Họ là người giữ cho nhóm ln tập trung làm việc và làm việc một cách có tổ chức. Họ thường là người đầu tiên đề nghị ghi nhận lại các ý kiến và các quyết định. Họ cũng là người quản lý thời gian, nhắc nhở thời hạn thực hiện đối với mỗi công việc. Họ cũng là người thường kiểm tra xem mọi người trong nhóm có hiểu và đồng ý về các kế hoạch và hành động. Họ cũng giống như một bộ nhớ của nhóm.
Họ có thể nói: "Chúng ta chỉ cịn 5 phút nữa thơi, vì vậy cần quyết định ngay”
"Mọi người đều hiểu biểu đồ này rồi chứ?"
"Có phải tất cả chúng ta đều nhất trí vấn đề này?"
4.6 | BÀI TẬP CHƯƠNG 4
Hãy thử trả lời 28 câu hỏi dưới đây, mỗi câu trả lời được đánh giá từ 0 đến 12 điểm, dựa vào tổng số điểm đạt được của bạn có thể biết mình phù hợp vai trị nào trong nhóm https://www.kent.ac.uk/careers/sk/teamwork.htm
1. Tơi giúp người khác tìm sự thỏa hiệp giữa các quan điểm khác nhau. 2. Tôi đưa ra những ý tưởng mới cho các nhóm mà tơi làm việc.
3. Tơi đưa ra các tiêu chí để ra quyết định 4. Tôi không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc.
5. Tôi là một người lạc quan, người có xu hướng nhìn vào mặt tích cực. 6. Tơi là một người làm việc có tổ chức, luôn luôn đúng hạn
7. Tôi xây dựng trên ý tưởng của người khác.
8. Tôi bảo vệ quan điểm của mình, cố gắng tranh luận một cách logic để thuyết phục người khác.
9. Tôi đề nghị những cách thức mới để làm việc.
10. Tôi đảm bảo rằng tất cả các khả năng đều được khám phá. 11. Tôi hành động như người ghi chép cho nhóm của tơi. 12. Tơi ủng hộ và khen ngợi các thành viên khác trong nhóm. 13. Tơi giải thích về những gì người khác đã nói.
14. Tơi sẵn sàng nhượng bộ ý kiến của riêng mình để có được sự đồng thuận cho cả nhóm.
15. Tôi sử dụng sự hài hước để loại bỏ căng thẳng trong nhóm mà tơi làm việc. 16. Tơi hành động như người phát ngôn, để cung cấp các kết quả của nhóm. 17. Tơi làm rõ những đóng góp của người khác.
18. Tôi quan tâm những vấn đề lớn hơn là các chi tiết nhỏ. 19. Tôi cố gắng hết sức để theo kịp mức độ làm việc của nhóm.
20. Tơi cố gắng để giữ cho mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm hài hịa. 21. Tôi yêu cầu người khác phải chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể. 22. Tôi dùng sự phân tích khách quan để đưa ra các quyết định.
23. Tơi tóm tắt những gì đã được nói.
24. Tôi thường dẫn dắt và hợp tác với mọi người trong nhóm
25. Tơi lắng nghe một cách cẩn thận những gì các thành viên khác trong nhóm – nói và cố gắng giữ cho các thành viên khác yên lặng khi nói.
26. Tơi khơng cho phép nhóm thực hiện một cơng việc nào đó q thời hạn. 27. Tơi đề nghị những cách nhìn mới về vấn đề này.
5. KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ
Trong chương này, sinh viên sẽ được giới thiệu các tiêu chuẩn giao tiếp điện tử và các hình thức giao tiếp điện tử khác nhau, đặc biệt là hình thức giao tiếp sử dụng thư điện tử.
Khi học xong chương này, các em có khả năng:
- Làm quen được các hình thức giao tiếp điện tử khác nhau.
- Áp dụng được các tiêu chuẩn khi giao tiếp điện tử (điện thoại, email, tin nhắn, facebook,…). Hình thành kỹ năng quản lý mail cá nhân, soạn thảo được một số dạng mail thông dụng, gửi, nhận và phản hồi mail một cách chuẩn mực.
5.1 | KHÁI NIỆM GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ
Giao tiếp đề cập đến bất kỳ quy trình nào cho phép bạn tương tác với người khác.
Giao tiếp điện tử đơn giản là hình thức giao tiếp sử dụng phương pháp điện tử như thư điện tử (Email: Electronic Mail), tin nhắn tức thời (IM: Instance Message), tin nhắn văn bản (SMS: Short Message Service), hội nghị truyền hình (Video Conference),…
Có hai loại khung thời gian chủ yếu dành cho giao tiếp: thời gian thực và có độ trễ.
Trong giao tiếp thời gian thực, thông tin được gửi và nhận tức thời. Ví dụ
trong giao tiếp thời gian thực như là Chat, Mary nói một điều gì đó, Bob nghe thấy điều đó và có thể trả lời ngay lập tức, và ngược lại.
Trong giao tiếp có độ trễ, tồn tai một thời gian trễ giữa việc gửi và nhận thơng tin. Ví dụ giao tiếp có độ trễ như là việc gửi email, người nhận thư không
nhất thiết phải ở nhà để chờ thư được gửi đến, cũng không cần phải đăng nhập vào chương trình thư điện tử mới có thể nhận được bản tin điện tử. Hộp thư điện tử (inbox) cũng giống như hòm thư truyền thống ở bưu điện. Các bức thư được đặt trong hòm thư cho đến khi người nhận mở hòm thư và lấy thư ra. Các bức thư điện tử được đặt trong Inbox cho tới khi người dùng đăng nhập và mở thư ra. 5.2 | CÁC TIÊU CHUẨN GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ
Khơng có một quy tắc cố định nào liên quan đến giao tiếp; tuy nhiên, những hướng dẫn dưới đây là những tiêu chuẩn được chấp nhận rộng rãi khi sử dụng giao tiếp điện tử. Gồm có:
- Nên lựa chọn hình thức giao tiếp: thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hay đối thoại trực tiếp,…? Trước khi lựa chọn việc gửi thư điện tử, bạn hãy suy nghĩ về mục đích của bản tin, bạn đang mong muốn sự phản hồi như thế nào và được phản hồi sau bao lâu. Ví dụ, nếu bạn cần một sự trợ giúp kỹ thuật ngay lập tức, bạn có thể gọi trực tiếp cho nhà phân phối hoặc phịng ban IT thay vì gửi thư điện tử.
- Bạn cần nhớ rằng thư điện tử không phải là giao tiếp thời gian thực. Các bản tin điện tử (và phản hồi) có thể bị trễ - đặc biệt nếu người nhận khơng có mặt ở văn phịng hoặc đang trong kì nghỉ.
- Khi viết một bản tin, bạn cần nghĩ về người nhận. Ví dụ, thư điện tử khi viết cho mục đích kinh doanh hay với vấn đề học tập, bạn cần sử dụng ngữ điệu chuyên nghiệp và tuân theo những chuẩn mực thực tế trong mơi trường tương ứng. Thậm chí khi viết một đoạn văn bản đơn giản hoặc nhắn tin tức thời cho một người bạn, bạn cần suy nghĩ một chút về vấn đề định viết hoặc cách viết như thế nào. Ví dụ, bạn có sử dụng cách viết tắt hoặc cách viết ngắn gọn của các từ hay khơng (ví dụ như “u” thay vì “you”) và liệu người