1.
5.3 LÀM VIỆC VỚI THƯ ĐIỆN TỬ (EMAIL)
5.3.1 | TẠO MỘT TÀI KHOẢN EMAIL
Để làm việc với email, trước hết bạn phải tạo cho mình một địa chỉ email tức là một tài khoản được xác định bởi tên người dùng và mật khẩu vì bạn sẽ được
yêu cầu đăng nhập vào tài khoản trước khi có thể gửi và nhận thư điện tử.
Có rất nhiều dịch vụ email miễn phí như gmail, outlook mail hoặc yahoo mail. Nếu bạn là một người đi làm thì cũng có thể sử dụng email được cơ quan cấp cho.
Cách tạo 1 tài khoản gmail
Bước 1:
Truy cập vào đia chỉ: http://gmail.com -> Click vào create a account (Tạo một tài khoản)
Bước 2:
Điền đầy đủ các thơng tin như hình dưới sau đó click vào nút: I accept. Create my account (Tôi chấp nhận, hãy tạo tài khoản của tôi).
Hình 30. Tạo tài khoản – Bước 2
Bước 3:
Nếu tạo thành công 1 cửa sổ sẽ tạo ra. Click vào show me my accout>>
Lưu ý: đừng bao giờ đặt những email kiểu như: hotboykhongyeu@… hay
kecaptraitim@… Thay vào đó bạn thử tạo một email mới nghiêm túc, lịch sự và đứng đắn hơn, chẳng hạn sử dụng họ tên của bạn ví dụ thuyhuynh@gmail.com
Hình 31. Tạo tài khoản – Bước 3
5.3.2 | CÁC BƯỚC GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
Đầu tiên bạn đăng nhập vào chương trình thư điện tử, chẳng hạn Gmail qua địa chỉ htpp://gmail.com. Tại đây bạn cần nhập tên người dùng và mật khẩu của mình.
Click vào soạn thư trong hộp thoại gmail rồi thực hiện các bước :
Bước 1: Viết dòng chủ đề:(subject)
Viết dòng chủ đề ngắn gọn nhằm giúp người nhận biết được bản tin đó muốn nói điều gì. Dịng tiêu đề khơng bắt buộc phải có nhưng hầu hết các chương trình thư điện tử đều có thơng báo nhắc nhở nếu bạn khơng viết dịng này.
Nếu bạn đặt chủ đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu khơng họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không quan trọng.
Bước 2: Đính kèm tập tin vào email (Attach File)
Tập tin đính kèm là file mà bạn muốn gửi cùng với thư điện tử. Các tập tin đính kèm có thể chứa hình ảnh, video, tài liệu,...Các tập tin đính kèm là tùy chọn và có thể làm tăng nhanh kích thước thư điện tử.
Khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …
Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Ngồi ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Khơng viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Bước 3: Viết nội dung email
Một bản tin điện tử thơng thường gồm có 4 phần
Phần chào hỏi:
- Dear (Hi)… - Hoặc Kính gửi…
Phần Nội dung:
- Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
- Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng. - Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.
- Tuân theo một số tiêu chuẩn giao tiếp điện tử đã nêu ở mục 6.2
Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng như:
- Thanks & Best Regards, - Trân trọng, Em cảm ơn …
Chữ ký:
Phần văn bản chứa tên của bạn, chức vụ và có thể là thơng tin liên lạc. Chữ ký được đặt ở cuối thư, khơng bắt buộc phải có.
Bước 4: Nhập địa chỉ email người nhận
Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện cuối cùng là vì để hạn chế tối đa việc email chưa hồn thành nhưng lỡ tay bạn bấm gửi thì lúc đó sẽ khơng thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hồn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi. Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm tới địa chỉ email khác.
Dòng địa chỉ rất quan trọng để nhận diện ai sẽ nhận được thư điện tử này. Cần phân biệt trường To, Cc và Bcc:
- To: Để nhận diện những người nhận chính của thư điện tử. Bạn có thể gửi
thư điện tử cho nhiều người nhận bằng cách ngăn cách các địa chỉ bởi dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.
- CC: Viết tắt của cụm từ “carbon copy” và chỉ ra ai sẽ nhận được bản sao của bức thư điện tử này chỉ với mục đích thơng tin.
- BCC: viết tắt của cụm từ “blind carbon copy”. Bất kỳ ai có địa chỉ mà bạn
nhập vào trong trường bcc sẽ nhận được bản sao của bản tin, nhưng người khác không biết về bất kỳ ai có mặt trong trường hợp này. Ví dụ, bạn có thể gửi một bức thư xác nhận ngày ăn tối với em gái của bạn và Bcc cho người bạn của cô ấy để gây ngạc nhiên cho em gái của mình.