1.
4.4 | CÁC MƠ HÌNH TỔ CHỨC NHÓM
4.4.3 MƠ HÌNH NGANG
Mơ hình này cũng giống như mơ hình tham gia nhưng trưởng nhóm cũng tham gia như một thành viên và làm việc trong các phân nhóm. Trưởng nhóm làm việc xoay vịng với các phân nhóm và tham gia vào giải quyết các công việc cụ thể.
4.4.4 | MƠ HÌNH TƯ VẤN
Mơ hình này thường phổ biến trong các nhóm sinh viên kỹ thuật, khi đó giảng viên hay hướng dẫn viên sẽ đóng vai trị tư vấn viên. Các nhóm sinh viên có thể là một nhóm thiết kế, nhóm nghiên cứu,…Tư vấn viên không phải là thành viên nhưng nhóm có thể sử dụng vào những thời điểm cần thiết như một nguồn lực quan trọng giúp nhóm hồn thành nhiệm vụ.
Khơng có một mơ hình tổ chức nhóm nào là hoàn toàn tốt hay hoàn toàn tồi. Trong trường hợp cụ thể cần lựa chọn mơ hình tổ chức phù hợp.
4.5 | VAI TRỊ CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHĨM
Mỗi thành viên trong nhóm:
- Hãy tự xác định mình sẽ đóng góp tốt nhất cho nhóm để nhóm hồn thành được mục tiêu đề ra. Đừng chỉ trơng vào người khác trong nhóm.
- Đừng trơng đợi là các bạn cùng nhóm là những người hồn hảo. Bạn khơng phải là người hồn hảo thì người khác cũng vậy. Đừng băn khoăn nếu người bạn thân của bạn khơng trong cùng nhóm với bạn. Hãy làm bạn với những thành viên trong nhóm.
- Hãy cẩn thận với ấn tượng ban đầu. Có những người mới đầu tỏ ra rất giỏi
nhưng sau đó khơng đóng góp được bao nhiêu, trong khi có những người ban đầu có vẻ không xuất sắc nhưng lại là người tham gia và đóng góp rất nhiều cho thành tích của nhóm.
- Hãy thận trọng trong việc lựa chọn trưởng nhóm. Có thể người lúc đầu dường như là giỏi nhất để lãnh đạo nhưng rồi sau đó chẳng thực hiện được cam kết nào. Hãy quan tâm đến cam kết cụ thể của trưởng nhóm
- Giúp nhóm đạt được mục tiêu bằng khả năng và năng lực đặc biệt của mình. Hãy là một thành viên tích cực của nhóm, tạo năng lượng và động lực cho nhóm.
- Kiên nhẫn: Thúc đẩy nhóm phát triển và hãy cho nhóm thời gian để phát triển. Hãy hợp tác để nhóm phát triển theo từng giai đoạn
- Đánh giá thành tích bản thân và thành tích của nhóm: Hãy ghi lại những thành tích và thất bại của nhóm. Nếu thất bại thì hãy phân tích ngun nhân. Hãy đóng góp hết khả năng của mình cho sự tiến bộ của nhóm.
Có một số vai trị khác nhau mà các thành viên trong nhóm có thể áp dụng trong các cuộc họp nhóm, một số trong đó được liệt kê dưới đây. Những vai trò này không phải luôn luôn cố định - một người có thể áp dụng một số các vai trị trong một cuộc họp hoặc thay đổi vai trò phụ thuộc vào những gì đang được thảo luận.
4.5.1 | VAI TRÒ CỔ ĐỘNG (ENCOURAGER)
Họ là những cá nhân tích cực ủng hộ và khen ngợi các thành viên khác trong nhóm. Họ thường xuyên đưa ra các ý tưởng gợi ý hoặc làm rõ những ý tưởng của người khác. Họ có thể sử dụng sự hài hước để phá vỡ sự căng thẳng trong nhóm.
Họ có thể nói: "Chúng ta CĨ THỂ làm điều này!", "Đó là một ý tưởng tuyệt vời"! 4.5.2 | VAI TRÒ LIÊN KẾT (COMPROMISER)
Họ là những người cố gắng để duy trì sự hài hịa giữa các thành viên trong nhóm. Họ rất gần gũi, quan tâm đến người khác và sẽ giới thiệu mọi người với nhau và làm cho họ cảm thấy thoải mái. Họ có thể sẵn sàng để thay đổi quan điểm của mình để có được một quyết định nhóm. Họ làm việc tốt với những người khác nhau. Họ kéo mọi người và công việc với nhau, từ đó phát triển các mối quan hệ. Họ là những cá nhân chịu và biết lắng nghe một cách cẩn thận để các quan điểm của các thành viên khác trong nhóm. Họ là các thẩm phán tốt của mọi người, ngoại giao và nhạy cảm với cảm xúc của người khác. Họ có khả năng nhận biết và giải quyết những khác biệt về quan điểm và sự phát triển của xung đột.
Họ có thể nói: "Chúng ta đã không nghe ý kiến của Mike. Tôi muốn nghe những gì
bạn nghĩ về điều này.", " Tôi không chắc là tôi đồng ý. Tại sao bạn nói như thế? "
4.5.3 | VAI TRỊ LÃNH ĐẠO (LEADER)
Họ là người chỉ đạo trình tự các bước thực hiện và giữ cho nhóm "đi đúng hướng". Họ rất giỏi trong việc kiểm soát và phối hợp các nguồn lực. Họ có năng lượng, quyết tâm và chủ động để vượt qua những trở ngại. Họ biết ưu và nhược điểm của mỗi cá nhân và làm thế nào để họ có thể sử dụng. Họ có thể trở nên mất kiên nhẫn với sự tự mãn và sự thiếu tiến bộ và đơi khi có thể phản ứng thái quá.
Họ có thể nói "Chúng ta hãy trở lại sau nếu chúng ta có thời gian.", "Chúng ta cần phải chuyển sang bước tiếp theo.", "Sue, bạn nghĩ gì về ý tưởng này?"
4.5.4 | VAI TRỊ TĨM TẮT (SUMMARISER/CLARIFIER)
Họ là người bình tĩnh, có thể tóm tắt lại những gì đã thảo luận và kết luận của nhóm. Họ làm rõ mục tiêu của nhóm và xây dựng trên ý tưởng của người khác. Họ là người hịa giải tốt và tìm kiếm sự đồng thuận.
Họ có thể nói: "Vì vậy, đây là những gì chúng tơi đã quyết định cho đến nay", "Tơi nghĩ bạn nói đúng, nhưng chúng ta cũng có thể thêm vào ...."
4.5.5 | VAI TRÒ ĐƯA RA Ý TƯỞNG (IDEAS PERSON)
Họ thường xuyên đưa ra ý tưởng mới để giải quyết vấn đề hoặc gợi ý cách thức để nhóm tổ chức thực hiện công việc. Họ quan tâm đến vấn đề lớn hơn là các chi tiết nhỏ. Họ dễ bị buồn chán khi mà động lực ban đầu biến mất.
Họ có thể nói "Tại sao chúng ta khơng xem xét làm nó theo cách này?" 4.5.6 | VAI TRỊ ĐÁNH GIÁ (EVALUATOR)
Đánh giá giúp nhóm tránh đi đến thỏa thuận quá nhanh. Họ có xu hướng chậm khi đi đến một quyết định vì cần phải suy nghĩ , phân tích và đánh giá sự việc. Họ có thể đề nghị các ý tưởng khác.
Họ có thể nói: "Khả năng khác là gì" ". Chúng ta hãy thử xem xét điều này một cách khác" hay "Tôi không chắc chắn chúng tôi đi đúng hướng."
Họ là người giữ cho nhóm ln tập trung làm việc và làm việc một cách có tổ chức. Họ thường là người đầu tiên đề nghị ghi nhận lại các ý kiến và các quyết định. Họ cũng là người quản lý thời gian, nhắc nhở thời hạn thực hiện đối với mỗi công việc. Họ cũng là người thường kiểm tra xem mọi người trong nhóm có hiểu và đồng ý về các kế hoạch và hành động. Họ cũng giống như một bộ nhớ của nhóm.
Họ có thể nói: "Chúng ta chỉ cịn 5 phút nữa thơi, vì vậy cần quyết định ngay”
"Mọi người đều hiểu biểu đồ này rồi chứ?"
"Có phải tất cả chúng ta đều nhất trí vấn đề này?"
4.6 | BÀI TẬP CHƯƠNG 4
Hãy thử trả lời 28 câu hỏi dưới đây, mỗi câu trả lời được đánh giá từ 0 đến 12 điểm, dựa vào tổng số điểm đạt được của bạn có thể biết mình phù hợp vai trị nào trong nhóm https://www.kent.ac.uk/careers/sk/teamwork.htm
1. Tơi giúp người khác tìm sự thỏa hiệp giữa các quan điểm khác nhau. 2. Tôi đưa ra những ý tưởng mới cho các nhóm mà tơi làm việc.
3. Tơi đưa ra các tiêu chí để ra quyết định 4. Tơi không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc.
5. Tôi là một người lạc quan, người có xu hướng nhìn vào mặt tích cực. 6. Tơi là một người làm việc có tổ chức, ln ln đúng hạn
7. Tôi xây dựng trên ý tưởng của người khác.
8. Tơi bảo vệ quan điểm của mình, cố gắng tranh luận một cách logic để thuyết phục người khác.
9. Tôi đề nghị những cách thức mới để làm việc.
10. Tôi đảm bảo rằng tất cả các khả năng đều được khám phá. 11. Tôi hành động như người ghi chép cho nhóm của tơi. 12. Tôi ủng hộ và khen ngợi các thành viên khác trong nhóm. 13. Tơi giải thích về những gì người khác đã nói.
14. Tơi sẵn sàng nhượng bộ ý kiến của riêng mình để có được sự đồng thuận cho cả nhóm.
15. Tơi sử dụng sự hài hước để loại bỏ căng thẳng trong nhóm mà tơi làm việc. 16. Tôi hành động như người phát ngôn, để cung cấp các kết quả của nhóm. 17. Tơi làm rõ những đóng góp của người khác.
18. Tơi quan tâm những vấn đề lớn hơn là các chi tiết nhỏ. 19. Tôi cố gắng hết sức để theo kịp mức độ làm việc của nhóm.
20. Tơi cố gắng để giữ cho mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm hài hịa. 21. Tơi u cầu người khác phải chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể. 22. Tơi dùng sự phân tích khách quan để đưa ra các quyết định.
23. Tơi tóm tắt những gì đã được nói.
24. Tơi thường dẫn dắt và hợp tác với mọi người trong nhóm
25. Tơi lắng nghe một cách cẩn thận những gì các thành viên khác trong nhóm – nói và cố gắng giữ cho các thành viên khác n lặng khi nói.
26. Tơi khơng cho phép nhóm thực hiện một cơng việc nào đó q thời hạn. 27. Tơi đề nghị những cách nhìn mới về vấn đề này.
5. KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ
Trong chương này, sinh viên sẽ được giới thiệu các tiêu chuẩn giao tiếp điện tử và các hình thức giao tiếp điện tử khác nhau, đặc biệt là hình thức giao tiếp sử dụng thư điện tử.
Khi học xong chương này, các em có khả năng:
- Làm quen được các hình thức giao tiếp điện tử khác nhau.
- Áp dụng được các tiêu chuẩn khi giao tiếp điện tử (điện thoại, email, tin nhắn, facebook,…). Hình thành kỹ năng quản lý mail cá nhân, soạn thảo được một số dạng mail thông dụng, gửi, nhận và phản hồi mail một cách chuẩn mực.
5.1 | KHÁI NIỆM GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ
Giao tiếp đề cập đến bất kỳ quy trình nào cho phép bạn tương tác với người khác.
Giao tiếp điện tử đơn giản là hình thức giao tiếp sử dụng phương pháp điện tử như thư điện tử (Email: Electronic Mail), tin nhắn tức thời (IM: Instance Message), tin nhắn văn bản (SMS: Short Message Service), hội nghị truyền hình (Video Conference),…
Có hai loại khung thời gian chủ yếu dành cho giao tiếp: thời gian thực và có độ trễ.
Trong giao tiếp thời gian thực, thông tin được gửi và nhận tức thời. Ví dụ
trong giao tiếp thời gian thực như là Chat, Mary nói một điều gì đó, Bob nghe thấy điều đó và có thể trả lời ngay lập tức, và ngược lại.
Trong giao tiếp có độ trễ, tồn tai một thời gian trễ giữa việc gửi và nhận thơng tin. Ví dụ giao tiếp có độ trễ như là việc gửi email, người nhận thư không
nhất thiết phải ở nhà để chờ thư được gửi đến, cũng khơng cần phải đăng nhập vào chương trình thư điện tử mới có thể nhận được bản tin điện tử. Hộp thư điện tử (inbox) cũng giống như hòm thư truyền thống ở bưu điện. Các bức thư được đặt trong hòm thư cho đến khi người nhận mở hòm thư và lấy thư ra. Các bức thư điện tử được đặt trong Inbox cho tới khi người dùng đăng nhập và mở thư ra. 5.2 | CÁC TIÊU CHUẨN GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ
Khơng có một quy tắc cố định nào liên quan đến giao tiếp; tuy nhiên, những hướng dẫn dưới đây là những tiêu chuẩn được chấp nhận rộng rãi khi sử dụng giao tiếp điện tử. Gồm có:
- Nên lựa chọn hình thức giao tiếp: thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hay đối thoại trực tiếp,…? Trước khi lựa chọn việc gửi thư điện tử, bạn hãy suy nghĩ về mục đích của bản tin, bạn đang mong muốn sự phản hồi như thế nào và được phản hồi sau bao lâu. Ví dụ, nếu bạn cần một sự trợ giúp kỹ thuật ngay lập tức, bạn có thể gọi trực tiếp cho nhà phân phối hoặc phịng ban IT thay vì gửi thư điện tử.
- Bạn cần nhớ rằng thư điện tử không phải là giao tiếp thời gian thực. Các bản tin điện tử (và phản hồi) có thể bị trễ - đặc biệt nếu người nhận khơng có mặt ở văn phịng hoặc đang trong kì nghỉ.
- Khi viết một bản tin, bạn cần nghĩ về người nhận. Ví dụ, thư điện tử khi viết cho mục đích kinh doanh hay với vấn đề học tập, bạn cần sử dụng ngữ điệu chuyên nghiệp và tuân theo những chuẩn mực thực tế trong môi trường tương ứng. Thậm chí khi viết một đoạn văn bản đơn giản hoặc nhắn tin tức thời cho một người bạn, bạn cần suy nghĩ một chút về vấn đề định viết hoặc cách viết như thế nào. Ví dụ, bạn có sử dụng cách viết tắt hoặc cách viết ngắn gọn của các từ hay khơng (ví dụ như “u” thay vì “you”) và liệu người nhận có thể hiểu về những từ mà bạn viết?
- Trình bày rõ ràng và ngắn gọn nếu có thể. Nếu bản tin của bạn yêu cầu phải cuộn nhiều hơn hai trang mà hình thì có lẽ bạn nên gửi tệp tin đính kèm, cung cấp thêm thông tin qua những liên kết trong thư, hoặc liên lạc trực tiếp với người nhận.
- Ln kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi bạn gửi tin. Nếu trong bản tin có chứa các siêu liên kết, bạn kiểm tra các liên kết đó để đảm bảo nó vẫn hoạt động.
- Thận trọng khi gửi bản tin cho nhiều người. Có phải mọi người đều cần thiết phải nhận bản tin đó khơng? Mục đích của bản tin này là gì và ai cần thông tin này.
- Khi trả lời bản tin được gửi tới nhiều người nhận, bạn xem xét khi nào cần thiết cho mọi người đọc thư phản hồi của bạn; bạn có thể chỉ cần phản hồi cho người gửi ban đầu. Ví dụ, giả sử Cố vấn học tập (CVHT) của bạn gửi thư điện tử để nhắc nhở bạn hoàn thiện giấy tờ với phịng đào tạo; khi đó CVHT của bạn có thể Cc cho phịng tài đào tạo theo phép lịch sự để cho họ biết thêm thông tin. Trong trường hợp này, bạn chỉ nên phản hồi lại cho CVHT của mình.
- Nếu bản tin chứa thơng tin bí mật hoặc nhạy cảm hay có thể yêu cầu chữ ký phê duyệt, bạn cần cân nhắc hình thức giao tiếp nào là tốt nhất, khi đó có thể sử dụng phương pháp in ra giấy.
- Việc sử dụng tất cả các từ viết hoa trong thư điện tử được coi là “đang la hét”. Hãy thận trọng! MỌI TỪ ĐỀU ĐƯỢC VIẾT IN HOA sẽ gây ra ra cảm giác khó đọc, nếu bạn muốn nhấn mạnh một ý nào đó, bạn nên sử dụng chữ in đậm.
- Hạn chế sử dụng từ viết tắt vì khơng phải ai cũng quen với những từ viết tắt đó và dễ gây hiểu nhầm. Ngồi ra cũng thận trọng dùng các biểu tượng cảm xúc, đó là những biểu hiện trạng thái cảm xúc của người gửi đối với người nhận.
- Bạn cần nhớ rằng các trang web bạn tham gia và đưa thông tin các nhân của bạn như hình ảnh hoặc video đều có thể truy cập bởi người khác qua các trang mạng xã hội. Khi đăng bất kỳ thông tin nào lên mạng, bạn cần suy nghĩ cận thận.
5.3 | LÀM VIỆC VỚI THƯ ĐIỆN TỬ (EMAIL)
5.3.1 | TẠO MỘT TÀI KHOẢN EMAIL
Để làm việc với email, trước hết bạn phải tạo cho mình một địa chỉ email tức là một tài khoản được xác định bởi tên người dùng và mật khẩu vì bạn sẽ được
yêu cầu đăng nhập vào tài khoản trước khi có thể gửi và nhận thư điện tử.
Có rất nhiều dịch vụ email miễn phí như gmail, outlook mail hoặc yahoo mail. Nếu bạn là một người đi làm thì cũng có thể sử dụng email được cơ quan cấp cho.
Cách tạo 1 tài khoản gmail
Bước 1: