1.
5.1 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ
Giao tiếp đề cập đến bất kỳ quy trình nào cho phép bạn tương tác với người khác.
Giao tiếp điện tử đơn giản là hình thức giao tiếp sử dụng phương pháp điện tử như thư điện tử (Email: Electronic Mail), tin nhắn tức thời (IM: Instance Message), tin nhắn văn bản (SMS: Short Message Service), hội nghị truyền hình (Video Conference),…
Có hai loại khung thời gian chủ yếu dành cho giao tiếp: thời gian thực và có độ trễ.
Trong giao tiếp thời gian thực, thông tin được gửi và nhận tức thời. Ví dụ
trong giao tiếp thời gian thực như là Chat, Mary nói một điều gì đó, Bob nghe thấy điều đó và có thể trả lời ngay lập tức, và ngược lại.
Trong giao tiếp có độ trễ, tồn tai một thời gian trễ giữa việc gửi và nhận thơng tin. Ví dụ giao tiếp có độ trễ như là việc gửi email, người nhận thư không
nhất thiết phải ở nhà để chờ thư được gửi đến, cũng khơng cần phải đăng nhập vào chương trình thư điện tử mới có thể nhận được bản tin điện tử. Hộp thư điện tử (inbox) cũng giống như hòm thư truyền thống ở bưu điện. Các bức thư được đặt trong hòm thư cho đến khi người nhận mở hòm thư và lấy thư ra. Các bức thư điện tử được đặt trong Inbox cho tới khi người dùng đăng nhập và mở thư ra. 5.2 | CÁC TIÊU CHUẨN GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ
Khơng có một quy tắc cố định nào liên quan đến giao tiếp; tuy nhiên, những hướng dẫn dưới đây là những tiêu chuẩn được chấp nhận rộng rãi khi sử dụng giao tiếp điện tử. Gồm có:
- Nên lựa chọn hình thức giao tiếp: thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hay đối thoại trực tiếp,…? Trước khi lựa chọn việc gửi thư điện tử, bạn hãy suy nghĩ về mục đích của bản tin, bạn đang mong muốn sự phản hồi như thế nào và được phản hồi sau bao lâu. Ví dụ, nếu bạn cần một sự trợ giúp kỹ thuật ngay lập tức, bạn có thể gọi trực tiếp cho nhà phân phối hoặc phịng ban IT thay vì gửi thư điện tử.
- Bạn cần nhớ rằng thư điện tử không phải là giao tiếp thời gian thực. Các bản tin điện tử (và phản hồi) có thể bị trễ - đặc biệt nếu người nhận khơng có mặt ở văn phịng hoặc đang trong kì nghỉ.
- Khi viết một bản tin, bạn cần nghĩ về người nhận. Ví dụ, thư điện tử khi viết cho mục đích kinh doanh hay với vấn đề học tập, bạn cần sử dụng ngữ điệu chuyên nghiệp và tuân theo những chuẩn mực thực tế trong môi trường tương ứng. Thậm chí khi viết một đoạn văn bản đơn giản hoặc nhắn tin tức thời cho một người bạn, bạn cần suy nghĩ một chút về vấn đề định viết hoặc cách viết như thế nào. Ví dụ, bạn có sử dụng cách viết tắt hoặc cách viết ngắn gọn của các từ hay khơng (ví dụ như “u” thay vì “you”) và liệu người nhận có thể hiểu về những từ mà bạn viết?
- Trình bày rõ ràng và ngắn gọn nếu có thể. Nếu bản tin của bạn yêu cầu phải cuộn nhiều hơn hai trang mà hình thì có lẽ bạn nên gửi tệp tin đính kèm, cung cấp thêm thông tin qua những liên kết trong thư, hoặc liên lạc trực tiếp với người nhận.
- Ln kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi bạn gửi tin. Nếu trong bản tin có chứa các siêu liên kết, bạn kiểm tra các liên kết đó để đảm bảo nó vẫn hoạt động.
- Thận trọng khi gửi bản tin cho nhiều người. Có phải mọi người đều cần thiết phải nhận bản tin đó khơng? Mục đích của bản tin này là gì và ai cần thông tin này.
- Khi trả lời bản tin được gửi tới nhiều người nhận, bạn xem xét khi nào cần thiết cho mọi người đọc thư phản hồi của bạn; bạn có thể chỉ cần phản hồi cho người gửi ban đầu. Ví dụ, giả sử Cố vấn học tập (CVHT) của bạn gửi thư điện tử để nhắc nhở bạn hoàn thiện giấy tờ với phịng đào tạo; khi đó CVHT của bạn có thể Cc cho phịng tài đào tạo theo phép lịch sự để cho họ biết thêm thông tin. Trong trường hợp này, bạn chỉ nên phản hồi lại cho CVHT của mình.
- Nếu bản tin chứa thơng tin bí mật hoặc nhạy cảm hay có thể yêu cầu chữ ký phê duyệt, bạn cần cân nhắc hình thức giao tiếp nào là tốt nhất, khi đó có thể sử dụng phương pháp in ra giấy.
- Việc sử dụng tất cả các từ viết hoa trong thư điện tử được coi là “đang la hét”. Hãy thận trọng! MỌI TỪ ĐỀU ĐƯỢC VIẾT IN HOA sẽ gây ra ra cảm giác khó đọc, nếu bạn muốn nhấn mạnh một ý nào đó, bạn nên sử dụng chữ in đậm.
- Hạn chế sử dụng từ viết tắt vì khơng phải ai cũng quen với những từ viết tắt đó và dễ gây hiểu nhầm. Ngồi ra cũng thận trọng dùng các biểu tượng cảm xúc, đó là những biểu hiện trạng thái cảm xúc của người gửi đối với người nhận.
- Bạn cần nhớ rằng các trang web bạn tham gia và đưa thông tin các nhân của bạn như hình ảnh hoặc video đều có thể truy cập bởi người khác qua các trang mạng xã hội. Khi đăng bất kỳ thông tin nào lên mạng, bạn cần suy nghĩ cận thận.
5.3 | LÀM VIỆC VỚI THƯ ĐIỆN TỬ (EMAIL)
5.3.1 | TẠO MỘT TÀI KHOẢN EMAIL
Để làm việc với email, trước hết bạn phải tạo cho mình một địa chỉ email tức là một tài khoản được xác định bởi tên người dùng và mật khẩu vì bạn sẽ được
yêu cầu đăng nhập vào tài khoản trước khi có thể gửi và nhận thư điện tử.
Có rất nhiều dịch vụ email miễn phí như gmail, outlook mail hoặc yahoo mail. Nếu bạn là một người đi làm thì cũng có thể sử dụng email được cơ quan cấp cho.
Cách tạo 1 tài khoản gmail
Bước 1:
Truy cập vào đia chỉ: http://gmail.com -> Click vào create a account (Tạo một tài khoản)
Bước 2:
Điền đầy đủ các thơng tin như hình dưới sau đó click vào nút: I accept. Create my account (Tôi chấp nhận, hãy tạo tài khoản của tôi).
Hình 30. Tạo tài khoản – Bước 2
Bước 3:
Nếu tạo thành công 1 cửa sổ sẽ tạo ra. Click vào show me my accout>>
Lưu ý: đừng bao giờ đặt những email kiểu như: hotboykhongyeu@… hay
kecaptraitim@… Thay vào đó bạn thử tạo một email mới nghiêm túc, lịch sự và đứng đắn hơn, chẳng hạn sử dụng họ tên của bạn ví dụ thuyhuynh@gmail.com
Hình 31. Tạo tài khoản – Bước 3
5.3.2 | CÁC BƯỚC GỬI THƯ ĐIỆN TỬ
Đầu tiên bạn đăng nhập vào chương trình thư điện tử, chẳng hạn Gmail qua địa chỉ htpp://gmail.com. Tại đây bạn cần nhập tên người dùng và mật khẩu của mình.
Click vào soạn thư trong hộp thoại gmail rồi thực hiện các bước :
Bước 1: Viết dòng chủ đề:(subject)
Viết dòng chủ đề ngắn gọn nhằm giúp người nhận biết được bản tin đó muốn nói điều gì. Dịng tiêu đề khơng bắt buộc phải có nhưng hầu hết các chương trình thư điện tử đều có thơng báo nhắc nhở nếu bạn khơng viết dịng này.
Nếu bạn đặt chủ đề email phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu khơng họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email khơng quan trọng.
Bước 2: Đính kèm tập tin vào email (Attach File)
Tập tin đính kèm là file mà bạn muốn gửi cùng với thư điện tử. Các tập tin đính kèm có thể chứa hình ảnh, video, tài liệu,...Các tập tin đính kèm là tùy chọn và có thể làm tăng nhanh kích thước thư điện tử.
Khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …
Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Ngồi ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng. Khơng viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.
Bước 3: Viết nội dung email
Một bản tin điện tử thơng thường gồm có 4 phần
Phần chào hỏi:
- Dear (Hi)… - Hoặc Kính gửi…
Phần Nội dung:
- Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi
- Nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng. - Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận email.
- Tuân theo một số tiêu chuẩn giao tiếp điện tử đã nêu ở mục 6.2
Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng như:
- Thanks & Best Regards, - Trân trọng, Em cảm ơn …
Chữ ký:
Phần văn bản chứa tên của bạn, chức vụ và có thể là thông tin liên lạc. Chữ ký được đặt ở cuối thư, khơng bắt buộc phải có.
Bước 4: Nhập địa chỉ email người nhận
Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện cuối cùng là vì để hạn chế tối đa việc email chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn bấm gửi thì lúc đó sẽ khơng thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và click để gửi đi. Kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không muốn gửi nhầm tới địa chỉ email khác.
Dòng địa chỉ rất quan trọng để nhận diện ai sẽ nhận được thư điện tử này. Cần phân biệt trường To, Cc và Bcc:
- To: Để nhận diện những người nhận chính của thư điện tử. Bạn có thể gửi
thư điện tử cho nhiều người nhận bằng cách ngăn cách các địa chỉ bởi dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.
- CC: Viết tắt của cụm từ “carbon copy” và chỉ ra ai sẽ nhận được bản sao của bức thư điện tử này chỉ với mục đích thơng tin.
- BCC: viết tắt của cụm từ “blind carbon copy”. Bất kỳ ai có địa chỉ mà bạn
nhập vào trong trường bcc sẽ nhận được bản sao của bản tin, nhưng người khác không biết về bất kỳ ai có mặt trong trường hợp này. Ví dụ, bạn có thể gửi một bức thư xác nhận ngày ăn tối với em gái của bạn và Bcc cho người bạn của cô ấy để gây ngạc nhiên cho em gái của mình.
5.4 | MỘT SỐ HÌNH THỨC GIAO TIẾP ĐIỆN TỬ KHÁC
Tin nhắn văn bản được tạo và gửi từ điện thoại di động (hoặc các thiết bị di động tương tự). Số lượng ký tự trên mỗi tin nhắn bị giới hạn khoảng 100 đến 200 tùy nhà cung cấp). Bạn có thể gửi cho một hoặc nhiều người, tuy nhiên tinnn nhắn có thể mất nhiều thời gian để gửi được tới nơi người nhận, phụ thuộc vào mạng di động. Bên cạnh dịch vụ nhắn tin ngắn, rất nhiều nhà cung cấp hỗ trợ dịch vụ nhắn tin đa phương tiện (MMS: Multimedia Messaging Service), cho phép người dùng gửi các hình ảnh và video cho người dùng khác, cũng như cập nhật các thông tin cho thiết bị di động như tin tức hay thời tiết.
Hình 33. Nhắn tin văn bản
5.4.2 | HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH
Hội nghị truyền hình cho phép mọi người ở địa điểm cách xa nhau có thể tham gia vào một cuộc hội nghị. Những người tham dự ở mỗi địa điểm thường ngồi tập trung xung quanh những chiếc bàn trong một phịng có trang bị camera truyền hình, micro, màn hình video và loa. Đơi khi chỉ cần camera và màn hình được sử dụng, cịn tín hiệu thoại được truyền tải qua điện thoại.
Hình 34. Hội nghị truyền hình
5.4.3 | CÁC TRANG MẠNG XÃ HỘI
Các trang mạng xã hội là những trang web mà bạn có thể tham gia kết nối với những người bạn biết cũng như làm quen với những người bạn mới. Bạn cần tạo một tài khoản trên trang mạng xã hội trước khi sử dụng. Để tạo tài khoản, bạn chọn một tên người dùng và mật khẩu. Bạn sẽ sử dụng tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập vào tài khoản của mình, và những thơng tin này sẽ được liên kết với hồ sơ cá nhân của bạn.
Khi bạn tạo hồ sơ trên trang mạng xã hội, bạn sẽ có một trang của riêng mình, sau đó bạn có thể đăng hình ảnh, video, hoặc văn bản lên trang cá nhân của mình. Một số trang mạng xã hội: Twitter, Linkedln, Skyblog, Facebook, trong đó Facebook là trang mạng xã hội phổ biến nhất hiện nay và ước tính có hơn 900 triệu người dùng trên toàn thế giới. Mỗi người dùng có thể tùy chỉnh trang của họ để chia sẻ văn bản, hình ảnh, cũng như cùng chơi trò chơi điện tử với những người khác.
5.5 | BÀI TẬP CHƯƠNG 5
Hình 35. Email của một sinh viên viết
2. Sinh viên thực hành viết email gửi cho Thầy Cô theo các chủ đề sau: - Xin tài liệu môn học.
- Thắc mắc nội dung buổi học hơm trước. - Xin hỗn buổi báo cáo.
6. KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Trong cơng việc hằng ngày, khi có một vấn đề nào đó xảy ra, chắc hẳn bạn thường phân vân không biết giải quyết theo hướng nào. Chương này sẽ trình bày một số vấn đề cơ bản về giải quyết vấn đề trong công nghệ thông tin và trong máy tính.
Chương này sẽ cung cấp cho Sinh viên:
- Những khái niệm cơ bản về vấn đề và giải quyết vấn đề trong kỹ thuật.
- Quy trình giải quyết vấn đề qua sáu bước. Một số kỹ thuật, công cụ và phương pháp cơ bản thường dùng để giải quyết vấn đề trong kỹ thuật thu thập ý tưởng và sắp xếp dữ liệu, hiển thị và phần tích dữ liệu, ra quyết định, biểu đồ quá trình và quản lý dự án.
6.1 | MỘT SỐ KHÁI NIỆM
6.1.1 | VẤN ĐỀ (PROBLEM)
Con người ở vào hồn cảnh nào đó đặt cho mình câu hỏi “làm sao để?” thì nghĩa là chúng ta đang đối đầu với vấn đề. Tham gia vào cuộc thi “Ai là triệu phú”, phải trả lời các câu hỏi do ban tổ chức đưa ra, đối mặt với các câu hỏi đó cũng là đối mặt với vấn đề. Được giao một đề án với thời gian giới hạn, đó cũng là vấn đề. Và trong cuộc sống hàng ngày, vấn đề luôn xuất hiện cái quan trọng hơn là cách chúng ta tiếp cận để giải quyết chúng.
Một vấn đề là một tình huống, có số lượng hoặc khơng có số lượng mà một cá nhân hoặc nhóm người được yêu cầu giải quyết. Vấn đề là một cơ hội để cải thiện, là sự khác biệt giữa tình trạng hiện tại và tình trạng mong muốn, là kết quả của việc nhìn nhận một sự việc khơng hồn thiện trong hiện tại và sự tin tưởng vào khả năng có thể có được một tương lai tốt đẹp hơn
Trong cuộc sống hàng ngày, tùy thuộc vào hồn cảnh sống và mơi trường học tập mà nảy sinh những vấn đề mà chúng ta phải tìm ra cách giải quyết. Ví dụ: vấn đề kẹt xe, ngập lụt, dạy thêm, học thêm, chạy trường, chạy điểm, ô nhiễm môi trường, nguồn nước, vv
Vấn đề được phân loại như sau:
Phân loại theo độ khó của vấn đề
1. Vấn đề đơn giản là vấn đề được xác định rõ ràng, nó có tính lặp đi lặp lại
và có một nguyên nhân duy nhất, nguyên nhân này có những giải pháp có thể đánh giá được hồn tồn về tính ảnh hưởng của nó với vấn đề.
2. Vấn đề phức tạp là vấn đề khơng được xác định rõ ràng, có tính độc nhất,
khơng bình thường hoặc mới lạ, có nhiều nguyên nhân gây ra đồng thời các giải pháp giải quyết vấn đề sẽ thay đổi, ảnh hưởng vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề
Phân loại theo dạng của vấn đề
Vấn đề nghiên cứu; Vấn đề kiến thức; Vấn đề sai sót, lỗi;
Vấn đề tốn học;
Vấn đề nguồn lực tài chính, tiền bạc, thời gian, con người,… Vấn đề xã hội;
Vấn đề thiết kế.
6.1.2 | GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving skills) là một trong những kỹ năng rất cần thiết trong học tập và làm việc bởi cuộc sống là một chuỗi những vấn đề đòi