8 .Kết cấu luận án
1.2 Nội dung kế tốn quản trị chi phí SXKD trong doanh nghiệp sản xuất
1.2.2 Xây dựng hệ thống định mức và lập dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh
1.2.2.1 Xây dựng hệ thống định mức chi phí SXKD
Xây dựng hệ thống định mức chi phí SXKD là một trong những cơng cụ giúp nhà quản trị doanh nghiệp quản lý chi phí SXKD. Định mức chi phí là việc xác định chi phí cần thiết để SXKD một đơn vị sản phẩm. Định mức chi phí được xây dựng cho từng loại chi phí SXKD trong doanh nghiệp. Định mức chi phí là căn cứ để kiểm tra, giám sát chi phí SXKD phát sinh của nhà quản trị DN. Việc xây dựng hệ thống định mức chi phí là cơ sở cho việc lập dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh, giúp các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tốt hơn.
Định mức chi phí SXKD có thể được chia thành hai loại là Định mức lý tưởng (là định mức chỉ có thể đạt được trong những điều kiện SXKD hồn hảo nhất, có nghĩa là định mức được xây dựng trong điều kiện SXKD tiên tiến, máy móc, thiết bị, phương tiện làm việc hiện đại và trình độ tay nghề của người lao động cao, quá trình sản xuất kinh doanh liên tục khơng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan và chủ quan làm ngừng sản xuất như sự cố về điện, về quá trình cung cấp vật liệu và an tồn lao động... Chúng khơng cho phép bất kỳ một sự hư hỏng nào của máy móc hoặc một sự gián đoạn sản xuất. Vì vậy định mức lý tưởng khơng có tính thực tế nên khơng được dùng trên thực tế, nhưng được xây dựng làm căn cứ xây dựng định mức thực tế); Định mức thực tế (là những định mức được xây dựng dựa trên điều kiện thực tế của DN, phù hợp với điều kiện và khả năng
SXKD bình thường của doanh nghiệp. Chúng cho phép có thời gian ngừng máy hợp lý, thời gian nghỉ ngơi của nhân viên. Bên cạnh đó, định mức thực tế là cơ sở để các nhà quản trị kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các định mức kinh tế, kỹ thuật, làm căn cứ để lập dự tốn chi phí SXKD).
Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí SXKD: Q trình xây dựng định mức chi phí sản xuất phải tuân theo nguyên tắc là xem xét khách quan tồn bộ tình hình thực tế chi phí SXKD cho mỗi đơn vị sản phẩm về hiện vật của kỳ trước, đánh giá chất lượng sản phẩm và các vấn đề liên quan đến năng suất và hiệu quả lao động của doanh nghiệp. Sau đó kết hợp với những thay đổi về thị trường như quan hệ cung cầu, nhu cầu đòi hỏi của thị trường, thay đổi về điều kiện kinh tế kỹ thuật để bổ sung định mức chi phí cho phù hợp với điều kiện và yêu cầu mới.
Phương pháp xây dựng định mức chi phí:
+ Phương pháp phân tích kỹ thuật: là phương pháp mà định mức chi phí
SXKD được xây dựng dựa trên tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp về nguồn lực lao động hiện có, quy trình cơng nghệ sản xuất, trình độ quản lý, giá cả thị trường của các yếu tố đầu vào,…
+ Phương pháp phân tích quá khứ: là phương pháp mà định mức chi phí SXKD
được xác định dựa trên kết quả hoạt động SXKD của những kỳ trước để xác định mức chi phí trung bình, tuy nhiên cần phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và đánh giá xem những chi phí phát sinh các kỳ trước đã hợp lý hay chưa, nếu khơng hợp lý thì có thể bỏ hoặc xây dựng lại.
+ Phương pháp phân tích điều chỉnh: là phương pháp mà định mức chi phí SXKD được xây dựng bằng cách điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động SXKD trong tương lai của doanh nghiệp.
Xây dựng các định mức chi phí sản xuất kinh doanh
- Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Định mức chi phí NVL trực tiếp là sự tiêu hao của chi phí NVL trực tiếp cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm, được xây dựng thông qua định mức lượng NVL tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm và định mức đơn giá của NVL đó.
+ Định mức lượng NVL trực tiếp: Phản ánh lượng NVL trực tiếp tiêu hao để sản xuất một sản phẩm. Khi xây dựng định mức lượng NVLTT cần chú ý đến đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu và mức độ tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, lượng nguyên vật liệu hao hụt cho phép trong quá trình sản xuất, tình trạng máy mọc thiết bị, trình độ tay nghề của công nhân, dây chuyền sản xuất,...
+ Định mức đơn giá của NVL trực tiếp: là giá bình qn tính trên một đơn vị NVL trực tiếp sử dụng, được xác định căn cứ vào giá mua trên hóa đơn, chi phí thu mua, hao hụt cho phép trong quá trình thu mua, các khốn chiết khấu, …
Sau khi xây dựng được định mức lượng NVL tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm và định mức đơn giá của từng loại NVL thì xác định định mức chi phí NVL tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm theo cơng thức sau:
Định mức chi phí NVLTT = Định mức lượng NVL x Định mức đơn giá NVLTT
Định mức chi phí vật tư để xử lý chất thải
Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất thường phát sinh các vấn đề gây ảnh hưởng tới môi trường như bụi, khí thải, nước thải, đất đá thải, … Các chất thải tạo ra trong hoạt động SXKD là nguyên nhân làm ô nhiễm môi trường, gây thiệt hại tới môi trường và bản thân các doanh nghiệp sản xuất. DNSX phải bỏ ra chi phí để khắc phục, xử lý chất thải, trong đó vật tư xử lý chất thải là một phần khơng thể thiếu. Do đó, DN cần xây dựng định mức chi phí vật tư để xử lý chất thải.
Định mức chi phí vật tư để xử lý chất thải được xây dựng thông qua định mức lượng vật tư xử lý chất thải (số lượng vật tư tiêu hao để xử lý 1 đơn vị chất thải; số lượng vật tư bị hỏng cho phép; lượng vật tư hao hụt trong quá trình xử lý chất thải cho phép) và định mức giá vật tư xử lý chất thải
Định mức chi phí vật tư xử lý chất thải = Định mức lượng vật tư xử lý chất thải x Định mức giá vật tư xử lý chất thải
- Xây dựng định mức chi phí nhân cơng trực tiếp
Xây dựng định mức chi phí NCTT cũng tương tự như xây dựng định mức chi phí NVLTT, tức là xác định chi phí NCTT dự kiến phát sinh trên một đơn vị sản phẩm sản xuất ra. Định mức chi phí NCTT được xây dựng căn cứ vào định mức lượng thời gian lao động trực tiếp tiêu hao cho việc sản xuất một đơn vị sản phẩm và định mức đơn giá thời gian lao động.
+ Định mức lượng thời gian lao động tiêu hao cho việc sản xuất một đơn vị sản phẩm là xác định lượng thời gian cần thiết để hoàn thành sản xuất một đơn vị sản phẩm. Khi xây dựng định mức lượng thời gian lao động trực tiếp cần căn cứ vào thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm, thời gian nghỉ ngơi của công nhân, thời gian máy móc nghỉ để bảo dưỡng, ...
+ Định mức về đơn giá thời gian lao động trực tiếp: Là chi phí NCTT cho một đơn vị thời gian lao động, bao gồm: Lương chính, các khoản phụ cấp lương, các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ,… của công nhân trực tiếp sản xuất.
Sau khi xây dựng được định mức đơn giá và định mức lượng thời gian lao động thì sẽ xác định được định mức chi phí NCTT tiêu hao cho đơn vị sản phẩm đó.
Định mức chi phí
nhân cơng trực tiếp =
Định mức lượng thời
gian lao động x
Định mức đơn giá thời gian lao động Định mức chi phí nhân cơng xử lý chất thải
Để thực hiện hoạt động bảo vệ môi trường, cũng như hoạt động xử lý chất thải mơi trường do q trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tạo ra. DN cần nhân công xử lý chất thải, căn cứ vào nhận diện chi phí mơi trường thì DN chỉ có thể tiến hành xây dựng định mức chi phí nhân cơng chất thải. Việc xây dựng định mức nhân công xử lý chất thải căn cứ vào định mức lượng thời gian NC xử lý chất thải và định mức giá nhân công xử lý chất thải
Định mức chi phí NC xử lý chất thải = Định mức lượng thời gian NC xử lý chất thải x Định mức giá NC xử lý chất thải
- Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung:
Chi phí SXC là chi phí hỗn hợp gồm các yếu tố mang tính chất biến phí và những yếu tố mang tính chất định phí. Do đó, khi xây dựng định mức chi phí SXC cũng có thể xây dựng định mức biến phí sản xuất chung và định mức định phí sản xuất chung.
+ Định mức biến phí sản xuất chung: Là biến phí sản xuất chung dự kiến phát sinh để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Nếu biến phí sản xuất chung liên quan đến nhiều loại sản phẩm thì khi xây dựng định mức cần lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ hợp lý để phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí. Tiêu chuẩn phân bổ có thể là khối lượng sản phẩm sản xuất, số giờ công lao động trực tiếp, số giờ máy hoặc phân bổ theo chi phí trực tiếp. Nếu biến phí sản xuất chung liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm thì xây dựng định mức tương tự như định mức chi phí NVLTT và định mức chi phí NCTT.
+ Định mức định phí sản xuất chung: Là định phí sản xuất chung dự kiến phát sinh để sản xuất một đơn vị sản phẩm, được xây dựng tương tự như xây dựng định mức biến phí sản xuất chung. Căn cứ vào định mức SXC hàng năm và tiêu thức phân bổ hợp lý để phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí.
Sau khi xây dựng xong định mức biến phí sản xuất chung và định mức định phí sản xuất chung ta tổng hợp lại để xác định định mức chi phí SXC.
- Xây dựng định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc xây dựng định mức chi phí bán hàng và chi phí QLDN cũng tiến hành tương tự việc xây dựng định mức chi phí SXC do các khoản chi phí này cũng có tính chất hỗn hợp như chi phí SXC. Tùy theo đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà tiêu chuẩn phân bổ thường được sử dụng để phân bổ chi phí bán hàng và chi phí QLDN khác nhau, căn cứ phân bổ có thể dựa vào % chi phí trực tiếp hoặc liên quan đến hoạt động tiêu thụ như số lượng sản phẩm tiêu thụ, doanh thu bán hàng, …
- Xây dựng định mức chi phí tài chính (chủ yếu phát sinh chi phí lãi vay) chiếm tỷ
trọng nhỏ, phát sinh không thường xuyên nên thường không xây dựng định mức.
1.2.2.2 Lập dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh
Lập dự tốn chi phí SXKD là việc ước tính tồn bộ chi phí SXKD dự kiến để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập dự tốn chi phí SXKD là một khâu quan trọng trong KTQT chi phí SXKD. Dự tốn chi phí SXKD được tính tốn dựa trên cơ sở định mức chi phí SXKD nội bộ, kết quả hoạt động SXKD thực tế và dự toán của kỳ trước, biến động về giá cả của các yếu tố chi phí SXKD, khối lượng sản phẩm cần sản xuất, ... Trên cơ sở các dự tốn chi phí SXKD, doanh nghiệp có thể chủ động trong việc sử dụng nguồn lực và đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí SXKD trong kỳ. Do đó, lập dự tốn chi phí SXKD giúp doanh nghiệp kiểm sốt tốt hơn các yếu tố chi phí SXKD.
Dự tốn chi phí SXKD có thể được lập dưới dạng dự toán tĩnh hoặc dự toán linh hoạt. Dự tốn tĩnh là dự tốn chi phí SXKD được xây dựng cho một mức độ hoạt động dự kiến. Số liệu trong dự toán tĩnh rất quan trọng trong việc lập kế hoạch nhưng ít tác dụng cho việc kiểm sốt thực tế bởi vì mức độ hoạt động thực tế hiếm khi trùng với kế hoạch đặt ra, vì vậy việc so sánh chi phí ở hai mức độ hoạt động khác nhau là khập khiễng. Dự toán linh hoạt là dự tốn chi phí SXKD được xây dựng trên nhiều mức độ hoạt động nhằm cung cấp thơng tin về tình hình chi phí, doanh thu và lợi nhuận của DN có thể đạt được theo các phương án kinh doanh và khả năng có thể xảy ra. Nếu kết quả kinh doanh khác với mức độ hoạt động của dự tốn thì dự tốn mới sẽ được lập cho mức độ hoạt động thực tế để làm cơ sở so sánh đánh giá thực tế với dự tốn. Trong dự tốn linh hoạt, định phí khơng thay đổi phạm vi mức độ hoạt động phù hợp, cịn biến phí sẽ được điều chỉnh theo mức độ hoạt động thực tế. Một dự toán tốt sẽ hỗ trợ cho DN trong quá trình lập kế hoạch để cụ thể hóa các mục tiêu của DN đồng thời kiểm sốt q trình thực hiện mục tiêu đó. Vì vậy, theo tác giả, các DNSX nên lập dự toán linh hoạt bởi gắn liền với mức độ hoạt động thực tế tại doanh nghiệp đồng thời là cơ sở để phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động.
Phương pháp lập dự tốn chi phí SXKD: Căn cứ vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị, doanh nghiệp có thể tiến hành lập dự tốn theo các phương pháp sau:
+ Phương pháp lập dự toán từ trên xuống: số liệu dự toán được lập từ cấp quản lý cao nhất, sau đó được phân bổ cho các cấp dưới (Công trường, phân xưởng, bộ phận phụ trợ, phịng ban). Phương pháp này thường thích hợp với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, hoặc doanh nghiêp hoạt động theo cơ chế tập trung, bao cấp.
+ Phương pháp lập dự toán từ dưới lên: là phương pháp mà số liệu dự toán được lập từ cấp dưới (Công trường, phân xưởng, bộ phận phụ trợ, phịng ban) sau đó trình lên cấp trên (Ban giám đốc) để xem xét. Nhà quản trị cấp cao nhất sẽ tiến hành xem xét, điều chỉnh và phê duyệt dự toán.
+ Phương pháp lập dự toán hỗn hợp: là phương pháp kết hợp của hai phương pháp trên. Các dự tốn được đưa ra trên cơ sở có sự thảo luận và nhất trí giữa các cấp quản trị. Việc lập dự toán được xây dựng dựa trên dự toán được phân bổ và kết hợp với điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế tại các cấp. Sau đó, nhà quản trị tiến hành xem xét và phê duyệt dự toán.
Nội dung lập dự tốn chi phí SXKD bao gồm:
- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm, DN dự tốn chi phí NVLTT dự kiến để sản xuất sản phẩm cho kỳ tiếp theo nhằm chủ động đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và đảm bảo cho hoạt động sản xuất khơng bị gián đoạn. Dự tốn chi phí NVLTT được xác định dựa vào khối lượng sản phẩm dự kiến sản xuất, định mức lượng NVLTT tiêu hao cho một đơn vị phẩm và định mức đơn giá NVLTT dùng cho sản xuất. Dự tốn chi phí NVLTT được xác định theo cơng thức sau:
Dự tốn chi phí NVL trực tiếp = Số lượng SP sản xuất kế hoạch x Định mức lượng NVL x Định mức đơn giá NVL Trong đó, Dự tốn vật tư xử lý chất thải được xác định trên lượng chất thải cần xử lý dự kiến và định mức chi phí vật tư xử lý một đơn vị chất thải. Trong đó, lượng chất thải cần xử lý dự kiến được xác định bằng lượng NVL đầu vào dùng để sản xuất dự kiến trừ đi lượng sản phẩm đầu ra từ SX dự kiến.
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dựa vào nhu cầu sản xuất trong kỳ, doanh nghiệp lập dự toán chi phí nhân cơng trực tiếp nhằm chủ động trong việc sắp xếp, sử dụng lao động trực tiếp sản xuất, tránh tình trạng thiếu hụt lao động, đảm bảo sự thơng suốt trong q trình sản xuất kinh doanh. Để