Trong đó:
Giám đốc: Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm thực
hiện các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, là người điều hành, quản lý công việc và chịu trách nhiệm tồn bộ mọi hoạt động của cơng ty.
Phó giám đốc: Trợ giúp Giám đốc điều hành công việc của công ty khi được ủy
nhiệm, giám sát chặt chẽ việc thực hiện nhiệm vụ của các phòng ban.
Phòng kinh doanh: Nghiên cứu thị trường, quảng bá giới thiệu sản phẩm, tìm
kiếm khách hàng, báo giá, tập hợp hồ sơ hàng hóa, soạn thảo và kí kết hợp đồng với khách hàng…
Phịng kế tốn: Giúp Giám đốc kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế
tài chính của các phịng ban. Tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế toán, lập báo cáo kế toán theo biểu mẫu chế độ Nhà nước ban hành. Cung cấp thông tin và số liệu cần thiết về hoạt động sản xuất kinh doanh cho Giám đốc và các bên liên quan.
Giám đốc Phó giám đốc Phịng kinh doanh Phịng kế tốn Phịng hành chính Các bộ phận khác
Phịng hành chính: Bộ phận quản lý lao động – căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh nghiên cứu đề xuất mơ hình, tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của các đơn vị, bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển công ty. Tham mưu cho Giám đốc trong việc đề bạt, phân công cán bộ quản lý cơng ty, xây dựng kế hoạch và chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, quản lý lao động tiền lương, trả thưởng, quy chế thi đua khen thưởng, kế hoạch tiền lương và cấp bậc kĩ thuật. Phụ trách công tác văn thu, quản lý chế độ chính sách, lưu trữ tài liệu công văn, bảo quản con dấu của công ty. Xây dựng nội quy, quy chế và các văn bản phục vụ công tác tổ chức, quản lý công ty. Tổng hợp báo cáo cơng văn trình lãnh đạo, lên lịch, biểu làm việc trình lãnh đạo.
Với mơ hình này tất cả hoạt động của các cơng ty đều được thực hiện dưới sự chỉ đạo, điều hành của Giám đốc. Các phịng ban liên quan có chức năng thực hiện nhiệm vụ chun mơn của mình, đồng thời liên kết với các phòng ban chức năng khác để cùng thực hiện mục tiêu chung của công ty.
3.1.2. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn
Trong các doanh nghiệp thương mại bộ phận kế toán là một trong những bộ phận quan trọng. Với đặc thù là những doanh nghiệp thương mại hoạt động chính là mua bán hàng hóa, bộ máy kế tốn tại các cơng ty khảo sát nhìn chung cịn khá đơn giản. Theo kết quả điều tra trắc nghiệm từ câu II.1 đến câu II.10 trong Phụ lục 4 của Luận văn, học viên tổng hợp một số điểm sau:
- Tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội bộ máy kế tốn phổ biến được phần lớn các cơng ty áp dụng là hình thức kế tốn tập trung chiếm 82%. Ngồi ra một số ít cơng ty áp dụng theo mơ hình kế tốn phân tán (3%) hoặc vừa tập trung vừa phân tán (15%). Với hình thức kế tốn tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh tại phịng kế tốn của cơng ty. Tại các phịng ban khác khơng tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ phân cơng các nhân viên kế tốn thực hiện cơng tác ghi chép sau đó tổng hợp và báo cáo lên phịng kế tốn. Phịng kế tốn có nhiệm vụ hướng dẫn ghi chép, kiểm tra thực hiện và tổng hợp số liệu để lập chứng từ.
- Chế độ kế tốn áp dụng tại các cơng ty: Phần lớn các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội mà học viên khảo sát đều áp dụng chế độ kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, số doanh nghiệp này chiếm 70%. Cịn lại chiếm 30% là các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Kỳ kế tốn là năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá phù hợp.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế tốn ở các cơng ty khảo sát gồm các phần hành như sơ đồ 3.4 được trình bày dưới đây. Tuy nhiên trên thực tế các công ty một nhân viên kế toán vẫn kiêm nhiệm nhiều phần hành.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ phần hành kế toán tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội
Trong đó:
Kế tốn trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước
TGĐ công ty về tất cả hoạt động của phịng do mình phụ trách.
- Kế tốn trưởng có trách nhiệm quản lý chung, trơng coi (kiểm sốt) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế tốn. Phải nắm được tồn bộ tình hình tài chính của cơng ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty.
- Tổ chức công tác quản lý và điều hành Phịng TCKT, thực hiện các cơng việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Phịng TCKT.
- Tổ chức cơng tác tài chính kế tốn và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
- Thường xun kiểm tra, kiểm sốt và giám sát tồn bộ cơng việc của Phịng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của phòng và mỗi thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết qủa thực hiện
KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn bán hàng Kế tốn tiền lương và BHXH Kế tốn
cơng nợ Kế toán thuế Kế tốn tiền mặt, TGNH Kế tốn
cơng việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời.
- Chủ trì các cuộc họp hội ý, định kỳ ( đầu giờ chiều thứ sáu hàng tuần), Họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của phòng, của từng thành viên. Tham gia các cuộc họp giao ban của Cơng ty, họp chun đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng hoặc cần đến sự phối hợp của phịng TCKT.
- Báo cáo thường xun tình hình hoạt động của Phịng TCKT cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty; tiếp nhận; phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Tổng Giám Đốc công ty.
Kế toán tổng hợp:
- Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty.
- Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho cơng tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tồn Cơng ty.
- Kiểm tra, kiểm sốt, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng.
- Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch tốn, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
- Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định.
- Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của cơng ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế tốn của cơng ty và các chi nhánh trong cơng tác xử lý số liệu, hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế tốn được phân cơng. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán.
- Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.
- Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt cơng tác quản lý tài chính kế tốn và đạt hiệu qủa cao nhất.
- Thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Phịng TCKT sau đó báo cáo lại Kế tốn trưởng các cơng việc đã giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết.
- Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân cơng.
Kế tốn bán hàng:
Kế tốn bán hàng có nhiệm vụ xuất bán hàng hóa, lập hóa đơn GTGT, theo dõi q trình cung cấp hàng hóa của cơng ty, theo dõi tiền hàng vào tài khoản công ty. Hàng ngày gửi nhật ký bán hàng cho bộ phận liên quan. Tổng hợp hàng hóa đã xuất bán trong kỳ. Cuối kỳ báo cáo với kế toán trưởng.
Kế toán tiền lương và BHXH:
Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, chế độ khen thưởng, trợ cấp, ốm đau…cho nhân viên tồn cơng ty. Hàng tháng có nhiệm vụ đối chiếu BHXH với cơ quan BHXH, làm các thủ tục liên quan đến BHXH cho nhân viên.
Có nhiệm vụ theo dõi các khoản cơng nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đơn đốc, theo dõi và địi các khoản nợ chưa thanh toán.
- Phân tích tình hình cơng nợ, đánh gía tỷ lệ thục hiện cơng nợ, tính tuổi nợ.
- Kiểm tra công nợ phải thu, phải trả của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế tốn trưởng phân cơng.
- Thực hiện lưu trữ các chứng từ , sổ sách, các cơng văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kế toán thuế:
Cơng việc của kế tốn thuế là tính tốn các khoản thuế mà cơng ty được khấu trừ, các khoản thuế công ty phải nộp cho Nhà nước, theo dõi và nộp các khoản thuế này đúng hạn, định kỳ làm báo cáo thuế theo quy định. Nhân viên kế toán thuộc bộ phận này thường xuyên làm việc với cơ quan thuế để nắm bắt tình hình chính sách thuế thay đổi, các phần mềm hệ thống kê khai phiên bản mới được áp dụng. Hiện ở ba công ty học viên nghiên cứu trong báo cáo kế toán đăng ký nộp tơ khai thuế qua mạng. Do đó kế tốn thường xun phải cập nhật thông báo của cơ quan thuế và tình hình kê khai thuế của đơn vị mình qua website.
Kế toán tiền mặt, TGNH:
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ hạch tốn theo dõi, ghi chép các khoản thu – chi tiền mặt, các khoản thanh tốn qua ngân hàng của cơng ty. Các khoản tiền cần thanh tốn liên quan đến cơng nợ, các khoản tiền cần đối chiếu với bộ phận theo dõi công nợ để kiểm tra, đơn đốc, tránh tình trạng có sai sót hay có nợ q hạn. Cơng việc hạch tốn, ghi chép, đối chiếu này cũng có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Về các khoản thu chi quỹ tiền mặt của cơng ty, kế tốn phải thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt với sổ quỹ của thủ quỹ để đảm bảo tính chính xác của dịng tiền. Định kỳ báo cáo tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, TGNH cho kế toán trưởng.
Thủ quỹ:
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày.
Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
3.2. Thực trạng kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại trên địabàn Hà Nội theo quan điểm kế tốn tài chính. bàn Hà Nội theo quan điểm kế tốn tài chính.
3.2.1. Phương pháp tính giá hàng tồn kho.
Việc tính giá hàng tồn kho sẽ tạo điều kiện cho kế tốn tính tốn chính xác và ghi chép kịp thời trị giá của hàng nhập kho, do đó sẽ cung cấp cho các nhà quản lý những thơng tin đầy đủ, kịp thời, góp phần quản lý hoạt động thu mua, sản xuất hàng tồn kho có hiệu quả.
3.2.1.1. Phương pháp xác định giá gốc hàng tồn kho.
Như đã trình bày ở trên do quy định của chuẩn mực số 02 Hàng tồn kho về việc xác định giá gốc hàng tồn kho là không đơn giản do việc xác định các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh rất đa dạng phong phú phụ thuộc vào đặc điểm hàng hóa và nghành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Các văn bản hiện nay cũng chưa có hướng dẫn chi tiết về vấn đề này nên việc xác định đúng và đủ giá gốc hàng tồn kho cịn gặp nhiều khó khăn.
Khi tính giá gốc hàng tồn kho tại cơng ty TNHH công nghệ và thiết bị hàn và công ty cổ phần Thương mại và phát triển công nghệ Hà Nội mới DHP có nhiều loại chi phí phát sinh như chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí hao hụt tự nhiên, chi phí bảo quản… doanh nghiệp tính vào giá gốc. Việc phân bổ các chi phí này vào giá gốc của từng loại hàng hóa cũng là vấn đề nan giải. Các doanh nghiệp thường phân bổ khơng đúng hoặc tính gộp ln khơng phân bổ. Chứng từ minh chứng việc tính giá gốc ở Công ty TNHH công nghệ và thiết bị Hàn khi tính giá gốc lơ hàng mặt nạ hàn ngày
13/01/2014 và lô hàng máy biến áp ngày 24/01/2014 được trình bày ở Phụ lục 13 đến Phụ lục 17.
Tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Lâm Anh khi tính giá gốc hàng nhập khẩu và chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh. Theo quy định, tỷ giá tính thuế trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu là tỷ giá liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại ngày đăng ký tờ khai. Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Lâm Anh thanh tốn cho Cơng ty của Malaysia bằng phương thức thanh toán L/C mở tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và phải mua ngoại tệ với tỷ giá bán ra của Ngân hàng này để thanh tốn. Cơng ty tính giá vốn hàng nhập khẩu theo tỷ giá trên tờ khai hải quan hay tỷ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương tại thời điểm nhận hàng để phù hợp với tỷ giá khi thanh toán tiền hàng.
Chứng từ được minh chứng trong phần Phụ lục 5 đến Phụ lục 12 của Luận văn.
3.2.1.2 Phương pháp xác định giá hàng xuất kho.
Theo kết quả khảo sát (Câu II.16 Phụ lục 4) tại các doanh nghiệp thương mại, căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và quản lý của từng doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn phương pháp tính giá vốn hàng hóa xuất kho cho phù hợp.
- Phương pháp thực tế đích danh:
Theo phương pháp này hàng hóa xuất kho thuộc lơ hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lơ hàng đó để tính. Đây là phương án tối ưu nó tn thủ ngun tắc phù hợp của kế tốn: Chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị hàng hóa xuất