Trong các doanh nghiệp thương mại bộ phận kế toán là một trong những bộ phận quan trọng. Với đặc thù là những doanh nghiệp thương mại hoạt động chính là mua bán hàng hóa, bộ máy kế tốn tại các cơng ty khảo sát nhìn chung cịn khá đơn giản. Theo kết quả điều tra trắc nghiệm từ câu II.1 đến câu II.10 trong Phụ lục 4 của Luận văn, học viên tổng hợp một số điểm sau:
- Tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội bộ máy kế tốn phổ biến được phần lớn các cơng ty áp dụng là hình thức kế tốn tập trung chiếm 82%. Ngồi ra một số ít cơng ty áp dụng theo mơ hình kế tốn phân tán (3%) hoặc vừa tập trung vừa phân tán (15%). Với hình thức kế tốn tập trung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh tại phịng kế tốn của cơng ty. Tại các phịng ban khác khơng tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ phân cơng các nhân viên kế tốn thực hiện cơng tác ghi chép sau đó tổng hợp và báo cáo lên phịng kế tốn. Phịng kế tốn có nhiệm vụ hướng dẫn ghi chép, kiểm tra thực hiện và tổng hợp số liệu để lập chứng từ.
- Chế độ kế toán áp dụng tại các công ty: Phần lớn các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội mà học viên khảo sát đều áp dụng chế độ kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, số doanh nghiệp này chiếm 70%. Cịn lại chiếm 30% là các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Kỳ kế tốn là năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá phù hợp.
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế tốn ở các cơng ty khảo sát gồm các phần hành như sơ đồ 3.4 được trình bày dưới đây. Tuy nhiên trên thực tế các cơng ty một nhân viên kế tốn vẫn kiêm nhiệm nhiều phần hành.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ phần hành kế toán tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội
Trong đó:
Kế tốn trưởng: Là người lãnh đạo cao nhất của phòng, chịu trách nhiệm trước
TGĐ công ty về tất cả hoạt động của phịng do mình phụ trách.
- Kế tốn trưởng có trách nhiệm quản lý chung, trơng coi (kiểm sốt) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế tốn. Phải nắm được tồn bộ tình hình tài chính của cơng ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty.
- Tổ chức công tác quản lý và điều hành Phịng TCKT, thực hiện các cơng việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc Phịng TCKT.
- Tổ chức cơng tác tài chính kế tốn và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
- Thường xun kiểm tra, kiểm sốt và giám sát tồn bộ cơng việc của Phịng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của phòng và mỗi thành viên đạt hiệu qủa cao nhất, nhận xét, đánh giá kết qủa thực hiện
KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn bán hàng Kế tốn tiền lương và BHXH Kế tốn
cơng nợ Kế toán thuế Kế toán tiền mặt, TGNH Kế tốn
cơng việc và năng lực làm việc của từng cán bộ nhân viên để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật kịp thời.
- Chủ trì các cuộc họp hội ý, định kỳ ( đầu giờ chiều thứ sáu hàng tuần), Họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của phòng, của từng thành viên. Tham gia các cuộc họp giao ban của Cơng ty, họp chun đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng hoặc cần đến sự phối hợp của phịng TCKT.
- Báo cáo thường xun tình hình hoạt động của Phịng TCKT cho Ban Tổng Giám Đốc Công ty; tiếp nhận; phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Ban Tổng Giám Đốc công ty.
Kế toán tổng hợp:
- Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty.
- Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của các chi nhánh, đơn vị thành viên, bảo đảm tính chính xác, kịp thời phục vụ cho cơng tác phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tồn Cơng ty.
- Kiểm tra, kiểm sốt, giám sát, tự kiểm tra nội bộ, hậu kiểm tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh, kiểm tra việc chấp hành các qui định ghi chép sổ sách, chứng từ quản lý tiền hàng.
- Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch tốn, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
- Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định.
- Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của cơng ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế tốn của cơng ty và các chi nhánh trong công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế tốn được phân cơng. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán.
- Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Ban Giám Đốc khi được yêu cầu.
- Không ngừng nâng cao kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ đặc biệt là lĩnh vực kế toán quản trị để nhằm đáp ứng tốt cơng tác quản lý tài chính kế tốn và đạt hiệu qủa cao nhất.
- Thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt giải quyết, điều hành hoạt động của Phịng TCKT sau đó báo cáo lại Kế tốn trưởng các cơng việc đã giải quyết hoặc được ủy quyền giải quyết.
- Thực hiện công tác lưu trữ số liệu, sổ sách, báo cáo liên quan đến phần hành phụ trách đảm bảo an toàn, bảo mật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Kế toán trưởng phân cơng.
Kế tốn bán hàng:
Kế tốn bán hàng có nhiệm vụ xuất bán hàng hóa, lập hóa đơn GTGT, theo dõi q trình cung cấp hàng hóa của cơng ty, theo dõi tiền hàng vào tài khoản công ty. Hàng ngày gửi nhật ký bán hàng cho bộ phận liên quan. Tổng hợp hàng hóa đã xuất bán trong kỳ. Cuối kỳ báo cáo với kế toán trưởng.
Kế toán tiền lương và BHXH:
Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, chế độ khen thưởng, trợ cấp, ốm đau…cho nhân viên tồn cơng ty. Hàng tháng có nhiệm vụ đối chiếu BHXH với cơ quan BHXH, làm các thủ tục liên quan đến BHXH cho nhân viên.
Có nhiệm vụ theo dõi các khoản cơng nợ phải thu, phải trả của khách hàng. Lập danh sách khoản nợ của các công ty, đơn vị khách hàng để sắp xếp lịch thu, chi trả đúng hạn, đúng hợp đồng, đúng thời hạn, đơn đốc, theo dõi và địi các khoản nợ chưa thanh toán.
- Phân tích tình hình cơng nợ, đánh gía tỷ lệ thục hiện cơng nợ, tính tuổi nợ.
- Kiểm tra cơng nợ phải thu, phải trả của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế tốn trưởng phân cơng.
- Thực hiện lưu trữ các chứng từ , sổ sách, các cơng văn qui định có liên quan vào hồ sơ nghiệp vụ.
Kế tốn thuế:
Cơng việc của kế tốn thuế là tính tốn các khoản thuế mà cơng ty được khấu trừ, các khoản thuế công ty phải nộp cho Nhà nước, theo dõi và nộp các khoản thuế này đúng hạn, định kỳ làm báo cáo thuế theo quy định. Nhân viên kế toán thuộc bộ phận này thường xuyên làm việc với cơ quan thuế để nắm bắt tình hình chính sách thuế thay đổi, các phần mềm hệ thống kê khai phiên bản mới được áp dụng. Hiện ở ba công ty học viên nghiên cứu trong báo cáo kế toán đăng ký nộp tơ khai thuế qua mạng. Do đó kế tốn thường xun phải cập nhật thông báo của cơ quan thuế và tình hình kê khai thuế của đơn vị mình qua website.
Kế toán tiền mặt, TGNH:
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ hạch tốn theo dõi, ghi chép các khoản thu – chi tiền mặt, các khoản thanh tốn qua ngân hàng của cơng ty. Các khoản tiền cần thanh tốn liên quan đến cơng nợ, các khoản tiền cần đối chiếu với bộ phận theo dõi công nợ để kiểm tra, đơn đốc, tránh tình trạng có sai sót hay có nợ q hạn. Cơng việc hạch tốn, ghi chép, đối chiếu này cũng có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán. Về các khoản thu chi quỹ tiền mặt của cơng ty, kế tốn phải thường xuyên kiểm tra quỹ tiền mặt với sổ quỹ của thủ quỹ để đảm bảo tính chính xác của dịng tiền. Định kỳ báo cáo tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, TGNH cho kế toán trưởng.
Thủ quỹ:
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu , chi trong ngày.
Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.