Bên cạnh các dự tốn thì các báo cáo về hàng tồn kho là một bộ phận không thể thiếu trong kế toán quản trị hàng tồn kho. Các báo cáo thường được lập theo yêu cầu của nhà quản lý với nhiều cấp độ khác nhau, do đó nó thường khá linh hoạt, đa dạng và khơng có những biểu mẫu nhất định. Nhưng nhìn chung, nội dung của các báo cáo này
nhằm cung cấp các thơng tin cho q trình tổ chức điều hành hoạt động, quá trình kiểm sốt cũng như ra các quyết định.
Các báo cáo phục vụ cho q trình kiểm sốt.
Tiêu biểu cho loại báo cáo này là báo cáo Nhập-xuất-tồn. Thông qua báo cáo Nhập-xuất-tồn các thông tin chi tiết về tình hình nhập kho, xuất kho và tồn cuối kỳ của vật tư, hàng hoá được cung cấp.
Báo cáo này thường được lập cho từng đối tượng hàng tồn kho, từng đơn vị hoặc từng bộ phận...
Cơ sở để lập báo cáo này là các sổ chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng hoặc có thể dựa vào thẻ kho của thủ kho ghi chép sau khi đã được kế toán kiểm tra và đối chiếu.
Mẫu của báo cáo nhập - xuất - tồn thường được thiết kế như sau:
Bảng 1.7: Báo cáo nhập - xuất - tồn.
BÁO CÁO NHẬP-XUẤT-TỒN
Tài khoản: .........................Đơn vị: .......................... Kho quản lý: ................ Quý .... Năm ..... STT Mặt hàng ĐVT Mã số Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn SL ĐG SL ĐG SL ĐG SL ĐG 1. Hàng A
(Nguồn: Giáo trình kế tốn quản trị Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng xuất bản năm 2007)
Dựa vào báo cáo nhập - xuất - tồn và dự toán mua hàng, dự toán tồn kho cuối kỳ cùng các tài liệu liên quan khác, kế tốn quản trị có thể tiến hành phân tích tình hình hàng tồn kho của từng đối tượng hàng hoá theo các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn kho, về các thông tin khả năng đáp ứng nhu cầu, tiến độ nhập hàng, định mức tồn kho, giá cả...
Bên cạnh báo cáo nhập - xuất - tồn, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, yêu cầu của nhà quản lý mà các báo cáo phục vụ cho q trình kiểm sốt có thể có các báo cáo như: báo cáo xuất nội bộ, báo cáo tổng hợp hàng hoá, báo cáo hàng xuất trả...
Các báo cáo phục vụ cho việc đánh giá.
Loại báo cáo này thường được trình bày dưới hình thức so sánh giữa số liệu cần đánh giá với số liệu gốc (kỳ trước, số kế hoạch... ). Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra kết luận đánh giá về tình hình thực hiện trong kỳ. Liên quan đến hàng tồn kho, thường có các báo cáo như: Tình hình dự trữ hàng hố cuối kỳ, tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho, tính kịp thời của việc cung ứng hàng hố, vật liệu...
Các báo cáo phục vụ cho việc ra các quyết định.
Quá trình ra quyết định của nhà quản trị là việc lựa chọn từ nhiều phương án kinh doanh khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế tốn.
Để có thơng tin cho việc ra quyết định, kế toán quản trị sử dụng các phương pháp phân tích thích hợp, chọn lọc những thơng tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu. Các thơng tin này có thể diễn đạt dưới nhiều hình thức như: mơ hình tốn học, đồ thị, biểu đồ... để nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng.
Liên quan đến hàng tồn kho, nhà quản trị thường phải quyết định những vấn đề sau: Lượng đặt hàng tối ưu là bao nhiêu? Thời điểm nào thì đặt hàng? Và mức dự trữ an toàn trong kho là bao nhiêu? Và Kế tốn quản trị khơng chỉ là người giúp nhà quản trong việc cung cấp các thơng tin về nhu cầu, chi phí tồn kho, chi phí đặt hàng, thời gian giao nhận hàng... mà còn phải biết vận dụng các kỹ thuật phân tích vào trong các tình huống khác nhau, để tạo cơ sở cho nhà quản trị ra quyết định chính xác, kịp thời.