1.5. Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại theo quan điểm của kế toán quản trị
1.5.2. Dự toán hàng tồn kho
Nếu kế tốn tài chính phản ánh, ghi chép những nghiệp vụ, sự kiện kinh tế xảy ra trong q khứ thì kế tốn quản trị khơng chỉ vậy mà cịn tiến đến việc thu thập, cung cấp những thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý và chủ yếu là định hướng cho tương lai. Điều này được thể hiện qua việc kế toán quản trị thiết lập các dự toán cũng như các báo cáo để nhà quản lý thấy được những gì đã, đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp.
Dự toán sản xuất kinh doanh có một ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp trong việc thực hiện các mục tiêu tài chính và hoạt động của mình. Thơng qua dự tốn, các doanh nghiệp sẽ lượng hóa các mục tiêu đó nhằm đề ra những kế hoạch hoạt động cụ thể.
Dự toán hàng tồn kho là một bộ phận của hệ thống dự tốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó hướng đến dự kiến mức tồn kho cuối kỳ và lập dự toán mua hàng. Dự toán tồn kho giúp doanh nghiệp dự kiến được trước nhu cầu về vốn, giá trị vốn nằm trong tồn kho để có phương án huy động, sử dụng vốn hiệu quả.
Dự tốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ
Dự tốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ được lập nhằm đảm bảo một lượng hàng hóa dự trữ cuối kỳ tối thiểu, vừa đủ cho nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau. Đồng thời việc xác định lượng hàng tồn kho hợp lý cũng có ý nghĩa đối với việc ln chuyển vốn, khơng gây tình trạng ứ đọng vốn.
Lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ thường được xác định như sau:
Lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ
= Nhu cầu hàng hoá dự kiến tiêu thụ kỳ sau
x Tỷ lệ % tồn kho ước tính.
* Trong đó:
- Nhu cầu hàng hóa dự kiến tiêu thụ kỳ sau được lấy từ dự toán tiêu thụ.
Dự toán tiêu thụ là dự toán được xây dựng đầu tiên trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh, nó là căn cứ để xác định các dự tốn khác. Nó được lập dựa trên việc
xem xét mức tiêu thụ thực tế đã thực hiện của kỳ qua và nghiên cứu, tìm hiểu về nhu cầu khả năng chiếm lĩnh thị trường trong kỳ kế hoạch.
Biểu mẫu dự toán tiêu thụ như sau:
Bảng 1.4: Dự toán tiêu thụ.
DỰ TOÁN TIÊU THỤ NĂM…
Chỉ tiêu Quý Cả năm
I II III IV
- Khối lượng tiêu thụ dự kiến - Đơn giá bán dự kiến
- Doanh thu dự kiến
(Nguồn: Giáo trình kế tốn quản trị Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng xuất bản năm 2007) - Tỷ lệ % tồn kho ước tính: Đây là điều mà các nhà quản lý quan tâm nhằm tính
tốn để đưa ra được một tỷ lệ tồn kho ước tính hợp lý. Việc đưa ra tỷ lệ này địi hỏi phải có sự thống nhất giữa các bộ phận của doanh nghiệp bởi lẽ từng bộ phận có các mục tiêu khác nhau. Bộ phận tiêu thụ mong muốn có dự trữ hàng hóa nhiều nhằm ln thỏa mãn yêu cầu của khách hàng trong mọi tình huống. Bộ phận tài chính muốn giảm thiểu dự trữ để giảm chi phí lưu kho, tránh tình trạnh ứ đọng vốn…
Thơng thường, các doanh nghiệp căn cứ vào những cơ sở sau để đưa ra một tỷ lệ tồn kho hợp lý:
- Mức tồn kho tối thiểu quy định trong kho. - Thời gian đặt hàng
- Nhu cầu sản phẩm - Năng lực kho tàng - Khả năng tài chính…
Khi đã xác định được lượng hàng hóa tồn cuối kỳ, giá trị tồn kho cuối kỳ được tính bằng tích số giữa lượng hàng hóa tồn cuối kỳ và định mức đơn giá.
Bảng 1.5: Dự tốn hàng hóa cuối kỳ.
DỰ TỐN HÀNG HĨA CUỐI KỲ
Chỉ tiêu Quý
I II III IV
1. Khối lượng tiêu thụ dự kiến
2. Dự kiến hàng hoá tồn kho cuối kỳ = (1) * X % (tỷ lệ tồn kho ước tính)
3. Định mức đơn giá mua
4. Dự kiến giá trị hàng hoá tồn cuối kỳ = (2)*(3)
(Nguồn: Giáo trình kế tốn quản trị Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng xuất bản năm 2007) Dự tốn hàng hóa mua vào
Sau khi xác định lượng tồn kho cuối kỳ, ta tiến hành lập dự tốn hàng hóa mua vào. Dự tốn hàng hóa mua vào là kế hoạch mua hàng trong kỳ. Nó dự tính số lượng và giá trị từng mặt hàng cần phải mua vào nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tiêu thụ dự kiến trong kỳ. Dự toán này được lập căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ, tồn kho cuối kỳ dự kiến, tồn kho đầu kỳ và định mức đơn giá.
Lượng hàng hoá cần mua vào = Lượng hàng tiêu thụ dự kiến + Lượng hàng tồn kho cuối kỳ dự kiến - Lượng hàng tồn đầu kỳ Giá trị hàng hoá mua
vào dự kiến =
Lượng hàng hoá
cần mua vào *
Định mức đơn giá
Khi đã lập dự toán này, bộ phận cung ứng của doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó để tiến hành mua hàng theo kế hoạch, tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc quá ít gây dư
thừa hoặc thiếu hụt hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Biểu mẫu của dự toán này như sau:
Bảng 1.6: Dự tốn hàng hóa mua vào.
DỰ TOÁN HÀNG HOÁ MUA VÀO
Hàng hóa A. Năm……
Chỉ tiêu Quý Cả năm
I II III IV
- Số lượng hàng hóa tiêu thụ dự kiến
- Số lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ dự kiến
- Tổng nhu cầu hàng hóa
- Số lượng hàng hóa tồn kho đầu kỳ - Số lượng hàng hóa cần mua
- Định mức đơn giá mua
- Giá trị hàng hóa cần mua dự kiến
(Nguồn: Giáo trình kế tốn quản trị Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng xuất bản năm 2007)
Việc dự kiến đơn giá chính xác góp phần dự kiến trước nhu cầu về vốn, giá trị vốn nằm trong tồn kho để có phương án huy động, sử dụng vốn hợp lý, tránh ứ đọng vốn trong tồn kho. Hơn nữa dự kiến đơn giá giúp cho việc quản lý giá trị hàng mua hợp lý, tránh tình trạng lãng phí hoặc lợi dụng việc thu mua để kiếm lời của nhân viên mua hàng. Do đó, cũng có thể coi đơn giá dự kiến này là thước đo đánh giá công tác mua hàng thực hiện trong kỳ.