1.5. Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại theo quan điểm của kế toán quản trị
1.5.1. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho
Tùy thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp để tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. Nhưng trước hết là phải xác định đối tượng và tiêu thức cần theo dõi chi tiết hàng tồn kho như từng đơn vị (bộ phận) phụ thuộc, từng kho hoặc từng quầy, từng mặt hàng, theo dõi cả số lượng và giá trị… Trên cơ sở đó, kế tốn thiết kế tổ chức chứng từ kế tốn, tài khoản chi tiết, sổ chi tiết để hạch toán chi tiết hàng tồn kho.
- Tổ chức chứng từ: Vẫn dựa vào các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống chứng từ của kế tốn tài chính quy định để vận dụng. Tuy nhiên trên các chứng từ phải ghi đầy đủ các thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý chi tiết như: mặt hàng, kho hàng, đơn vị nhập, xuất… những thông tin này là cơ sở để ghi sổ chi tiết chính xác và đầy đủ.
- Tổ chức tài khoản chi tiết: các tài khoản hàng tồn kho cần được mở chi tiết theo các cấp như cấu trúc tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho ở doanh nghiệp.
- Tổ chức sổ kế toán chi tiết: tùy theo từng cấp chi tiết của tài khoản hàng tồn kho để thiết kế mẫu sổ chi tiết cho phù hợp. Thí dụ: chỉ có sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng thì mới thiết kế mẫu sổ theo dõi cả số lượng, đơn giá và số tiền, còn sổ chi tiết hàng tồn kho theo đơn vị, bộ phận hoặc kho thì chỉ thiết kế mẫu theo dõi số tiền.
Yêu cầu quản lý hàng tồn kho là phải theo dõi cả số lượng và giá trị, theo dõi chi tiết từng thứ, từng chủng loại, theo từng địa điểm quản lý và sử dụng. Luôn đảm bảo sự khớp đúng về giá trị và hiện vật giữa sổ sách và thực tế. Do đó tổ chức hạch tốn hàng tồn kho phải đảm bảo những u cầu trên. Thơng thường, việc hạch tốn hàng tồn kho được tổ chức như sau:
* Tại kho
Hạch toán nghiệp vụ ở kho đối với nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm… do thủ kho thực hiện dưới sự hướng dẫn nghiệp vụ của bộ phận kế toán kho hàng. Việc hạch toán nghiệp vụ hàng tồn kho được tiến hành ghi chép trên các thẻ kho. Tùy theo từng điều kiện cụ thể và phương thức quản lý hàng tồn kho ở kho theo lô hàng hay theo mặt hàng, thẻ kho của thủ kho có thể mở theo lơ hàng hay mặt hàng.
Nếu hàng nhập xuất kho theo nguyên đai, nguyên kiện, số lần nhập xuất ít, khối lượng mỗi lần nhập xuất lớn thì có thể mở thẻ kho theo lơ hàng để chi phí hạch tốn được tiết kiệm, đơn giản. Ngược lại thì mở thẻ kho theo từng mặt hàng.
Mỗi mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng đều được quy định mã số nhất định để tiện cho việc theo dõi và quản lý.
Thẻ kho ghi chép sự biến động, nhập, xuất, tồn thì dựa trên cơ sở các chứng từ nhập xuất kho (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho). Thẻ kho có thể thiết kế theo mẫu sau:
Bảng 1.1: Thẻ kho. THẺ KHO THẺ KHO Tên hàng:…………….Kho:………Mã số:…………………………………….….. Quy cách:………………………… Đơn vị tính:……………………………….….. S T T Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán
Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn
... ... ... ... ... ... ... ...
(Nguồn: Giáo trình kế tốn quản trị Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng xuất bản năm 2007)
Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn trong kho. Định kỳ (từ 3 đến 5 ngày) thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phịng kế tốn.
* Tại phịng kế tốn
Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán kho kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ liên quan như hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển…, ghi đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập xuất. Sau đó, kế tốn tiến hành ghi vào các thẻ kế tốn chi tiết có liên quan như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.
Bảng 1.2: Thẻ kế toán chi tiết hàng hóa.
THẺ KẾ TỐN CHI TIẾT HÀNG HĨA
Số thẻ:...........................................Tên vật tư:........................................................ Số danh điểm:...............................Đơn vị tính:......................... Kho:.....................
Chứng từ Diễn giải
Đơn giá
Nhập Xuất Tồn Ghi chú
Số Ngày SL TT SL TT SL TT
(Nguồn: Giáo trình kế tốn quản trị Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng xuất bản năm 2007)
Cuối tháng, kế tốn cộng sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết, tính ra tổng số nhập- xuất- tồn kho của từng mặt hàng. Số liệu này được đối chiếu với số liệu tồn kho trên thẻ kho do thủ kho giữ. Sau đó, kế tốn căn cứ sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Số liệu trên bảng nhập - xuất - tồn được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
Bảng 1.3: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN KHO HÀNG HÓA.
Quý…… Năm….... Số danh điểm hàng hóa Tên hàng hóa Tồn đầu quý Nhập trong quý Xuất trong quý Tồn cuối quý SL TT SL TT SL TT SL TT
(Nguồn: Giáo trình kế tốn quản trị Học viện cơng nghệ bưu chính viễn thơng xuất bản năm 2007)