1.1.7. Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại theo quan điểm của kế toán tài chính.
1.1.7.1. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho
* Phương pháp kế toán hàng tồn kho.
Hàng tồn kho rất phong phú và đa dạng, tuỳ theo đặc điểm của mỗi loại mà chúng ta có những phương pháp hạch tốn hàng tồn kho khác nhau. Có những loại hàng tồn kho có giá trị lớn yêu cầu phải được theo dõi và kê khai mỗi lần nhập xuất. Nhưng
cũng có những loại có giá trị nhỏ chỉ cần kiểm kê định kỳ là đủ. Trên cơ sở quản lý hàng tồn kho như trên mà đã hình thành nên hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ. Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp nào tuỳ thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, loại hàng mà doanh nghiệp kinh doanh, yêu cầu của công tác quản lý và trình độ của kế tốn doanh nghiệp đó. Chế độ kế tốn Việt Nam cũng qui định mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp trên.
* Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. a) Nội dung
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi ghi chép và phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình tăng giảm hàng hố trên sổ kế toán sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụ nhập xuất.
b) Đặc điểm
Khi áp dụng phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoản hàng tồn kho để phản ánh tình hình và sự biến động của vật tư, hàng hố. Như vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế tốn có thể xác định được ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế tốn cịn kết quả kiểm kê thực tế cuối kỳ là cơ sở để so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ kế tốn. Nếu có chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách, kế tốn phải tìm ngun nhân để xử lý kịp thời. Do đó, phương pháp này giúp các nhà quản lý lập kế hoạch trong tương lai.
Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mơ lớn, tiến hành đồng thời nhiều hoạt động sản xuât kinh doanh, kinh doanh mặt hàng có giá trị cao.
Phương pháp này có ưu điểm là cung cấp thơng tin về hang tồn kho một cách kịp thời, quảm lý một cách chặt chẽ đảm bảo an toàn cho tài sản tồn kho.
Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là khối lượng ghi chép cuả kế tốn nhiều nên chỉ thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư hàng hóa và có giá trị thấp.
a)Tài khoản 156 :“Hàng hóa”
- TK này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hố của doanh nghiệp.
- TK 156 được chi tiết thành hai tiểu khoản + TK 1561: “ Giá mua hàng hố”
+ TK 1562: “ Chi phí thu mua hàng hố” - Kết cấu của TK 156
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa nhập kho và chi phí thu mua hàng hố phát
sinh trong kỳ
Bên có : Phản ánh trị giá hàng hố xuất kho và chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ
Số dư Nợ: Phản ánh trị giá mua và chi phí mua hàng hóa cịn tồn cuối kỳ
b) Tài khoản 151: “Hàng mua đang đi trên đường”
- TK này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua vào đã xác định là hàng mua nhưng chưa về nhập kho hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
- Kết cấu của TK 151
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá đang đi đường
Bên Có: Phản ánh giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển bán thẳng cho khách hàng
Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng hố, vật tư đã mua nhưng cịn đang đi đường.
c) Tài khoản 157 “ Hàng gửi bán”
- TK này dùng để phản ánh trị giá hàng hoá sản phẩm đã gửi bán hoặc chuyển đến cho khách hàng, trị giá dịch vụ lao vụ đã hoàn thành bàn giao cho ngườiđặt hàng nhưng chưa được thanh toán.
- Kết cấu TK 157
Bên Nợ: Giá trị hàng hoá đã gửi bán chưa được chấp nhận thanh tốn
Bên Có: Giá trị thực tế hàng hoá gửi bán được chấp nhận thanh toán Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá đã gửi đi nhưng chưa được xác định
Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.1: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
TK 111,112,331 TK 1561 TK 331,111 TK 151 TK 632 TK 333 TK 157 TK 411 TK 1381 TK 331,111,112 TK 412 TK 3381 TK 3381 TK 412 Nhận trực tiếp
Hàng mua đang đi đường về Thuế nhập khẩu phải nộp Được cấp biếu tặng nhận vốn góp Trị giá theo chứng từ Trị giá thực nhập TK 3381 Thừa Thiếu
Thừa trong kiểm kê
Chênh lệch tăng do đánh giá lại
Khoản chiết khấu hoặc
giảm giá nhập
Xuất bán trực tiếp
Xuất gửi bán
Thiếu trong kiểm kê
Chênh lệch giảm do đánh giá lại
(Nguồn: Bộ tài chính, chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vữa, 2006, Nhà sản xuất bản thống kê Hà Nội).
Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi phí mua hàng
(Nguồn: Bộ tài chính, Chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa, 2006, Nhà xuất bản thống kê Hà Nội).
Sơ đồ 1.3: Hạch toán hàng gửi bán.
(Nguồn: Bộ tài chính, Chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa, 2006, Nhà xuất bản thống kê Hà Nội).
TK 1561 TK 157 TK 632
Xuất kho hàng hoá gửi bán
Hàng gửi bán đã xác định được tiêu thụ
TK 331,111,112
Hàng hoá mua xong gửi bán ngay
TK 1561
Hàng gửi bán nhập lại kho
TK 151
Hàng hoá mua xong gửi bán ngay
TK 334, 338, 214,152,
111, 112 TK 1562 TK 632
Tập hợp chi phí thu mua
hàng hố phát sinh
Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng đã bán ra để xác định giá vốn
* Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
a)Nội dung
Theo phương pháp này kế tốn khơng ghi chép, phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình biến động của hàng tồn kho. Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê hàng hoá, kế toán xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ.
Trị giá hàng xuất trong kỳ được tính theo cơng thức:
Trị giá hàng xuất = Tổng giá trị hàng nhập + Chênh lệch trị giá hàng tồn kho đầu và cuối kỳ
b) Đặc điểm
Sử dụng phương pháp này, số liệu trên sổ sách kế tốn ln khớp với kết quả kiểm kê, đồng thời cơng việc kế tốn đơn giản. Tuy nhiên kế tốn không thể xác định được trị giá hàng tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ. Kế tốn sẽ gặp khó khăn trong việc xác định hàng thừa thiếu ở khâu bảo quản ở kho hàng cũng như các quầy hàng. Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp thương mại kinh doanh nhiều mặt hàng với nhiều chủng loại quy cách khác nhau, kinh doanh các mặt hàng có giá trị nhỏ.
Tài khoản sử dụng
a) Tài khoản 611 “Mua hàng”
- TK này dùng để phản ánh trị giá hàng hố mua vào trong kỳ - TK này có một tiểu khoản 6112: “ Giá mua hàng hoá” - Kết cấu TK 611
Bên Nợ:
+ Trị giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá hàng hoá mua vào trong kỳ Bên Có:
+ Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho cuối kỳ
+ Kết chuyển trị giá hàng thực tế hàng hoá vật tư tiêu thụ và xuất dùng TK 611 cuối kỳ không có số dư
b) Tài khoản 156, 157, 151
Các TK này chỉ sử dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Nội dung ghi chép của các TK này như sau:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ.
Phương pháp hạch toán
Sơ đồ 1.4: Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
(Nguồn: Bộ tài chính, Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, 2006, Nhà xuất bản thống kê Hà Nội).
TK 151,156,157 TK 6112 TK 111,112,331
Khoản chiết khấu giảm
giá hoặc số hàng trả lại cho người bán
Trị giá hàng hố hiện có đầu kỳ kết chuyển TK 111,112,331 TK 151,156,157 Trị giá hàng hoá nhập trong kỳ Trị giá hàng hố hiện cịn vào cuối kỳ TK 632 Trị giá hàng đã bán được trong kỳ TK 3381 TK 1381 Thừa Thiếu TK 333
Thuế nhập khẩu phải nộp cho hàng nhập
- Tổ chức sổ kế toán.
* Hình thức nhật ký sổ cái.
Điều kiện vận dụng:
Áp dụng với những doanh nghiệp có qui mơ nhỏ, trình độ quản lý, trình độ cán bộ nghiệp vụ khơng cao, số lượng cơng việc kế tốn, tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp ít và thực hiện cơng tác kế tốn bằng thủ cơng.
Qui trình ghi sổ :
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký – sổ cái.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa)
Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho hàng hoá kế toán ghi vào nhật ký- sổ cái TK 156 và ghi vào sổ chi tiết hàng hoá
Chứng từ kế toán Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Cuối kỳ kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết hàng hoá để ghi vào sổ tổng hợp chi tiết. Sổ này được đối chiếu với nhật ký - sổ cái của tài khoản cùng loại
Cuối kỳ căn cứ vào nhật ký - sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết để ghi vào hệ thống báo cáo kế tốn.
* Hình thức nhật ký chung Điều kiện vận dụng
Hình thức này áp dụng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, mọi trình độ quản lý, trình độ kế tốnvà rất phù hợp với doanh nghiệp sử dụng kế tốn bằng máy vi tính.
Qui trình ghi sổ
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa)
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hàng hoá kế toán ghi vào nhật ký chung và sổ chi tiết hàng hoá. Trên cơ sở nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ cái TK 156,157
Nếu doanh nghiệp sử dụng nhật ký đặc biệt thì từ chứng từ gốc hàng hoá, kế toán ghi vào sổ nhật ký đặc biệt, cuối kỳ ghi vào sổ cái TK 156,157.
Cuối tháng từ sổ thẻ chi tiết hàng hoá kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết. Sổ này đối chiếu với sổ cái TK 156,157
Cuối tháng căn cứ vào sổ cái TK 156,157 kế toán ghi vào bảng cân đối số phát sinh Cuối quý từ bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết kế toán ghi vào hệ thống báo cáo kế tốn.
* Hình thức chứng từ ghi sổ Điều kiện áp dụng
Phù hợp với các doanh nghiệp có qui mơ vừa và lớn với mội trình độ quản lý, trình độ kế tốn và khá phù hợp với kế tốn bằng máy vi tính
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa)
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết và chứng từ ghi sổ .
Từ chứng từ ghi sổ kế tốn ghi cồ sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
Từ sổ thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán ghi vào bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này được đối chiếu sổ cái tài khoản liên quan và là cơ sở ghi cào báo cáo kế toán.
Từ chứng từ ghi sổ, định kỳ hoặc cuối tháng kế toán ghi vào sổ cái. Từ sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh bảng này được đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và là cơ sở ghi vào báo cáo kế tốn.
* Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa)
1.1.7.2. Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Để quản lý tốt hàng hóa có trong kho thì doanh nghiệp đó phải lựa chọn vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp với yêu cầu và trình độ của đội ngũ kế tốn của doanh nghiệp.
SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TỐN
* Phương pháp thẻ song song
Điều kiện vận dụng: Những đơn vị thường xuyên áp dụng phương pháp hạch tốn thẻ song song thường có đặc trưng chủng loại vật tư ít, mật độ nhập xuất nhiều cần giám sát thường xuyên, hệ thống kho tàng tập trung kế tốn có thể kiểm tra và đối chiếu thường xuyên.
Sơ đồ 1.9: Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp thẻ song song
Giải thích sơ đồ: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ Trình tự ghi chép:
Ở kho: Ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hố do thủ kho tiến hành theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất.
Ở phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng sổ (thẻ) kế toan chi tiết để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã được kiểm tra hoàn chỉnh và đầy đủ. Cuối tháng, sau khi
Thủ kho
Sổ kế toán chi tiết Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê tổng hợp N-X-T
xác định được giá trị hàng hoá nhập, xuất, tồn kế toán mới tiến hành ghi sổ (thẻ) chi tiết theo chỉ tiêu giá trị.
Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu
Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và bộ phận kế tốn cịn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu thường tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán
* Phương pháp sổ số dư
Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thích hợp cho những doanh nghiệp có đặc trưng: chủng loại hàng hố phong phú, mật độ nhập xuất lớn, hệ thống kho tàng phân tán và quản lý tổng hợp, thường sử dụng giá hạch toán để ghi chép, lao động kế tốn khơng đủ để thực hiện đối chiếu, kiểm tra thường xuyên nhưng địi hỏi phải có chun mơn vững vàng, tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo số liệu được ghi chép chính xác trung thực.
Sơ đồ 1.10: Quá trình luân chuyển chứng từ theo phương pháp sổ số dư.
Giải thích sơ đồ: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu
Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu nhập xuất kho Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng kê lũy kế nhập xuất tồn