THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NGÂN HÀNG CÔNG THƢƠNG THANH XUÂN
2.2.3. Quy trình bảo lãnh tại Chi nhánh Ngân hàng Công thƣơng Thanh Xuân.
Xuân.
- Bảo lãnh trong nước: Ngân hàng Công thƣơng Thanh Xuân đã tiến hành thực hiện nhiều loại hình bảo lãnh nhƣ: Bảo lãnh đảm bảo tham gia dự thầu, Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Bảo lãnh đảm bảo hoàn trả tiền ứng trƣớc, Bảo lãnh đảm bảo chất lƣợng sản phẩm, Bảo lãnh đảm bảo thanh tốn, Bảo lãnh hồn thanh toán, Bảo lãnh bảo hành. Tuy nhiên, bảo lãnh vay vốn vẫn chƣa đƣợc thực hiện trừ bảo lãnh vay vốn dƣới hình thức tín dụng thƣơng mại.
- Bảo lãnh nước ngoài: chủ yếu là bảo lãnh thƣ tín dụng trả chậm, ngồi ra cịn có ký bảo lãnh cho hối phiếu nhận nợ với nƣớc ngoài, xác nhận bảo lãnh cho các ngân hàng nƣớc ngoài…
- Các dịch vụ kèm theo: Bên cạnh những loại hình bảo lãnh, NHCT Thanh Xuân cũng thực hiện các dịch vụ có liên quan đến giao dịch bảo lãnh nhằm tối đa hố lợi ích cho khách hàng đồng thời góp phần tăng thu cho Ngân hàng.
Dịch vụ tƣ vấn trong giai đoạn này ngân hàng chƣa tiến hành. Dịch vụ tƣ vấn sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin và lời khuyên của ngân hàng trong tất cả các trƣờng hợp kể cả phƣơng án giải quyết tranh chấp phát sinh giữa các bên. Lý do ngân hàng chƣa tiến hành loại dịch vụ này là sự thiếu hụt cán bộ chuyên trách.
2.2.3. Quy trình bảo lãnh tại Chi nhánh Ngân hàng Công thƣơng Thanh Xuân. Xuân.
Cán bộ bảo lãnh tiếp nhận nhu cầu khách hàng, tƣ vấn theo yêu cầu về hồ sơ sau đó tiếp nhận hồ sơ .
Hồ sơ đề nghị bảo lãnh của khách hàng gồm: - Hồ sơ chung:
+ Đơn đề nghị bảo lãnh theo mẫu + Tờ khai hồ sơ khách hàng theo mẫu
+ Hồ sơ về năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự của khách hàng: * Đối với cá nhân: hộ khẩu, chứng minh thƣ nhân dân…
* Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh cá thể, hồ sơ pháp lý gồm: Quyết định thành lập
Giấy đăng ký kinh doanh
Quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trƣởng
Khách hàng vay vốn hoặc đƣợc NHCT Thanh Xuân bảo lãnh từ lần thứ hai trở đi không phải cung cấp lại các tài liệu quy định tại điểm này trừ trƣờng hợp có thay đổi nhƣ: bổ xung vốn điều lệ, địa chỉ, ngƣời đại diện, chức năng kinh doanh… thì khách hàng phải gửi các tài liệu liên quan đến sự thay đổi cho Ngân hàng để bổ xung hồ sơ.
+ Các tài liệu liên quan đến giao dịch xin bảo lãnh (nếu có) * Thơng báo mời thầu (đối với bảo lãnh dự thầu)
* Thông báo trúng thầu và các trƣờng hợp có liên quan (đối với bảo lãnh khác)
+ Báo cáo tài chính, báo cao kết quả kinh doanh (đối với doanh nghiệp) - Hồ sơ riêng:
+ Trƣờng hợp bảo lãnh vay vốn, bảo lãnh thanh tốn, thƣ tín dụng dự phịng, bảo lãnh có thời hạn trung, dài hạn. Thì ngồi các tài liệu qui định tại phần Hồ sơ chung khách hàng phải bổ xung các hồ sơ hoặc tài liệu liên quan đến dự án, phƣơng án sản xuất kinh doanh.
+ Đối với bảo lãnh vay và trả nợ nƣớc ngoài, ngoài hồ sơ hoặc tài liệu qui định nhƣ trên khách hàng phải cung cấp thêm các tài liệu sau:
* Các văn bản chấp thuận cho phép vay vốn và trả nợ nƣớc ngoài của Ngân hàng Nhà nƣớc theo qui định của pháp luật hiện hành về quản lý vay và trả nợ nƣớc ngoài.
* Phƣơng án vay trả nợ nƣớc ngồi đƣợc cơ quan có thẩm quyền và Ngân hàng Nhà nƣớc duyệt chấp nhận.
* Các tài liệu chứng minh tính khả thi của phƣơng án vay trả nợ nƣớc ngoài * Các hợp đồng hoặc cam kết liên quan đến vay trả nợ nƣớc ngoài…
+ Phát hành bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng của Ngân hàng khác, hồ sơ gồm: điện hoặc thƣ (có xác nhận mật mã hoặc kiểm tra chữ ký) đề nghị bảo lãnh của bên phát hành bảo lãnh đối ứng, các tài liệu về sửa đổi bổ sung bảo lãnh (nếu có).
Bước 2: Thẩm định hồ sơ xin bảo lãnh.
Trong bƣớc này, cán bộ phòng bảo lãnh sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ, tài liệu mà khách hàng cung cấp nhằm xác định đƣợc khách hàng có đủ điều kiện đƣợc bảo lãnh hay khơng. Q trình thẩm định có thời hạn tối đa 45 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Thực tế thời gian thẩm định ngắn hơn nhiều để đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
- Trƣớc hết, cán bộ sẽ kiểm tra ngành nghề kinh doanh có hợp pháp khơng, u cầu bảo lãnh có nằm trong khả năng thực hiện của ngân hàng không. Sự đầy đủ về năng lực pháp lý và năng lực hành vi dân sự của khách hàng cũng đƣợc cán bộ lƣu ý. Cán bộ nghiệp vụ sẽ kiểm tra tất cả tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, giấy tờ nhƣ dấu, chữ ký trên bề mặt các chứng từ. Nếu phát hiện bất cứ sự bất hợp lý nào trong hồ sơ nhƣ sự sửa chữa hay mầu thuẫn, cán bộ cần tìm hiểu và yêu cầu giải đáp từ phía khách hàng.
- Sau khi hồ sơ đã đƣợc kiểm tra và xác nhận hoàn toàn hợp lệ, cán bộ tiến hành phân tích hồ sơ để làm rõ năng lực tài chính của khách hàng. Dựa trên báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh ba năm gần nhất của khách hàng, cán bộ sẽ xem xét tình hình hoạt động, khả năng trả nợ, khả năng thực hiện hợp đồng… Đặc biệt, cán bộ quan tâm đến những thay đổi bất thƣờng để tìm hiểu
nguyên nhân qua các buổi liên hệ làm việc với khách hàng. Sau đó, cán bộ ghi chép lại và đƣa vào biên bản làm việc để lƣu trong hồ sơ bảo lãnh.
- Ngồi những thơng tin khách hàng cung cấp, cán bộ nghiệp vụ bảo lãnh có thể thu thập, nghiên cứu thông tin về khách hàng thông qua các trung tâm thông tin nhƣ Trung tâm thông tin của Ngân hàng Nhà nƣớc, các hiệp hội của các ngành nghề, đơn vị quản lý các cơ sở sản xuất kinh doanh của khách hàng trên từng địa bàn… So sánh các thông tin này với thông tin của khách hàng cung cấp để đánh giá đúng đắn về khách hàng.
- Sau khi ghi chép đầy đủ các đánh giá, cán bộ tiến hành lập báo cáo thẩm định. Báo cáo thẩm định phải trung thực, rõ ràng, khơng tẩy xố và phải làm rõ những nội dung sau:
+ Sự hợp lệ của hồ sơ.
+ Phân tích và đánh giá tình hình tài chính của khách hàng. + Khả năng thực hiện hợp đồng của khách hàng
+ Các vấn đề pháp luật có liên quan đến khoản bảo lãnh
+ ý kiến về khoản bảo lãnh (có đồng ý hay không và nêu rõ lý do). Nếu đồng ý, nêu thời hạn bảo lãnh, giá trị bảo lãnh…
- Trƣởng phòng duyệt báo cáo thẩm định, phải ghi rõ quan điểm có đồng ý với cán bộ nghiệp vụ hay không. Nếu không ghi rõ lý do và giải pháp.
Bước 3: Ra quyết định bảo lãnh và chọn hình thức phát hành bảo lãnh.
Thông thƣờng, giám đốc là ngƣời đƣợc uỷ quyền ra quyết định bảo lãnh. Sau khi xem xét và đánh giá báo cáo thẩm định, nếu giám đốc đồng ý bảo lãnh, giám đốc sẽ ghi rõ nội dung đồng ý bảo lãnh, các điều kiện kèm theo, ghi rõ ngày tháng, ký tên và trả hồ sơ về phòng bảo lãnh để thực hiện.
Nếu giám đốc không đồng ý cũng ghi rõ nội dung, ký tên, ghi ngày tháng ký và trả hồ sơ về phòng bảo lãnh.
Trƣờng hợp tái thẩm định hoặc thẩm định thông qua hội đồng, giám đốc chi nhánh vẫn phải trình lên trung ƣơng trƣớc khi quyết định.
Theo yêu cầu của khách hàng, nếu ngân hàng đồng ý bảo lãnh, ngân hàng sẽ chọn hình thức bảo lãnh phù hợp hoặc cũng có thể khách hàng lựa chọn hình thức bảo lãnh trƣớc thơng qua đơn xin bảo lãnh. Ví dụ nhƣ đơn xin bảo lãnh tiền ứng trƣớc, đơn xin bảo lãnh dự thầu, đơn xin bảo lãnh thực hiện hợp đồng, đơn xin bảo lãnh thanh toán… Ngân hàng và khách hàng sẽ tự thoả thuận với nhau về hình thức bảo đảm cho bảo lãnh, thời hạn, điều kiện trả tiền… Sau khi đã thống nhất, ngân hàng sẽ tiến hành bƣớc tiếp theo.
Bước 4: Thực hiện quyết định bảo lãnh.
Trong trƣờng hợp ngân hàng từ chối bảo lãnh, cán bộ nghiệp vụ sẽ gửi thông báo đã kiểm tra của Trƣởng phịng và có chữ ký của giám đốc cho khách hàng. Trong đó ghi rõ lý do từ chối và kèm theo hồ sơ trả lại cho khách hàng.
Trong trƣờng hợp ngân hàng đồng ý bảo lãnh, cán bộ nghiệp vụ sẽ thảo hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng cầm cố hoặc thế chấp (nếu có), các giấy tờ kèm theo. Sau khi trƣởng phòng duyệt, ký, các hợp đồng này đƣợc giám đốc ra quyết định bảo lãnh ký tên, đóng dấu.
Cán bộ sẽ gửi các loại hồ sơ giấy tờ đến những đối tƣợng sau:
- Khách hàng: hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng cầm cố thế chấp cùng biên bản thẩm định tài sản (nếu có). Sau khi khách hàng đã ký và đóng dấu, ngân hàng giữ lại một bản hợp đồng và tiến hành hạch toán.
- Ngƣời thụ hƣởng: thƣ bảo lãnh.
- Bộ phận kế toán: phiếu ghi nợ – ghi có sau khi đã hạch toán số dƣ bảo lãnh để bộ phận kế toán theo dõi ngoại bảng, biên bản định giá tài sản đảm bảo (nếu có).
- Phịng bảo lãnh: tất cả hồ sơ, giấy tờ có liên quan để lƣu giữ và bảo quản (bao gồm cả biên bản làm việc của cán bộ).
- Hội đồng thẩm định (nếu thực hiện thẩm định): cán bộ phải sao hồ sơ cho các thành viên của hội đồng.
Kiểm tra theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng của khách hàng nhằm giải quyết các vƣớng mắc trong thời gian bảo lãnh có hiệu lực. Trong thực tế, đối với
những khách hàng đã ký quỹ 100% bằng tiền mặt, ngân hàng không cần thiết theo dõi khách hàng có thực hiện đúng nghĩa vụ hay khơng. Ngân hàng chỉ kiểm tra nghĩa vụ khách hàng trong những món bảo lãnh có giá trị lớn. Mặt khác, hồ sơ của một đơn vị đƣợc bảo lãnh do một cán bộ nghiệp vụ chịu trách nhiệm quản lý. Chính vi vậy, có thể phát sinh rủi ro trong quá trình thẩm định và theo dõi kiểm tra khơng có sự ln chuyển hồ sơ giữa các cán bộ.
Bước 5: Sau khi ký kết hợp đồng.
Ngân hàng tiến hành thu phí của khách hàng theo hạn thu phí quy định trong hợp đồng và chuyển hố đơn thu phí cho cán bộ kế tốn.
Khi bên nhận bảo lãnh có điện hoặc văn bản yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh kèm theo các bằng chứng chứng minh khách hàng có sự vi phạm hợp đồng, trƣớc hết ngân hàng sẽ kiểm tra điện hoặc văn bản đó cùng với những chứng từ kèm theo có hợp lý khơng. Nếu khơng hợp lý, hợp lệ, ngân hàng sẽ từ chối bằng văn bản hoặc điện và nêu rõ lý do. Nếu các giấy tờ đó phù hợp, ngân hàng sẽ thanh toán lập tức trong hai trƣờng hợp sau:
- Nếu khách hàng có ký quỹ hoặc tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, ngân hàng sẽ trích từ quỹ hoặc tài khoản tiền gửi đó để trả cho bên hƣởng.
- Nếu khách hàng khơng có khả năng trả nợ ngay hoặc chỉ trả đƣợc một phần, ngân hàng sẽ ghi nợ số tiền trả thay cho khách hàng và áp dụng mức lãi suất phạt dành cho nợ quá hạn, thông thƣờng là 150% so với lãi suất ngắn hạn tại ngân hàng. Ngày hạch tốn nợ chính là ngày ngân hàng thực hiện nghĩa vụ thay cho khách hàng, ngân hàng sẽ đôn đốc khách hàng trả nợ càng sớm càng tốt.
Bước 6: Kết thúc bảo lãnh.
Các trƣờng hợp chấm dứt bảo lãnh:
- Bên đƣợc bảo lãnh đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình đối với bên nhận bảo lãnh.
- Bên nhận bảo lãnh đồng ý huỷ bỏ bảo lãnh theo các quy định của pháp luật.
- Thời hạn của bảo lãnh đã hết hiệu lực.
- Bên bảo lãnh hoặc bên đƣợc bảo lãnh chấm dứt hoạt động thì nghĩa vụ bảo lãnh đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật.
Sau khi nghiệp vụ bảo lãnh chấm dứt, tiến hành giải toả hợp đồng trong hai trƣờng hợp sau:
- Giải toả bảo lãnh khơng có tài sản đảm bảo: ngân hàng phát hành sẽ tuyên bốgiải toả bảo lãnh, gửi cơng văn đến khách hàng và đóng hồ sơ.
- Giải toả bảo lãnh có tài sản đảm bảo: hồn trả ký quỹ hoặc tài sản cầm cố thế chấp cho khách hàng dựa trên cơ sở hợp đồng bảo lãnh và hợp đồng thế chấp. Nếu khách hàng khơng có khả năng trả nợ, ngân hàng sẽ thu khoản ký quỹ hoặc phát mại tài sản thế chấp, cầm cố.
Đối với bảo lãnh trên cơ sở bảo lãnh đối ứng, cam kết giữa ngƣời hƣởng và ngân hàng đối ứng sẽ hết ngay sau thời hạn hiệu lực nhƣng cam kết giữa ngân hàng chỉ thị phát hành bảo lãnh và ngƣời hƣởng sẽ kết thúc sau 7 ngày kể từ ngày hết hiệu lực.