II. Hệ số nợ
3.2.3. Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu
Trong năm 2013, lượng VLĐ của Công ty bị chiếm dụng khá lớn. Việc tồn tại các khoản phải thu trong điều kiện hiện nay là một điều tất yếu song nếu để các khoản phải thu quá lớn, thời gian dài sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của Công ty. Thực tế trong năm gần đây cho thấy các khoản phải thu khá lớn và tăng dần kèm theo đó là doanh thu tăng cũng là điều tốt nhưng tăng nợ phải thu nhiều cũng là điều nguy hiểm. Do vậy Công ty nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
trong quá trình thực hiện nên đưa ra thỏa thuận về việc thanh toán hoặc ứng trước một phần theo giá trị hợp đồng. Tùy thuộc vào từng loại hợp đờng từ đó Cơng ty nên xây dựng kế hoạch, thời gian thu hồi khoản nợ vừa phù hợp với thời gian thu tiền của nhà phần phối vừa phù hợp Công ty. Việc này giúp cho Công ty tránh được khỏan nợ quá hạn, chắc chắn nhận được tiền từ khách hàng, ổn định việc cung cấp tiêu thụ sản phẩm cho Cơng ty.
Bên cạnh đó, Cơng ty cần có chiến lược riêng đới với từng nhóm đới tượng khách hàng. Trong hợp đờng kinh tế, cần có các điều khoản quy định chặt chẽ về thời hạn thanh toán, hình thức phạt vi phạm hợp đồng như lãi suất chậm trả và khuyến khích các chủ đầu tư ứng trước tiền với các ưu tiên và chính sách thu tiền có lợi cho khách hàng .Sau khi nhận hợp đồng Công ty nên đưa ra những thỏa thuận với cách thanh toán sao cho có lợi cho cả hai, nếu khách hàng ứng trước tiền có thể triết khấu cho khách hàng. Tỉ lệ chiết khấu là bao nhiêu thì cần linh hoạt trong từng thời kì sao cho sử dụng nguồn tạm ứng do khách hàng cung cấp nhỏ hơn chi phí tín dụng tại ngân hàng là điều rất có lợi .
Mợt số biện pháp trong tăng cường công tác quản lý khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng mà Cơng ty có thể áp dụng là:
- Cơng ty nên có một bộ phận chun trách về quản lý cơng nợ, thu nợ, phân tích uy tín và năng lực tài chính của từng nhóm khách hàng chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình h́ng khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ…
- Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, Công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh tốn của họ. Hợp đờng ln phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toán và hình thức phạt khi vi phạm hợp đờng. Cần u cầu phía khách hàng phải có ngân hàng đứng ra bảo lãnh trong việc thanh tốn. Cơng ty nên dùng hình thức uỷ nhiệm thu trong thanh tốn.
- Mở sở theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, Công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hới thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ Công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về sớ lượng và thời gian thanh tốn, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó địi.
- Công ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thu sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm q thời hạn thanh tốn. Sử dụng có hiệu quả các biện pháp thu hời nhanh như chiết khấu bán hàng, giảm giá cho những đơn đặt hàng với số lượng lớn nhằm thúc đẩy khách hàng thanh toán nhanh.
- Nếu khách hàng thanh tốn chậm thì Cơng ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ có quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mang lại kết quả.
- Đối với các nhà cung cấp nguyên vật liệu cần tăng cường và giữ vững uy tín đề giảm số vốn đang bị chiếm dụng như hiện nay. Các khoản phải thu khác với tỷ trọng nhỏ thì cần nhắc sử dụng quỹ lương, quỹ khen thưởng, … để hồi phục vốn lưu động trong trường hợp cần thiết.
- Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản mua nhằm tránh thất thốt, hỏng hóc hàng hóa dựa trên nguyên tắc “giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong ký kết hợp đồng.
làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ. Điều này khơng chỉ giúp cho Công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà cịn duy trì tớt mới quan hệ với khách hàng.
Trong thời kỳ hiện nay, nhất là Cơng ty có tỷ trọng nợ phải thu khá cao, Cơng ty cũng nên tính đến trường hợp xấu nhất trong việc thu hồi các khoản nợ là khách hàng, con nợ là khơng đủ khả năng thanh tốn. Để tiến hành trích lập dự phịng khoản phải thu khó địi một cách hợp lý.