Hoàn thiện các bước cụ thể trong công tác đấu thầu tại tất cả các khâu thực hiện bao gồm:
72
- Lập hồ sơ mời thầu: thực tế cho thấy nhiều hồ sơ mời thầu vẫn còn nhiều sai
sót, nó làm ảnh hưởng rất lớn đến nội dung của hồ sơ dự thầu cũng như chất lượng công trình khi thực hiện.
Vì vậy khi lập hồ sơ mời thầu các nhân viên của Ban phải tiến hành nghiên cứu phân tích và đưa ra những yêu cầu một cách cẩn thận và chính xác. Đồng thời, các cán bộ làm công tác hồ sơ mời thầu phải là người có năng lực và trình độ mới có thể đảm nhiệm được nhiệm vụ này. Ban phải thường xuyên kiểm tra giám sát chỉ đạo các nhân viên làm công tác lập hồ sơ mời thầu. Nếu phát hiện sai sót thì phải sửa chữa ngay, đồng thời phải thường xuyên mở lớp nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên làm công tác lập hồ sơ mời thầu và thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến quy chế đấu thầu cho cán bộ công nhân viên trong Ban để họ có thể nắm bắt kịp thời và làm hồ sơ mời thầu theo đúng yêu cầu và quy định hiện hành của nhà nước.
- Thủ tục phát hành hồ sơ mời thầu: Thủ tục phát hành hồ sơ mời thầu phải
đơn giản, nhanh gọn, việc phát hành phải được công bố rộng rãi trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: báo chí, truyền hình, .... để các nhà thầu có thể biết và đăng ký tham gia.
- Nhận hồ sơ dự thầu và mở thầu: Thủ tục nhận hồ sơ dự thầu và mở thầu phải
đơn giản và đúng trình tự, tránh hiện tượng thông đồng giữa bên mời thầu và nhà thầu. Khi tiến hành mở thầu phải được tiến hành công khai trước sự chứng kiến của các ban ngành liên quan và các nhà thầu tham gia đấu thầu. Nội dung của hồ sơ dự thầu phải được đảm bảo giữ bí mật cho đến khi mở thầu.
- Xét thầu: Những người tham gia xét thầu là những người có trình độ và năng
lực chuyên môn về lĩnh vực đấu thầu. Cách thức chấm điểm phải có sự thống nhất giữa những người xét thầu.
Để đánh giá đúng đắn các hồ sơ dự thầu xây lắp thì việc làm rõ, chứng minh được sự phù hợp giữa các giải pháp thực hiện gói thầu với các đề xuất của nhà thầu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Yêu cầu đặt ra là tổ chuyên gia phải đánh giá được “cách thức nhà thầu sẽ làm ra sản phẩm xây dựng theo yêu cầu của chủ đầu tư”.
73
Ở khía cạnh thực tế, trong lựa chọn nhà thầu xây lắp, việc chưa chú trọng đúng mức tới các đề xuất về giá và tiến độ của nhà thầu, còn nặng về đánh giá hình thức biểu hiện của các nội dung kê khai có thể dẫn đến nhiều trường hợp nhà thầu được chọn do kê khai “đẹp” hơn là lợi thế về giải pháp kỹ thuật và sự cạnh tranh về giá, tiến độ. Bởi vậy, nguyên lý cần phải khẳng định trong đánh giá hồ sơ dự thầu xây dựng là các giải pháp kỹ thuật của nhà thầu được dùng để minh chứng cho sự phù hợp với các đề xuất về giá dự thầu, tiến độ và chất lượng. Cách đánh giá này sẽ hạn chế được tình trạng kê khai hồ sơ “đẹp”, tăng khả năng cạnh tranh giữa các nhà thầu nhằm đem lại hiệu quả cao nhất cho chủ đầu tư, dự án. Đối với các gói thầu lớn, độ phức tạp cao thì có thể cho phép nhà thầu có những sửa đổi, bổ sung cần thiết nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu của gói thầu. Tuy nhiên, để tránh tuỳ tiện thì chủ đầu tư phải ghi rõ vấn đề này trong hồ sơ mời thầu.