CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TẠI DỰ ÁN NHÀ MÁY NHIỆT ĐIỆN THÁI BÌNH
2.4. Đánh giá thực trạng công tác quản lý tại dự án NMNĐ Thái Bình
2.4.1. Công tác quản lý chung Ban QLDA
a. Quy trình quản lý theo ISO P
[
9F
10]
Nhằm đảm bảo triển khai dự án một cách thống nhất theo đúng quy định hiện hành của nhà nước, năm 2012 Ban QLDA đã xây dựng và đăng ký quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Theo đó, quy trình quản lý chất lượng
[10]Nguồn: Tài liệu ISO của Ban QLDA
40
đã được xây dựng cho các công tác chung của cả Ban QLDA và của từng phòng chức năng.
Mặc dù Ban QLDA đã xây dưng được các quy trình quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tuy nhiên việc áp dụng các quy trình này hiện nay vẫn
chưa được hiệu quả cao, nguyên nhân chủ yếu do:
- Công tác kiểm tra việc thực hiện chưa được quan tâm đúng mức và khơng
thường xun, hầu như để các phịng tự quản lý. Hàng năm chỉ có các cuộc kiểm tra của Tập đoàn tổ chức mà chỉ kiểm tra điển hình một số cơng tác do đó chưa phản
ánh hết được tình hình thực hiện để có cách đánh giá, điều chỉnh.
- Do một số quy trình chỉ mang tính chất chung chung, không thể bám sát
được với việc triển khai dự án (như quy trình báo cáo hay các biểu mẫu báo cáo), việc áp dụng các quy trình này vào thực tế các cơng việc cụ thể cịn gặp nhiều khó khăn, nói chung các quy trình mới chỉ thực sự được áp dụng tốt trong khâu quản lý tài liệu.
- Cũng xuất phát từ nguyên nhân việc kiểm tra đôn đốc không thường xuyên,
khối lượng công việc nhiều, ý thức chấp hành các quy trình chưa được tốt nên việc áp dụng các quy trình vẫn cịn mang tính hình thức.
- Ngồi ra, trong thời gian qua việc phổ biến các quy trình này đến tồn bộ
Ban QLDA chưa được thực hiện đầy đủ, đa phần mọi người chỉ biết đến có quy
trình ISO tuy nhiên khơng biết nó thế nào và gồm những nội dung gì, những lợi ích mang lại khi thực hiện. Đây là nguyên nhân chính cho việc áp dụng các quy trình hiện nay vẫn chưa thực sự được hiệu quả cao.
b. Sự phối hợp làm việc giữa các Phòng chức năng
Đây là yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy năng lực nội tại và năng suất làm việc của Ban QLDA. Kể từ khi được thành lập, Ban QLDA đã xây dựng và ban hành nhiều quy chế làm việc cũng như phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng Lãnh đạo Ban, từng Phịng chức năng. Điều này giúp cho cơng tác triển khai công việc thời gian qua của Ban QLDA khá tốt và nhịp nhàng, mang lại nhiều thành công quan trọng bước đầu trong việc triển khai dự án. Tuy nhiên, q trình xử lý cơng
41
việc thời gian qua cũng nảy sinh khơng ít những bất cập trong việc phối hợp làm việc giữa các Phòng chức năng, làm ảnh hưởng đến tiến độ cũng như chất lượng công việc, cụ thể:
- Trong công tác xem xét tài liệu thiết kế phần xây dựng do Tổng thầu EPC đệ
trình: hiện nay việc xem xét và phê duyệt các tài liệu thiết kế phần xây dựng được
giao cho cả 2 phòng: Phòng QLCL&ATSKMT và Phòng QLGSCT cùng phối hợp
xem xét tài liệu phần xây dựng. Điều này làm hạn chế việc chun mơn hóa trong công tác xử lý công việc, nhân lực chuyên mơn bị phân tán cho 2 phịng sẽ làm giảm hiệu quả xử lý công việc. Một số công việc đòi hỏi cần phải kết hợp nhân lực của cả 2 phòng tuy nhiên khi cùng thực hiện lại nảy sinh vấn đề có thể khơng thống
nhất trong cơng tác chỉ đạo xử lý giữa 2 phịng, tâm lý né tránh trách nhiệm ảnh
hưởng đến tiến độ xử lý công việc.
- Phối hợp trong công tác xem xét hồ sơ chất lượng: căn cứ cơ cấu của Ban
QLDA và quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng chức năng, theo quy định phòng QLCL&ATSKMT sẽ là phòng ban hành các mẫu biên bản nghiệm thu và phối hợp tham gia quá trình kiểm tra hồ sơ chất lượng với phịng QLGSCT trước khi chuyển phòng Kinh tế hợp đồng áp giá. Tuy nhiên thực tế hiện nay phòng QLCL&ATSKMT chỉ xem xét hồ sơ chất lượng sau khi hồ sơ đã được các bên ký hồn thiện do đó khi có sai sót, hồ sơ phải sửa và ký lại gây mất nhiều thời gian. Ngoài ra, nếu thực hiện theo đúng quy trình cũng sẽ gây nhiều bất cập và mất nhiều thời gian do phải chia nhiều cơng đoạn xem xét, trong khi đó theo quy định tại Nghị định 209/2004/NĐ-CP về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng, cơng tác giám sát đã bao gồm cả công tác quản lý chất lượng và an tồn sức khỏe mơi trường, cán bộ trực tiếp giám sát là người sẽ đánh giá chính xác nhất hồ sơ chất lượng của nhà thầu để bổ sung hồ sơ còn thiếu theo đúng quy định của nhà nước.
- Phối hợp trong công tác giám sát thi công: bất cập hiện nay ở chỗ một số
hạng mục đang thi cơng do cả 2 phịng QLGSCT và QLCL&ATSKMT cùng thực hiện giám sát, điển hình như hạng mục xử lý nền. Việc ra quyết định thành lập một tổ giám sát các hạng mục có mặt tốt giúp nâng cao trách nhiệm các thành viên giám
42
sát nhưng cũng gây ra sự cứng nhắc trong việc điều động nhân sự khi nhịp độ thi cơng thay đổi, đặc biệt khi 2 phịng cùng giám sát càng làm hạn chế việc huy động nhân sự phù hợp do chịu sự chỉ đạo của 2 phòng khác nhau.
Nguyên nhân chủ yếu của những bất cập trên là do việc phân công nhiệm vụ hiện nay giữa 2 phòng QLGSCT và QLCL&ATSKMT, chưa thực sự chuyên mơn hóa theo chức năng nhiệm vụ.
Ngồi ra, cũng cần kể đến là do ý thức phối hợp làm việc giữa các phịng chưa cao, chưa tích cực chủ động giải quyết cơng việc, cịn mang tính hành chính. Điển hình như trong cơng tác giải quyết cơng việc được giao, các phòng được giao phối hợp thường khơng chủ động xem xét trước cơng việc để có ý kiến góp ý với phịng được giao chủ trì mà thường đợi khi được xin ý kiến mới bắt đầu xem xét, việc này gây mất nhiều thời gian trong giải quyết công việc.
2.4.2. Cơ chế phối hợp giữa Ban QLDA và các nhà thầu
a. Quy trình quản lý theo cơng việc
Dự án Nhà máy nhiệt điện Thái Bình 2 là một dự án lớn và phức tạp về quy mô cũng như cơng nghệ kỹ thuật. Vì vậy, dự án địi hỏi phải xây dựng các quy trình cụ thể trong cơng tác quản lý nhằm thống nhất quản lý và kiểm soát tiến độ, chất lượng đảm bảo yêu cầu. Các quy trình đã được Chủ đầu tư và Tổng thầu EPC thống nhất xây dựng gồm có (09 quy trình):
- Quy trình phối hợp giữa các bên tham gia triển khai dự án (Coordination
Procedure);
- Quy trình đánh số tài liệu (Document numbering system);
- Quy trình nhận dạng máy móc thiết bị (Equipment identification system);
- Quy trình thực hiện dự án (Project Execution plan);
- Quy trình mua sắm (Procerement plan);
- Quy trình chất lượng (Quality plan);
- Quy trình đảm bảo an tồn, an ninh, vệ sinh môi trường (HSSE plan);
- Quy trình thi cơng xây dựng (Construction plan);
43
Đây là các quy trình quan trọng cần thiết cho việc triển khai các dự án lớn, có sự tham gia của nhiều đơn vị thi công và sự tham gia của nhà thầu nước ngoài. Tuy nhiên, tiến độ lập và phê duyệt các quy trình này cịn chậm, đến tháng 5/2013 mới phê duyệt được 7/9 quy trình, cịn lại quy trình thi cơng xây dựng và quy trình thiết kế vẫn đang được lập và chưa được phê duyệt. Việc chậm triển khai công tác lập và phê duyệt các quy trình này đang ảnh hưởng nhiều đến việc triển khai dự án trong thời gian qua.
Nguyên nhân cho sự chậm trễ trên một phần do nhà thầu chưa quan tâm đúng mức tới việc hồn thiện các quy trình trên, mặt khác do năng lực nhà thầu cịn hạn chế do đó các tài liệu đệ trình thường phải chỉnh sửa nhiều lần trước khi phê duyệt.
Ngoài ra, việc vận dụng các quy trình trên vào thực tế hiện nay cịn hạn chế, đơi khi thực hiện cịn chưa đúng, điển hình như trong cơng tác đánh số tài liệu.
Nguyên nhân chủ yếu do việc phổ biến quy trình đến các cán bộ liên quan cũng
chưa được quan tâm nhiều, mặt khác do trình độ tiếng anh của đa số các cán bộ Ban QLDA còn chưa tốt nên việc tiếp cận và tìm hiểu các tài liệu trên bằng tiếng anh cũng gặp nhiều khó khăn.
b. Phối hợp làm việc giữa Ban QLDA với các nhà thầu trên công trường
Để tăng cường công tác phối hợp làm việc, các đơn vị trên đều có văn phịng trực tiếp đặt tại công trường để phối hợp cùng Chủ đầu tư triển khai dự án. Riêng việc thiết kế gói thầu thiết bị chính do nhà thầu SDC thực hiện tại Hàn Quốc, Tổng thầu PVC và Tư vấn tổng thầu WorleyParsons sẽ có cơ chế điều động nhân sự sang Hàn Quốc để đẩy nhanh tiến độ thiết kế các hạng mục. Chủ đầu tư sẽ cử nhân sự tham gia đồn cơng tác giám sát thiết kế hoặc kiểm tra tại dự án sau khi thiết kế được phát hành chính thức từ Tổng thầu PVC.
Theo quy định trong hợp đồng EPC đã ký, mọi tài liệu thiết kế được phát hành bởi PVC đều phải được Tư vấn tổng thầu WorleyParsons ký và đóng dấu để đảm bảo chất lượng hồ sơ thiết kế.
44
Tư vấn quản lý dự án của Chủ đầu tư có trách nhiệm hỗ trợ Ban QLDA trong việc xem xét và ký kiểm tra các tài liệu do Tổng thầu đệ trình trước khi trình Ban QLDA xem xét phê duyệt, thực hiện việc giám sát thi cơng ngồi công trường theo phạm vi hợp đồng Tư vấn đã ký kết (Quan hệ của các bên tham gia triển khai dự án được biểu thị ở hình 2.5).
Hình 2.5: Mơ hình quan hệ các bên tham gia triển khai dự án
Nhìn chung cơng tác phối hợp giữa Chủ đầu tư với các nhà thầu trên công trường hiện nay khá tốt, đã xây dựng được các quy trình phối hợp làm việc và đều