- Báo cáo kết quả kinh doanh:
3. 3Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu xây dựng 1 Cơ cấu và tính chất nguyên vật liệu
3.4.2.3.3 Cung ứng NVL
Các công trình muốn xuất kho NVL để phục vụ cho nhu cầu thi công cần tuân thủ nghiêm quy trình xuất kho. Đối với NVL phát sinh trong kỳ thì quy trình xuất hàng nhƣ sau:
Sơ đồ 3.5: Quy trình xuất kho
Đối với những vật liệu xuất kho thay thế cho những phần bị hỏng thì khi xuất kho phải có sự xác nhận của ngƣời phụ trách kho về NVL bị hỏng.
Vd 1= VK + Vnk - Vxk Viết phiếu (Bộ phận có nhu cầu) Duyệt (Quản đốc, Trƣởng phòng) Xác nhận (Thống kê) Viết phiếu (Thủ kho) Cấp phát (Thủ kho, phó kho)
Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu
Công ty cấp phát nguyên vật liệu theo đúng các kế hoạch của công trình, mỗi khi cấp phát công ty thƣờng áp dụng đầy đủ các thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình và lập các biên bản, giấy xác nhận của công ty vào các công trình cấp phát.
Cấp phát nguyên vật liệu là hình thức chuyển nguyên vật liệu từ kho xuống các bộ phận thi công. Việc cấp phát một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động của công nhân, máy móc thiết bị làm cho quá trình thi công đƣợc tiến hành liên tục, từ đó làm tăng chất lƣợng công trình đồng thời tiết kiệm đáng kể một số nguồn lực, giảm các chi phí phát sinh.
Việc cấp phát nguyên vật liệu cụ thể tiến hành theo các hình thức sau:
Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận thi công.
Căn cứ vào yêu cầu của nguyên vật liệu của từng công trình, bộ phận kĩ thuật đó báo trƣớc cho bộ phận cấp phát của kho từ một đến ba ngày để tiến hành cấp phát. Số lƣợng nguyên vật liệu đƣợc yêu cầu đƣợc tính toán dựa trên nhiệm vụ thi công và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đó tính toán cho từng hạn mục.
Ƣu điểm: Đáp ứng kịp thời tiến độ thi công đối với từng hạn mục của công trình, tránh phát sinh các chi phí không cần thiết.
Hạn chế: Bộ phận cấp phát của kho chỉ biết đƣợc yêu cầu của bộ phận thi công trong thời gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động cho bộ phận cấp phát.
Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức):
Đây là hình thức cấp phát quy định cả số lƣợng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận thi công và bộ phận cấp phát. Dựa vào khối lƣợng công trình cũng nhƣ dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch của từng hạn mục thi công, kho cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sau từng giai đoạn thi công hạn mục, doanh nghiệp quyết toán vật tƣ nội bộ nhằm so sánh số lƣợng hạn mục hoàn thành theo kế hoạch với số lƣợng nguyên vật liệu đã tiêu dùng. Trƣờng hợp thừa hay thiếu sẽ đƣợc giải quuyết một cách hợp lý và cứ thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác.
Ƣu điểm: Thực tế cho thấy hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao, giúp cho việc giám sát hoạch toán tiêu dùng nguyên vật liệu chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị nguyên vật liệu một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, thao tác tính toán. Do vậy, hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao và đƣợc áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp xây dựng tƣơng đối ổn định và có hệ thống định mức tiên tiến hiện thực, có kế hoạch thi công.
Nhƣợc điểm: Kế hoạch cấp phát có thể sai lệch so nhu cầu, gây ra tình trạng thiếu hoặc thừa nguyên vật liệu.
Hai hình thức cơ bản trên, trong thực tế vẫn đƣợc sử dụng kết hợp với nhau nhằm tạo sự chủ động trong quá trình quản lí nguyên vật liệu và đảm bảo tiến độ thi công khi nguồn cung cấp chậm hơn so với thực tế thi công; giúp bộ phận thu mua có thể kiểm soát đƣợc nguồn cung cấp nguyên vật liệu từ nhà cung ứng. Đối với doanh nghiệp sản xuất còn có hình thức: “bán nguyên vật liệu mua thành phẩm”. Đây là bƣớc phát triển cao của công tác quản lý nguyên vật liệu nhằm phát huy đầy đủ quyền chủ động sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tƣ, hạch toán chính xác, giảm sự lãng phí các nguồn lực.
Thủ tục xuất kho
Mục tiêu chủ yếu xuất nguyên vật liệu tại công ty là nhằm phục vụ quá trình thực hiện kế hoạch thi công công trình cho từng hạn mục và công tác quản lí nguyên vật liệu theo các đơn hàng phục vụ cho quá trình buôn bán NVL.
Sau khi có kế hoạch về kinh doanh và yêu cầu vật tƣ của các công trình: Hàng tháng các phòng sẽ có kế hoạch vật tƣ định mức trong tháng; sau đó kế toán sẽ viết phiếu xuất kho cho công trình và theo đơn đặt hàng.
Bước 01: Lập phiếu yêu cầu
- Sử dụng “Phiếu yêu cầu xuất NVL-HH-TP”; “Phiếu yêu cầu xuất CCDC”
- Điền các thông số cần thiết vào phiếu yêu cầu, ngƣời yêu cầu ký xác nhận yêu cầu vào cột ngƣời yêu cầu.
Bước 02: Người yêu cầu VT-CCDC có trách nhiệm trình ký yêu cầu :
Trình ký phụ trách trực tiếp (Ban Giám đốc) ký duyệt. Trong trƣờng hợp không có phụ trách trực tiếp, các kế toán ký duyệt đồng thời chịu trách nhiệm kiểm soát số lƣợng yêu cầu.
Lưu ý: Nếu là NVL-HH-TP xuất kinh doanh: Phải ghi giá bán của từng đơn vị sản phẩm và trình ký BGĐ.
Bước 03: Lập phiếu xuất kho
- Ngƣời yêu cầu có trách nhiệm mang phiếu yêu cầu lên gặp thủ kho. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu yêu cầu đã đúng thủ tục thì chuyển cho kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho.
- Để tránh việc thi công các công trình đƣợc tiến hành liên tục phải thực hiện đúng các thủ tục xuất kho: phiếu xuất kho có 3 liên:
Liên 1: Phòng kế toán lƣu
Bước 04: Giao nhận hàng– Luân chuyển phiếu và hoàn tất hồ sơ
a/ Xuất cho công trình :
- Kế toán đƣa phiếu xuất cho ngƣời yêu cầu xuống kho lãnh NVL.
- Thủ kho sau khi phát nguyên vật liệu, tập hợp phiếu xuất trong ngày, trình ký phụ trách kho vào đầu ngày hôm sau. Sau đó nhận lại và lƣu 1 liên, liên còn lại gởi kế toán.
b/ Xuất bán:
- Kế toán giao phiếu cho ngƣời yêu cầu xuống kho lãnh NVL (trƣờng hợp ngƣời yêu cầu không có mặt, kế toán có trách nhiệm chuyển phiếu yêu cầu xuống kho).
- Thủ kho sau khi phát nguyên vật liệu, lƣu 1 liên và các liên còn lại gởi kế toán vào đầu ngày hôm sau.