- Báo cáo kết quả kinh doanh:
3. 3Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu xây dựng 1 Cơ cấu và tính chất nguyên vật liệu
3.4.1.2 Lập kế hoạch mua sắm
Sau khi đã xác định đƣợc nhu cầu NVL cho các công trình và nhu cầu của các đơn hàng, bộ phận kế hoạch có trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm NVL gửi tới các nhà cung cấp. Kế hoạch mua sắm cũng đƣợc lập cho từng năm và cụ thể theo từng tháng.
Nhân viên kế hoạch sau khi lập kế hoạch mua sắm cần thông báo cho các phòng ban có liên quan. Đây là công việc cần đƣợc thực hiện bởi vì quản trị cung ứng NVL có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác, cụ thể đó là phòng kế toán, nhân viên phụ trách điều phối và phòng kĩ thuật trong khâu thi công công trình để cùng phối hợp các hoạt động. Khi mua sắm NVL cần có sự xác nhận thanh toán của phòng kế toán cho nhà cung cấp. Điều phối cung cấp tình hình NVL cấp phát ở các công trình và nhu cầu thực hiện các đơn hàng của công ty cho phòng kế hoạch vật tƣ và xác định lƣợng nguyên vật liệu cần sử dụng trong thời gian tới.
Khi có sự chênh lệch số lƣợng vật tƣ cần dùng so với bản kế hoạch đã đặt ra thì phòng kế hoạch phải phối hợp với các phòng ban để ra một bảng kế hoạch vật tƣ của tháng. Bảng kế hoạch này đƣợc lập vào ngày 25 hàng tháng.
Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đƣợc lập thƣờng bám sát với tình hình thực tế và đáp ứng đƣợc nhu cầu quản lí nguyên vật liệu của công ty. Nhƣng do tác động của ngoại cảnh nên nhiều khi lƣợng thực tế vẫn có sự sai lệch so với kế hoạch đặt ra. Do đó, bộ phận lập kế hoạch cần nghiên cứu nguyên nhân kịp thời để tìm ra giải pháp giảm tình trạng trên.