- Báo cáo kết quả kinh doanh:
3. 3Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu xây dựng 1 Cơ cấu và tính chất nguyên vật liệu
3.4.2.3.2 Công tác bảo quản
Công tác bảo quản và dự trữ NVL
Kho là nơi tập trung dự trữ các nguyên vật liệu và các thành phẩm trƣớc khi đƣa đến nơi tiêu thụ. Nó là nơi tập trung của các loại kho để phù hợp cho từng loại NVL khác nhau. Do vậy, công tác quản lí nguyên vật liệu trong kho có ý nghĩa rất quan trọng vì nó có thể sử dụng tối ƣu diện tích của kho. Việc sắp xếp kho phải đảm bảo các yêu cầu
Sau khi tiếp nhận NVL, phòng vật tƣ sẽ tiến hành nhập số liệu, ghi sổ sau đó giao cho các kho tiến hành lƣu trữ. NVL sẽ đƣợc sắp xếp, quản lí theo danh mục các mặt hàng, thủ kho và nhân viên kho sẽ bố trí các loại vật tƣ một các hợp lí để dễ kiểm tra và vận chuyển xuất kho. Mặc dù công tác quản lí kho đƣợc công ty khá quan tâm nhƣng do diện tích kho nhỏ và các kĩ thuật trang bị vẫn còn thiếu nhiều nên việc lƣu trữ và bảo quản của một số NVL vẫn còn khá đơn giản làm giảm chất lƣợng, gây lãng phí các nguồn lực.
Các phƣơng pháp thƣờng sử dụng quản lí kho
Sắp xếp vật tƣ theo từng khu vực.
Theo phƣơng pháp này kho sẽ đƣợc chia thành các khu vực khác nhau nhằm giúp công tác lƣu kho có thể lƣu đƣợc nhiều loại vật tƣ.
Đây là phƣơng pháp yếu cầu các thủ kho phải biết tính chất lƣu kho của từng NVL để có thể dễ hơn cho lƣu mà không ảnh hƣởng đến chất lƣợng của chúng.
Tần suất quay vòng.
Đặc điểm của phƣơng pháp này, đối với các loại NVL có tần suất xuất nhập nhiều sẽ đƣợc đặt ở những nơi gần, dễ cho việc di chuyển và ngƣợc lại.
Nhìn chung do công ty sử dụng chủ yếu hai phƣơng pháp này nên tình hình trong kho luôn ổn định.
Các NVL mới nhập sẽ đƣợc cán bộ quản lí kho đánh số theo từng mã hàng, phân loại chúng và sắp xếp theo từng chủng loại riêng để tạo điều kiện dễ dàng cho quản lí và bảo quản. Nói chung, nếu bảo quản tốt các vật tƣ sẽ không bị hƣ hỏng hoặc thay đổi chất lƣợng. Dƣới đây là cách bảo quản một số nguyên vật liệu:
- Thép xếp trong kho phải kê trên đà gỗ tránh các tác động của độ ẩm và mặt trời đối với thép không có màng chống rỉ, và đƣợc xếp theo từng loại khác nhau và dễ dàng cho việc lấy.
- Vôi chƣa tôi nếu không bảo quản tại chỗ tức là hầm lò đƣợc thì phải cho vào kho khô ráo, hoàn toàn cách ly những nơi ẩm thấp, triệt để phòng ngừa nƣớc bên ngoài ngấm vào và mái nhà bị dột.
- Đối với kho nền xi-măng: Các bao xi măng phải kê trên nền cao hay đặt trên Balette cách mặt đất ít nhất 30cm và xếp cách tƣờng ít nhất 20cm. Mỗi chồng không quá 10 bao, riêng theo từng lô. Đồng thời tuân thủ theo nguyên tắc: “Lô nào nhập trƣớc thì dùng trƣớc”.
Xi măng sẽ giảm cƣờng độ sau một thời gian bảo quản.Vì vậy xi măng chỉ đƣợc bảo quản trong thời gian 60 ngày kể từ ngày sản xuất, sau thời gian trên cƣờng độ sẽ suy giảm dần.
- Bãi chứa cát phải khô ráo, không để cỏ mọc. Các loại cát phải phân chia ranh giới cách biệt nhau, không đƣợc để gần nhau.
- Sơn và bột màu đƣợc bảo quản trong nhà hoặc kho riêng biệt kiểu kín, thóang gió, không đƣợc ẩm quá và cũng không đƣợc nóng quá (để sơn khỏi bị khô, và sơn bột khỏi bị dẻo hay chảy nƣớc).
Tầng 1 Cầu thang Đƣờng đi Tầng triệt Đƣờng Đƣờng đi Đi Hình 3.1: bố trí kho trƣng bày
Công tác quản lí kho tại doanh nghiệp cần phải theo dõi và đáp ứng các nội dung sau:
- Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách rõ ràng và ghi chép thƣờng xuyên, sắp xếp NVL.
- Nguyên vật liệu sau khi nhập kho đƣợc sắp xếp và đúng quy định. - Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lí kho.
Tuy nhiên, do trang thiết bị bảo quản, trình độ và trách nhiệm của cán bộ kho còn hạn chế nên quá trình quản lí kho không tránh khỏi những sai sót.
Quản lí NVL tồn kho Nơi để NVL xây dựng Nơi sản xuất tôn Gạch lót, ngói Sơn, vôi Thép, xi măng Nơi để NVL trang trí Các sản phẩm gỗ Sản phẩm sứ, men Kho chứa các thiết bị, máy móc Khu vực làm việc của nhân viên
Tồn kho nhiều kì: Bao gồm các mặt hàng duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ đƣợc bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ đƣợc điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Ví dụ: đá, gạch, sắt thép do các Nguyên vật liệu này ít chịu tác động của thời gian bảo quản nhƣ mẫu mã, chất lƣợng cũng nhƣ sự biến động lớn về giá cả.
Tuy nhiên, hai loại tồn kho này vẫn tồn tại phổ biến và hỗ trợ lẫn nhau. Tồn kho 1 kì chỉ duy trì 1 lần không lặp lại, trong trƣờng hợp phải đáp ứng ít nhiều sự không chắc chắn, có thể dẫn đến thiếu hụt hoặc dƣ thừa. Trong khi đó tồn kho nhiều kì sẽ đảm bảo nguồn nguyên vật liệu đúng tiến độ theo các kế hoạch của công ty.
Nếu dự trữ không đủ, khi có nhu cầu tiêu dùng sẽ mất đi một lƣợng lợi nhuận (C0).
C0 = Gía bán – các khoản chi phí
Có thể coi nhƣ chi phí cơ hội của các việc lƣu giữ NVL. Nếu dự trữ quá mức, nguyên vật liệu có thể thanh lí với giá thu hồi có thể nhỏ hơn chi phí.
Do công ty có hai nhóm khách hàng chính vì vậy việc lƣu trữ vật tự cho từng đối tƣợng là rất cần thiết cho hoạt động sản xuất nhằm đáp ứng kịp thời tiêu dùng cho công trình và nhu cầu tiêu dùng cho khách hàng nhỏ lẻ.
Xác định lƣợng vật tƣ cần dự trữ cho khách hàng lẻ
Việc dự trữ vật tƣ giúp cho doanh nghiệp có thể chủ động và cung cấp kịp thời đảm bảo cho uy tín và thƣơng hiệu cho doanh nghiệp. Trong trƣờng hợp này công ty sẽ tiến hành nghiên cứu và đƣa ra các dự báo cho nhu cầu tiêu dùng của khách hàng nhỏ, lẻ trong thời gian sắp tới, cũng nhƣ các tiêu chỉ mà khách hàng yêu cầu nhận đƣợc. Sau đó, công ty sẽ tiến hành kế hoạch thu mua các vật tƣ dự kiến và liên kết với nhà cung ứng để đảm bảo cung cấp vật tƣ kịp thời cho khách hàng; cũng nhƣ lƣu trữ một số mẫu vật tƣ giúp khách hàng có sự lựa chọn tốt nhất.
Xác định lƣợng vật tƣ cần dự trữ cho khách hàng doanh nghiệp
Đối với đối tƣợng khách hàng này, công ty sẽ căn cứ vào các đơn hàng đã đặt từ đó tiến hành tính toán nhu cầu vật tƣ của nhóm khách hàng về chủng loại, mẫu mã, chất lƣợng, số lƣợng… Sau đó công ty sẽ tìm kiếm các đối tác cung ứng phù hợp liên kết cung ứng trực tiếp hoặc trung gian liên kết nhằm thu lợi nhuận.
Xác định lƣợng vật tƣ cần mua
Đây là lƣợng vật tƣ hàng kì công ty thu mua trên thị trƣờng. Việc xác định nhu cầu đặt mua nhằm giúp công ty có thể chủ động và sử dụng hiệu quả nguồn vốn lƣu động từng kì: - Vd2: Là NVL cần dự trữ cuối kì. - Vd1: Là NVL cần dự trữ đầu kì. - NVL CM: NVL cần mua. - NVL CD: NVL cần dùng. NVL CM = NVLCD + Vd2 - Vd1
Trong đó, Vd2 là lƣợng NVL cần dự trữ cho cuối kì trƣớc, còn Vd2 là lƣợng NVL cần dự trữ cho cuối kì này.
- VK: Lƣợng NVL có thể kiểm kê.
- Vnk: Lƣợng NVL nhập kho sau kiểm kê. - Vxk: Lƣợng NVL xuất kho sau kiểm kê.
Công thức trên giúp cán bộ liên quan có thế nắm bắt đƣợc số lƣợng vật tƣ cần dùng đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh một cách liên tục.