- Báo cáo kết quả kinh doanh:
3. 3Thực trạng công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu xây dựng 1 Cơ cấu và tính chất nguyên vật liệu
3.4.2.2 Quá trình thƣơng lƣợng đặt hàng
Những đối tác của công ty là những nhà cung cấp thƣờng có mối quan hệ lâu dài nên quá trình thƣơng lƣợng và đặt hàng không phức tạp mà hết sức đơn giản. Quá trình này bao gồm các công việc cụ thể sau:
- Dự kiến đơn hàng
- Tiếp nhận số liệu tồn kho - Lập đơn hàng
- Đặt hàng nhà cung cấp
- Nhận danh sách vật tƣ từ nhà cung cấp
- Thông báo cho thủ kho danh sách và số lƣợng hàng về.
Ngoài ra, đối với các nhà cung cấp mới tạm thời thì nhân viên kinh doanh sẽ trực tiếp đặt hàng qua điện thoại. Sau đó, nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến công ty.
Nhân viên phòng kế hoạch dự kiến đơn hàng. Sau đó, thủ kho và kế toán vật tƣ của công ty sẽ cung cấp lƣợng hàng tồn cho nhân viên kinh doanh vào ngày thứ 7 hàng tuần. Nhân viên kinh doanh sẽ tổng hợp thông tin này và sắp xếp hàng cung cấp cho các công trình, đồng thời tổng hợp thông tin tồn kho để tiến hành thu mua vật tƣ.
Nhân viên thu mua vật tƣ sau khi tiếp nhận thông tin, sẽ tổng hợp và phân tích để đƣa ra một đơn hàng trình giám đốc. Sau khi giám đốc chấp nhận, nhân viên thu mua vật tƣ lập đơn hàng gửi cho nhà cung cấp. Đơn hàng đƣợc coi là hợp lệ khi có chữ ký của giám đốc. Quy trình này giúp giám đốc có thể quản lý tình hình đặt hàng của công ty, tránh xảy ra tình trạng hàng đặt về không đúng nhƣ yêu cầu.
(2a) (1) (2b) (3a) (3b) (4) (4) (5) (5) (6) (7) (6)
Sơ đồ 3.3: Quy trình đặt mua nguyên vật liệu. Ghi chú:
(1): Nhân viên kế hoạch dự kiến đơn hàng nhập kho (2a): Thủ kho cung cấp số liệu tồn kho
(2b): Nhân viên kế hoạch lập đơn hàng nhập (3a, b): Giám đốc chỉ đạo, kiểm tra
(4): Giám đốc duyệt
(5): Tiến hành Đặt hàng cho nhà cung cấp
(6): Nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng, thỏa thuận thời gian giao hàng (8): Công ty chuẩn bị kho hàng về.