3.2. Một số giải pháp tạo động lực làm việc cho cán bộ công chức cấp xã
3.2.3. Nhóm giải pháp hồn thiện hệ thống chính sách khuyến khích tinh
đối với cán bộ công chức cấp xã
3.2.3.1. Hồn thiện cơng tác phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc có ý nghĩa quan trọng đối với tổ chức bởi vì nhờ đó mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với CBCC và làm cho CBCC hiểu được các kỳ vọng đó, đồng thời giúp cho CBCC cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong cơng việc.
Thực tế hiện nay công tác phân tích cơng việc tại các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa được tiến hành chưa đầy đủ, ở mỗi vị trí cơng việc mới chỉ có bản mô tả công việc nhưng nội dung cũng khá sơ sài, giống như một bản giao việc, chủ yếu liệt kê các công việc một cách sơ sài, dẫn đến bản mô tả công việc chưa được sử dụng theo đúng vai trị cần có của nó. Chính vì vậy để hồn thiện cơng tác cơng tác phân tích cơng việc nhằm xác định rõ ràng cụ thể nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho nhân viên, do vậy các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa cần xây dựng hệ thống bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc một cách đầy đủ và hoàn chỉnh.
Đối với bản mô tả công việc: các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa cần xây dựng bản mô tả công việc đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:
+ Phần xác định công việc: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người phải lãnh đạo dưới quyền…
+ Phần mục tiêu công việc: Bản mô tả công việc phải nêu lên được mục tiêu của vị trí cơng việc: “vị trí này tồn tại để làm gì cho các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa?”. Đây chính là mục tiêu cơng việc phù hợp với các chức năng chính yếu mà vị trí này đảm nhận.
+ Phần nhiệm vụ và trách nhiệm: là phần liệt kê một cách tóm tắt và chính xác các nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc công việc. Phần này bao gồm các câu mơ tả chính xác, nêu rõ CBCC phải làm gì.
+ Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường, vật chất, thời gian làm việc, …
Tác giả xây dựng các bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc cho các vị trí cơng việc tại các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa như sau:
* Chức danh: Cơng chức Tài chính - Kế tốn - Báo cáo đến: Lãnh đạo UBND xã
- Tổng quan về công việc: - Trách nhiệm:
- Thực hiện chế độ, chính sách tài chính, kế tốn tại cơ quan theo quy định. - Báo cáo cho các cơ quan liên quan về tình hình thực hiện sử dụng ngân sách, phí, lệ phí theo định kỳ.
- Quyết toán thu chi ngân sách năm và xây dựng kế hoạch thu chi ngân sách năm kế tiếp (gồm kinh phí dự tốn ngân sách, phí lệ phí và vốn đầu tư các dự án quy hoạch).
- Thực hiện chế độ lưu trữ tài liệu kế tốn (trên máy vi tính và trên sổ sách chứng từ).
- Theo dõi thực hiện Quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý và sử dụng tài sản công. - Kiểm tra theo dõi việc thu phí, lệ phí của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
Quyền hạn:
- Có quyền từ chối thanh toán nếu không đảm bảo đúng thủ tục quy định. - Khơng thanh tốn những trường hợp khơng nằm trong phạm vi cho phép của chế độ tài chính quy định trừ trường hợp cấp có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.
u cầu:
- Trình độ: Có trình độ chun mơn trung cấp trở lên.
- Kỹ năng: Hiểu biết công việc đang làm, tạo mối quan hệ với các đơn vị liên quan và Kho bạc Nhà nước.
- Tin học hóa phần mềm trên máy tính
- Kinh nghiệm: Giải quyết cơng việc nhanh, chính xác, kịp thời…
- Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hịa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và cận thận…
* Chức danh: Cơng chức Địa chính – Xây dựng Báo cáo đến: Lãnh đạo UBND xã
Tổng quan về công việc: Trách nhiệm :
- Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục liên quan đến lĩnh vực đất đai, Lĩnh vực xây dựng thuộc thẩm quyền cấp xã.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý đất đai, lập kế hoạch sử dụng đất đai trên địa bàn.
- Phối hợp với các ban ngành tiến hành giải quyết đơn thư khiếu nại, giải quyết tranh chấp liên quan đến lĩnh vực đất đai.
- Thực hiện báo cáo cấp trên những lĩnh vực liên quan đến đất đai. Quyền hạn:
- Có quyền từ chối cung cấp thơng tin nếu chưa được sự chấp thuận của lãnh đạo UBND xã.
- Ngăn chặn kịp thời đối với các trường hợp lấn chiếm đất đai, sử dụng khơng đúng mục đích, báo cáo lãnh đạo UBND xã kịp thời xử lý.
Yêu cầu:
- Trình độ: Có trình độ chun mơn trung cấp trở lên.
- Kỹ năng: Thực hiện tốt các thao tác nghiệp vụ, tạo mối quan hệ liên quan đến công việc.
- Kinh nghiệm: Am hiểu địa bàn và các thủ tục hành chính, giải quyết cơng việc nhanh chóng, chính xác.
- Tính cách: Thái độ giao tiếp lịch sự, hồ nhã, vui vẻ, nhiệt tình. * Chức danh: Cơng chức Văn phịng- Thống kê
- Báo cáo đến: Lãnh đạo UBND xã - Tổng quan về công việc:
- Trách nhiệm:
- Tổ chức, điều hành công việc chung của Văn phòng. - Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ công chức.
- Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ, cơng chức.
- Quản lý tài sản cơ quan.
- Theo dõi tổng hợp, báo cáo định kỳ tháng, 03 tháng, 06 tháng, năm và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ với UBND xã cho cơ quan cấp trên và các cơ quan có thẩm quyền khác.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm.
- Theo dõi, quản lý, thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bảo vệ nội bộ. - Quản lý, điều hành Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông.
Quyền hạn:
- Được quyền đánh giá, nhận xét cán bộ công chức; đề xuất đào tạo, bồi dưỡng, dự thi nâng ngạch, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng và quản lý cán bộ cơng chức của Văn phịng.
* Yêu cầu:
- Trình độ: Có trình độ chun mơn từ trung cấp trở lên.
- Kỹ năng: Hiểu biết cơng việc đang làm, có kỹ năng đánh giá, phân tích và tổng hợp báo cáo; có kỹ năng soạn thảo tốt các văn bản và kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm trong công tác quản lý Nhà nước, trong công tác tổ chức và trong cơng tác quản lý hành chính Nhà nước.
- Tính cách: Quyết đốn, thái độ giao tiếp lịch sự, văn minh hịa nhã, vui vẻ, nhiệt tình và linh hoạt.
* Chức danh: Cơng chức Văn hố – xã hội Báo cáo đến: Lãnh đạo UBND xã
Tổng quan về công việc: Trách nhiệm :
- Tuỳ theo chức danh cụ thể thực hiện tốt các công việc được giao bao gồm: tổ chức các hoạt động thể dục thể thao, văn hố xã hội, các chính sách xã hội trên địa bàn.
- Quản lý các đối tượng chính sách xã hội, người có cơng, các danh lam thắng cảnh, điểm vui chơi giải trí của địa phương.
- Tham mưu và trình lãnh đạo ra các quyết định liên quan đến lĩnh vực Văn hoá - xã hội tại địa phương.
Quyền hạn:
- Phối hợp với các ban ngành, đoàn thể tổ chức các sự kiện thuộc lĩnh vực văn hoá tại địa phương.
- Yêu cầu các ban ngành cung cấp thông tin phục vụ trong công tác quản lý các đối tượng chính sách, người có cơng.
u cầu:
- Trình độ: Có trình độ chun mơn trung cấp trở lên.
- Kỹ năng: Có khả năng tổ chức các sự kiện văn hoá thể duch thể thao, am hiểu các chính sách xã hội, giải quyết tốt các thủ tục hành chính.
- Kinh nghiệm: Nắm bắt địa bàn, quan hệ tốt với cán bộ dưới cơ sở. Xây dựng các kế hoạch tổ chức các sự kiện văn hoá thể dục thể thao.
- Tính cách: Giao tiếp với đồng nghiệp và nhân dân ln hồ nhã, lịch sự, vui vẻ, nhiệt tình trong cơng việc
* Chức danh: Công chức Tư pháp – Hộ tịch Báo cáo đến: Lãnh đạo UBND xã
Tổng quan về công việc: Trách nhiệm :
- Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục trong lĩnh vực khai sinh, khai tử, hộ tịch, công chứng, chứng thực....
- Lập kế hoạch tuyên truyền và phổ biến pháp luật đến quần chúng nhân dân trên địa bàn xã.
- Giúp lãnh đạo UBND xã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và quản lý việc thực hiện các văn bản đó.
- Thực hiện các cơng việc khác khi lãnh đạo UBND xã giao. Quyền hạn:
Có quyền từ chối giải quyết các thủ tục hành chính khơng đúng so với các quy định của pháp luật.
Yêu cầu:
- Trình độ: Có trình độ chun mơn trung cấp trở lên.
- Kỹ năng: Cẩn thận, nhanh nhẹn, giải quyết các thủ tục chính xác.
- Kinh nghiệm: Am hiểu pháp luật, có kỹ năng thu thập các văn bản pháp luật mới ban hành.
- Tính cách: giao tiếp lịch sự, hồ nhã, nhiệt tình trong cơng việc và chu đáo… 3.2.3.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác đào tạo
Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ năng lực cho CBCC tại các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa phải căn cứ vào mục tiêu phát triển của. Từ đó đánh giá chính xác nhu cầu hiện tại và những mục tiêu của những năm tiếp theo. Mặc dù trong thời gian qua, các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa đã chú trọng vào chất lượng cán bộ, thông qua việc khuyến khích cũng như tạo điều kiện cho CBCC học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ. Nhưng các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa cần phải đầu tư hơn nữa cho vấn đề này và chú ý đến chất lượng của công tác đào tạo. Để hoạt động đào tạo hiệu quả, các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa cần lập kế hoạch đến lựa chọn các hình thức, phương pháp đào tạo cho đến đánh giá kết quả cuối cùng của đào tạo.
- Đối với đào tạo tại chỗ: Thường xuyên mở các buổi giao lưu, trao đổi giữa các CBCC trong các UBND cấp xã và mời các CBCC hoàn thành xuất sắc về các lĩnh vực chuyên môn về trao đổi nói chuyện về chun mơn, kỹ năng nghề nghiệp với CBCC, sử dụng phương pháp kèm cặp để đào tạo CBCC tại các UBND cấp xã.
- Đào tạo ngoài UBND cấp xã: cử các cán bộ có nguyện vọng được đào tạo ở trình độ cao hơn đi học tại các trường đại học chính quy ở trong nước, đi dự các khóa huấn luyện và hội thảo ở các trường hoặc khuyến khích CBCC tự học - tự đào tạo để nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công việc. Đối với những nhân viên có chun mơn nghiệp vụ thì phải có kế hoạch, chương trình cụ thể đặt ra để bồi dưỡng cho cán bộ vào các kỳ đến niên hạn xếp bậc lương.
Sau khi kết thúc các khóa đào tạo, các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa cần phải thực hiện đánh giá kết quả đào tạo. Vì đây là một việc rất cần thiết của q trình đào tạo, nó giúp cơng ty nắm được chất lượng nguồn nhân lực sau khi đào tạo trên cơ sở đó bổ sung và rút kinh nghiệm cho các kế hoạch đào tạo.
3.2.3.3. Giải pháp hồn thiện cơng tác đánh giá kết quả thực hiện công việc
Để đánh giá kết quả thực hiện công việc của CBCC tại các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa được chính xác, thì các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa cần làm đó là định mức lao động. Định mức lao động là việc xác định các mức, xác định số lượng, khối lượng các chỉ tiêu cần thiết nhằm sử dụng lao động một cách hợp lý và khoa học hơn, dựa vào các tiêu chí đó xây dựng và đánh giá mức độ hồn thành cơng việc cho người lao động. Vì vậy định mức lao động sẽ có vai trị rất quan trọng trong cơng tác tiền lương theo vị trí làm việc cho CBCC tại các UBND cấp xã.
- Xây dựng định mức lao động cho CBCC tại các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa:
Để xây dựng định mức lao động được chính xác thì các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa cần dựa trên kinh nghiệm của các cán bộ định mức, có sự tham khảo của những CBCC lành nghề, kết hợp với những số liệu về hao phí thời gian để làm các bước công việc: thời gian chuẩn kết, thời gian tác nghiệp, thời gian nghỉ ngơi, thời gian lãng phí, thời gian nghỉ ngơi và nhu cầu cần thiết. Hay nói cách khác là thu thập các số liệu từ các phiếu quan sát ngày làm việc, từ đó tổng hợp lại và đưa ra các định mức phù hợp nhất, làm căn cứ trả lương một cách chính xác so với sức lao động hao phí để làm bước cơng việc đó.
- Đối với lao động gián tiếp: Đây là lao động mà cơng việc của họ rất khó có thể định mức và rất phức tạp, mang tính trừu tượng. Để định mức cho lao động quản
lý, cần: xác định số người làm công việc, xác định thời gian hồn thành cơng việc, và định mức dựa trên các tiêu chí: Đúng tiến độ của kế hoạch sản xuất kinh doanh, sáng kiến chiến lược, sự đánh giá của cấp trên, đồng nghiệp và nhận xét chủ quan.
- Đối với lao động trực tiếp: Đối với lao động trực tiếp thì cơng việc của họ có thể dễ dàng xác định được các số liệu về thời gian, khối lượng công việc… tức là có thể dễ dàng lượng hố được. Để định mức cho lao động trực tiếp cần dựa trên các yếu tố sau:
+ Trình độ lành nghề: trình độ đã được đào tạo bài bản, thâm niên, kinh nghiệm làm việc của người lao động và khả năng phối hợp với nhau của người lao động để làm tốt cơng việc đó.
+ Kỹ năng làm việc: sự nhanh nhạy và sáng tạo trong công việc, nắm bắt nhanh những sự đổi mới, nhạy bén điều chỉnh phương pháp làm việc một cách khoa học và phù hợp.
-Về đánh giá thời gian làm việc của CBCC làm việc tại các UBND cấp xã của huyện:
Số ngày làm việc thực tế của CBCC làm việc tại các UBND cấp xã cũng là một trong những tiêu thức quan trọng. Số ngày làm việc thực tế của CBCC được xác định thông qua bảng chấm công của CBCC. Để đảm bảo việc đánh giá khơng mang tính hình thức thì cán bộ tiền lương phải kết hợp với trưởng các bộ phận, theo dõi hàng ngày qua tổ bảo vệ, tránh tình trạng những người không đi làm đủ theo quy chế mà vẫn được tính đủ số ngày cơng làm việc. Hơn nữa việc thống kê số ngày làm việc thực tế của CBCC thông qua bảng chấm công mới chỉ phản ánh được thời gian làm việc thực tế của họ mà chưa phản ánh được chất lượng công việc người lao động thực hiện ra sao. Cán bộ tiền lương cần xây dựng phiếu chụp ảnh ngày làm việc, dựa trên phiếu chụp ảnh ngày làm việc đó thống kê thời gian cụ thể cho từng bước công việc như: thời gian tác nghiệp, thời gian nghỉ ngơi, thời gian lãng phí… sau đó so sánh với các tiêu chuẩn của định mức công việc.
- Các UBND cấp xã của huyện Tư Nghĩa nên đưa hoạt động sát hạch, kiểm tra định kỳ công chức cấp xã vào thành một bộ phận cấu thành quan trọng trong kết