3.2. Các giải pháp đối với Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
3.2.2. Trong thực hiện nghiệp vụ liên quan đến Thư tín dụng nhập khẩu
3.2.2.1. Trong q trình phát hành thư tín dụng nhập khẩu
Trong vai trị là Ngân hàng phát hành thư tín dụng (là Ngân hàng phục vụ bên mua), Ngân hàng cần lưu ý và tiến hành những công việc sau để làm giảm thiểu các rủi ro có thể phát sinh gây ảnh hưởng tới Ngân hàng cũng như khách hàng:
Thứ nhất, kiểm tra chặt chẽ các bên trong cam kết của LC: Việc kiểm tra giúp Ngân hàng có được những thơng tin, đánh giá về các bên trong cam kết LC, cụ thể ở đây là Bên thụ hưởng (thường là Bên bán) và Ngân hàng của Bên thụ hưởng. Việc
đánh giá này dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu của Ngân hàng (hệ thống tra cấm vận). Bên cạnh đó, kiểm tra chặt chẽ địa chỉ của Bên thụ hưởng, Ngân hàng của bên thụ hưởng, đặt ra các nghi vấn trong trường hợp trụ sở của các bên không ở cùng một quốc gia. Để việc kiểm tra được chặt chẽ, bên cạnh kiểm tra trên hệ thống, Ngân hàng cũng phải xây dựng bộ câu hỏi để khảo sát từ chính khách hàng của mình. Ví dụ: Khách hàng đặt quan hệ mua bán với đối tác là lần đầu tiên hay là đã từng có quan hệ mua bán trước đó; hoặc, trong các lần giao dịch trước đó, hai bên có từng xảy ra các tranh chấp liên quan đến hợp đồng hay chưa. Việc đánh giá này làm giảm các rủi ro gian lận, lừa đảo chứng từ từ phía đối tác của khách hàng, tránh cho Ngân hàng và Khách hàng gặp phải những thiệt hại khơng đáng có.
Thứ hai, phát hành thư tín dụng phải dựa trên hợp đồng cơ sở, cụ thể, các quy định trong LC phải phù hợp với các quy định trong hợp đồng mà các bên đã ký kết: Phương thức thanh toán là LC phải được quy định trong hợp đồng; số lượng, đơn giá phải phù hợp với hợp đồng; cảng đến, cảng đi phải được chỉ định, hoặc xác định được; kiểm tra về hàng hóa quy định trong hợp đồng và hàng hóa trong LC,...
Thứ ba, tư vấn cho khách hàng về việc quy định bộ chứng từ trong LC. Thực tế làm việc tại Ngân hàng, nhiều trường hợp khách hàng đặt những lô hàng lớn, giá trị cao, tuy nhiên lại quy định trong LC về bộ chứng từ rất đơn giản. Việc quy định đơn giản về yêu cầu của bộ chứng từ sẽ làm tăng xác suất của việc tồn tại chứng từ giả mạo. Do đó, khi quy định về bất kì chứng từ nào trong bộ chứng từ xuất trình, cán bộ Ngân hàng phải tư vấn kĩ và yêu cầu khách hàng cân nhắc, xem xét các nội dung, điều kiện của từng loại chứng từ, như thế nào mới được coi là phù hợp. Thông thường, một bộ chứng từ cơ bản sẽ bao gồm Hóa đơn thương mại (Invoice), Vận đơn đường biển/hàng không (Bill of Lading/Airway Bill), Phiếu đóng gói (Packing list), Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin) và có thể có những chứng từ sau phụ thuộc vào đặc tính của từng loại hàng hóa như Chứng nhận phẩm chất/số lượng (Certificate of Quality/Quantity), Giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Inspection Certificate) hay Giấy kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate),... Khi quy định về các chứng từ này, thay vì dừng lại ở quy định ở số lượng bản gốc hay bản sao, cán bộ Ngân hàng cần tư vấn cho khách hàng quy định cụ thể về việc được ban hành bởi
cơ quan nào, phải được ký tay hay đóng dấu, chứng từ được phát hành bởi ngơn ngữ nào,...
3.2.2.2. Trong q trình thực hiện nghiệp vụ liên quan đến thanh tốn LC
Khi thực hiện nghiệp vụ liên quan đến thanh toán LC – nghiệp vụ liên quan đến việc bộ chứng từ được gửi đến tại Ngân hàng để kiểm tra và trên cơ sở bộ chứng từ, xác định việc thanh tốn, Ngân hàng cần đảm bảo những cơng việc sau:
Thứ nhất, tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam đang tiến hành việc kiểm chứng từ tập trung tại Trung tâm Tài trợ thương mại, trong khi bên tiếp nhận chứng từ là cán bộ tác nghiệp TTTM tại các chi nhánh, do đó, điều đầu tiên, cán bộ tác nghiệp tại các Chi nhánh phải phản ánh đúng bộ chứng từ nhận được: (1) Trên yêu cầu xử lý tác nghiệp gửi trung tâm phải phản ánh đúng toàn bộ tên gọi, số lượng bản gốc, bản sao của từng loại chứng từ, phản ánh chứng từ nào được kê trên Cover Letter, chứng từ nào không được kê; (2) Bộ chứng từ scan gửi lên Trung tâm TTTM để xử lý phải đảm bảo phản ánh đủ nội dung của chứng từ. Thực tế, khi scan tác nghiệp, nếu một loại chứng từ có nhiều bản, thì theo quy định tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, cán bộ chi nhánh chỉ cần scan đại diện một bản của loại chứng từ đó. Điều này có thể dẫn đến việc các bản trên thực tế khơng có sự trùng khớp hồn tồn, hoặc, một bản trong số đó là giả mạo và có thể phát hiện rõ ràng sự giả mạo nhưng lại không được scan trên hệ thống để kiểm tại Trung tâm xử lý tập trung. Do vậy, cán bộ tại chi nhánh cần tạo một tệp phản ánh được toàn bộ bộ chứng từ nhận được để lưu trên hệ thống, để việc kiểm tra của Trung tâm TTTM được chính xác hơn, giảm bớt rủi ro do sự không thống nhất giữa các bản của cùng một chứng từ.
Thứ hai, việc kiểm tra chứng từ tại Trung tâm TTTM phải đảm bảo quy tắc tối thiếu “hai tay kiểm tra, một cấp kiểm sốt”. Tức là, với mỗi bộ chứng từ được xuất trình, trong việc kiểm tra tính phù hợp so với quy định trong LC, mỗi bộ chứng từ cần thông qua hai cán bộ kiểm độc lập, sau đó thống nhất kết quả và qua một cấp kiểm soát. Cấp kiểm soát tiến hành kiểm tra lại kết quả, nếu đồng ý với kết quả kiểm
chứng từ thì mới duyệt để cán bộ tại chi nhánh nhận kết quả và thông báo tới khách hàng.
Thứ ba, Ngân hàng cần tiến hành việc kiểm tra chứng từ một cách cẩn trọng, tỉ mỉ, việc kiểm tra phải toàn diện, bao qt nhằm đảm bảo việc khơng bỏ sót lỗi chứng từ. Trong trường hợp nghi ngờ về tính trung thực của chứng từ, Ngân hàng phải có sự phối hợp với người mua để có phương án xử lý phù hợp, điều này không chỉ nhằm bảo đảm quyền lợi cho khách hàng mà cịn góp phần nâng cao uy tín của Ngân hàng. Thêm vào đó, trước khi tiến hành việc thanh tốn, Ngân hàng cần phải nắm được lộ trình của hàng hóa, cụ thể là kiểm tra xem hàng hóa, tàu chuyên chở hàng hóa đang trong lịch trình thế nào, đã đi đến đâu. Ngân hàng cũng cần có sự hỗ trợ, phối hợp với người mua để xử lý trong trường hợp khơng có hàng, khơng có tàu hoặc trường hợp bên bán giao thiếu hàng hóa hoặc hàng hóa được giao có chất lượng khơng đạt so với quy định của hợp đồng cơ sở bởi vì tổn thất của người mua cũng là tổn thất của ngân hàng bởi các ngân hàng thường tài trợ cho các lô hàng này.