3.2. Giải pháp hoàn thiện quy định của pháp luật về NĐDTPL của CTCP
3.2.4 Giải pháp hoàn thiện quy định về trách nhiệm của từng người đại diện theo
pháp luật của công ty cổ phần
Việc pháp luật quy định CTCP có thể có hơn một NĐDTPL có những ưu điểm nhất định, nhưng cũng có thể làm phát sinh một số vấn đề pháp lý cần được giải quyết, như: Cơ chế giám sát lẫn nhau giữa những NĐDTPL; sự phân định về trách nhiệm liên đới hay riêng lẻ của những NĐDTPL và phạm vi đại diện của những NĐDTPL trong việc xác lập giao dịch nhân danh CTCP. Có những trường hợp đặt ra trong thực tiễn cần được làm rõ như xác định giao dịch đòi hỏi phải được sự chấp thuận của tất cả các NĐDTPL hay hiệu lực của hợp đồng đã được doanh nghiệp ký kết với đối tác và đang thực hiện nhưng xảy ra trường hợp một đại NĐDTPL khác phản đối hay không đồng ý một phần của hợp đồng này và khi pháp luật yêu cầu một văn bản nào đó phải có chữ ký của NĐDTPL, vẫn chưa rõ chỉ cần một người hay tất cả những NĐDTPL đều phải ký tên. Yêu cầu đặt ra đối với việc xây dựng điều lệ công ty cũng cần chặt chẽ hơn để tránh chồng chéo về thẩm quyền của mỗi người và tăng cường hiệu quả quản lý trong nội bộ CTCP.
Sự tham gia của Nhà nước rất quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của DN, cụ thể như hiện nay trên Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia cịn rất ít thơng tin về các DN đăng kí kinh doanh, mặc dù pháp luật đã quy định, các trường hợp CTCP có hơn một NĐDTPL cho Cơng ty thì thẩm quyền của từng NĐDTPL phải được CTCP gửi thông báo chi tiết với cơ quan đăng ký kinh doanh và
thời hạn được xác định cụ thể kể từ ngày CTCP có quyết định cử NĐDTPL và phải được cơ quan nhà nước công khai công bố theo hồ sơ đăng ký kinh doanh của DN trên Cổng thông tin Đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Nếu CTCP có nhiều NĐDTPL thì thơng tin được đăng chỉ có tên của người đại diện, mà không chi tiết cụ thể về thẩm quyền, chức vụ của từng người, vì thế quy định mới bắt buộc DN phải công khai thẩm quyền của từng NĐDTPL sẽ hạn chế được rủi ro tranh chấp hợp đồng cho các doanh nghiệp, khi bên muốn giao dịch bị tun vơ hiệu có thể tìm cách thay đổi thẩm quyền của NĐDTPL trong điều lệ.
Bên cạnh sự hợp lý về các quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Doanh nghiệp năm 2020 về trách nhiệm dân sự của doanh nghiệp thì cũng phải chỉ ra rằng BLDS năm 2015 và LDN năm 2020 vẫn còn những quy định tồn tại những kẽ hở, chưa thực sự triệt để, bảo vệ được quyền lợi của DN trong giao dịch. Theo các văn bản pháp luật này, DN sẽ không phải chịu trách nhiệm về giao dịch dân sự do người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình khơng có quyền đại diện do người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; do người khơng có quyền đại diện, vượt q thẩm quyền đại diện xác lập trừ trường hợp người được đại diện đã cơng nhận giao dịch. Có thể nói quy định của pháp luật chưa thực sự khả thi khi áp dụng vào nội dung này vì bên đối tác đã xác lập giao dịch với người đại diện khơng có thẩm quyền phải chứng minh được sự tồn tại của hành vi trên nhằm ràng buộc trách nhiệm của DN. Nhưng trong thực tế không dễ dàng thu thập được các chứng cứ chứng minh như: chứng cứ về việc NĐDTPL đã công nhận giao dịch... Khi một bên trong giao dịch muốn chối bỏ quyền và nghĩa vụ của giao dịch đã xác lập, thì sẽ làm mọi cách để những thơng tin nội bộ này khó tiếp cận. Cịn đối với việc “người đại diện biết mà khơng phản đối trong một thời gian hợp lý” thì pháp luật cũng cần lưu ý làm rõ ràng hơn, để trách các DN thường xuyên lặp lại trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, mặc dù quy định này không thể hiện cụ thể khi xác lập, thực hiện giao dịch với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là đại diện, người đại diện đã thông báo cho người được đại diện biết về giao dịch này chưa? Cịn nếu người được đại diện chưa biết, thì khơng thể đưa ra ý kiến hay các quyết định về giao dịch vì điều này thực sự sẽ gây ảnh hưởng đến quyền
và lợi ích hợp pháp của NĐDTP. Nếu trường hợp quy định người được đại diện đã biết về giao dịch trên nhưng không phản đối sẽ rõ ràng hơn và “không phản đối trong một thời hạn hợp lý” cũng cần được giải thích rõ hơn là khoảng thời gian này được xác định như thế nào? Thời hạn này cần được xem xét chi tiết trong thời hạn thực hiện của từng giao dịch mà các bên đã giao kết để đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong giao dịch.
3.2.5. Nhóm giải pháp hồn thiện cơ chế thực thi pháp luật về đại diện của công ty cổ phần và một số giải pháp hỗ trợ khác
3.2.5.1. Nâng cao năng lực quản lý nhà nước của các cơ quan có thẩm quyền
Một là: Tăng cường kiểm tra, giám sát hoạt động của các cơ quan có thẩm quyền đối với CTCP; kiện tồn và nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan đăng ký kinh doanh, Ủy ban chứng khoán nhà nước, Sở giáo dịch chứng khoán, cơ quan thuế, hải quan... Tuy nhiên việc tăng cường kiểm tra, giám sát các CTCP không được làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh bình thường của cơng ty, tránh kiểm tra, thanh tra chồng chéo, đặc biệt trong điều kiện thực hiện Chính phủ kiến tạo và cải cách thủ tục hành chính nhằm đảm bảo kinh tế tư nhân thực sự trở thành động lực của quá trình phát triển.
Hai là: Nâng cao chất lượng giải quyết tranh chấp quản trị doanh nghiệp của các cơ quan tố tụng (tòa án, trọng tài). Pháp luật tố tụng trọng tài và tòa án nhằm giải quyết tranh chấp trong quản trị công ty và các tranh chấp kinh doanh thương mại ở nước ta hiện nay về cơ bản đáp ứng được yêu cầu để giải quyết tranh chấp, bên cạnh đó pháp luật nước ta cũng đã dần thừa nhận án lệ như một căn cứ quan trọng để Tòa án xem xét khi giải quyết các tranh chấp. Tuy nhiên, cán bộ tòa án và trọng tài viên cần được thường xuyên cập nhật kiến thức liên quan đến luật kinh tế, thương mại, luật kế toán và những kiến thức chuyên ngành nhằm nâng cao chất lượng giải quyết các tranh chấp, đưa ra những phán quyết đúng đắn.
3.2.5.2. Nâng cao chất lượng hoạt động công bố thông tin của CTCP
Thực hiện Thông tư 155/2015/TT-BTC về công bố thông tin trên thị trường chứng khốn, các cơng ty đại chúng có nghĩa vụ cơng bố các thông tin bao gồm: Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn; báo cáo thường niên; thơng tin về đại hội đồng cổ
đông thường niên; thông tin về chào bán và báo cáo sử dụng vốn; thơng tin về tỷ lệ sở hữu vốn nước ngồi. Ngồi ra Điều 9 của Thơng tư cũng quy định nghĩa vụ công ty phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24 giờ kể từ khi xảy ra các sự kiện bất thường trong tổ chức và hoạt động công ty bao gồm cả việc bổ nhiệm, miễn nhiệm thay thế người đại diện theo pháp luật của CTCP. Tuy nhiên, các CTCP chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc công bố thông tin và chưa thực sự tận dụng việc thực hiện tốt công bố thông tin để xây dựng thương hiệu; bên cạnh đó việc kiểm tra và xử phạt các vi phạm nghĩa vụ công bố thông tin của công ty niêm yết chưa nghiêm khắc nên các công ty chưa thực sự chú trọng việc công bố thông tin. Để đẩy mạnh hoạt động này trong thời gian tới, các cơ quan nhà nước được giao quản lý việc công bố thông tin của công ty đại chúng cần ứng dụng phần mềm kiểm tra tự động việc công bố, thay đổi thông tin của công ty đại chúng, kịp thời cảnh báo, nhắc nhở và xử phạt các hành vi vi phạm nghĩa vụ công bố thông tin; mặt khác các CTCP cần quy định cụ thể trong Điều lệ nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật trong việc tổ chức thực hiện tốt một số công việc như: Công bố thông tin quản trị công ty và báo cáo tài chính kiểm tốn bằng tiếng Anh; thường xun tổ chức các kênh truyền thông như trao đổi trực tiếp với các chuyên gia phân tích tài chính và cơng bố chi tiết nội dung trao đổi; chủ động tổ chức họp báo để công bố thông tin; công khai chi tiết về bộ phận hoặc nhân viên phụ trách cổ đông và phụ trách giải quyết khiếu nại, tố cáo; đầu tư nâng cấp trang web của cơng ty trong đó quan tâm đến mục cơng bố thơng tin và quan hệ cổ đông; hàng năm ban hành tuyên bố về việc công ty đã thực hiện đầy đủ quy định quản trị công ty.
3.5.2.3 Một số giải pháp hỗ trợ khác
Thứ nhất, đề xuất hoàn thiện cơ chế hỗ trợ các CTCP phân định trách nhiệm, quyền hạn trong trường hợp cơng ty có nhiều người đại diện theo pháp luật.
Thực tế qua khảo sát tại các CTCP cho thấy đối với các CTCP có quy định hai người đại diện thì hầu như Điều lệ cơng ty cũng khơng phân định rõ phạm vi đại diện của mỗi người đại diện; thậm chí quy định hai người đại diện là Chủ tịch HĐQT và GĐ/TGĐ, nhưng cả hai chức vụ này đều do một người đảm nhiệm (Phụ lục 1 và Phụ lục 2). Điều này cho thấy việc LDN quy định CTCP có thể có nhiều người đại diện
theo pháp luật nhưng thiếu hướng dẫn cụ thể cơ chế xác định phạm vi đại diện của mỗi người đại diện gây khó khăn trong áp dụng để các CTCP ban hành Điều lệ; mặt khác chính các CTCP cũng chưa hiểu hết ý nghĩa, vai trò của quy định CTCP có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật. Do đó, Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam cần phố hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư hồn thiện chương trình tập huấn xây dựng Điều lệ hoặc kiến nghị bổ sung trong nghị định hướng dẫn thi hành LDN một điều liên quan đến cách thức xác định phạm vi thẩm quyền đại diện của mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty.
Thứ hai, hình thành chương trình đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng của NĐDTPL của DN nói chung, CTCP nói riêng.
Thực tế cho thấy các CTCP mới thành lập là đa số cổ đông sáng lập đồng thời giữ vị trí NĐDTPL; mặt khác tuổi đời cịn khá trẻ, tuổi trung bình của người đại diện theo pháp luật tại các CTCP mới thành lập, do đó kinh nghiệm trong quản trị công ty chưa nhiều và kỹ năng thực hiện chức trách nhiệm vụ của người đại diện chưa cao. Do đó, việc hình thành các chương trình đào tạo nghiệp vụ, kỹ năng cho NĐDTPL của CTCP nói riêng và các DN nói chung là một nhu cầu xuất phát từ thực tế khách quan. Nếu hoạt động này được đẩy mạnh, các CTCP có thể bổ sung trong Điều lệ thêm một tiêu chuẩn của NĐDTPL là đã có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng của NĐDTPL của DN.
Thứ ba: Quy tắc đạo đức người đại diện. Tại Việt Nam hiện nay không nhiều các CTCP công bố quy tắc đạo đức. Mặc dù được đánh giá là có sự tiến bộ so với trước đây (khơng có cơng ty nào), nhưng tỷ lệ các công ty ban hành bộ quy tắc ứng xử là quá ít trong điều kiện LDN và Điều lệ chưa giải thích rõ ràng những trách nhiệm đạo đức như “trung thành”, “trung thực”, “cẩn trọng”… Do đó, tác giả kiến nghị trước mắt cần quy định tất cả các công ty đại chúng phải công bố bộ quy tắc đạo đức người quản lý cơng ty, trong đó bao gồm cả người đại diện, khuyến nghị các CTCP khác ban hành bộ quy tắc đạo đức và trở thành tiêu chí bắt buộc để xác định cơng ty đại chúng. Về lâu dài, nếu thành lập Hiệp hội những người đại diện thì chức năng ban hành, tuyên truyền việc áp dụng quy tắc đạo đức người đại diện sẽ do Hiệp hội thực hiện, các thành viên tham gia có nghĩa vụ tuân thủ.
3.2.5. Giải pháp xây dựng cơ chế để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của bên thứ ba trong các giao dịch thông qua người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần ba trong các giao dịch thông qua người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần
Mọi quy định hạn chế của CTCP về phân công thẩm quyền giữa những NĐDTPL trong cùng một CTCP chỉ có hiệu lực đối với bên thứ ba khi họ biết được về sự hạn chế, đó chính là ý kiến mà tác giả muốn được bổ sung vào các quy định. Nếu áp dụng quy định này ngay lập tức CTCP sẽ chủ động hơn trong việc công bố thông tin về NĐDTPL với bên thứ ba và tạo ra một cơ chế bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho bên thứ 3, từ đó hạn chế được những rủi ro do những giao dịch vô hiệu mang lại và đảm bảo phù hợp với quy định. Nếu bên thứ ba xác lập với người đã khơng cịn làm NĐDTPL cho cơng ty nữa và nếu giao dịch đó có phần bất lợi cho cơng ty, thì CTCP đó có thể sẽ đề nghị tun bố giao dịch đó vơ hiệu nên sẽ dẫn đến rủi ro quá lớn cho bên thứ ba.
Về vấn đề này tác giả mong muốn sẽ có những quy định mang tính bắt buộc như: đối với CTCP có nhiều NĐDTPL, thì NĐDTPL cịn lại sẽ thực hiện việc cơng bố thông tin và đối với CTCP có một NĐDTPL thì cấp phó phụ trách mảng hành chính sẽ thực hiện việc cơng bố thông tin. Các CTCP cần phải công bố thông tin cho bên thứ ba biết về việc thay đổi, chấm dứt tư cách NĐD của NĐDTPL liên quan đến giao dịch tại thời điểm xác lập. Nhưng theo quy định để đảm bảo việc công bố thông tin được kịp thời thì phải cơng bố ngay trên Cổng thơng tin điện tử của DN sau khi ban quyết định về việc thay đổi, chấm dứt tư cách của NĐDTPL. Còn nếu như CTCP khơng cơng bố thơng tin, thì có thể coi bên thứ ba là ngay tình, lỗi sẽ thuộc về CTCP và giao dịch này có hiệu lực đối với các bên theo quy định.
Cịn có các trường hợp như trong cùng một CTCP, khi một NĐDTPL của công ty đã ra một quyết định, nhưng sau đó do quyết định đó gây bất lợi cho CTCP nên NĐDTPL khác lại ra một quyết định phủ định lại quyết định này, việc này đã vơ tình làm ảnh hưởng đến việc mất niềm tin của bên thứ ba và trực tiếp làm mất đi uy tín của chính cơng ty mình.
Do đó, để tránh tình trạng này, theo tác giả cần có văn bản hướng dẫn Luật DN năm 2020 theo hướng: “Khi NĐDTPL của CTCP đã ra một quyết định đối với bên
thứ ba mà quyết định này đã được ban hành đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền, nội dung theo quy định của pháp luật và đã được cơng bố chính thức với bên thứ ba, thì có giá trị pháp lý đối với các bên”.
3.3. Một số khuyến nghị đối với doanh nghiệp và Nhà nước
3.3.1. Đối với doanh nghiệp
Đối với CTCP, vai trò của NĐDTPL là rất cần thiết, nên những người chủ sở hữu công ty phải rất chú ý đến việc lựa chọn, giao nhiệm vụ và kiểm soát việc thực hiện nhiệm vụ của NĐDTPL.
CTCP cần đào tạo và nâng cao nhận thức pháp luật, ý thức tôn trọng pháp luật của các chủ thể trong quan hệ đại diện. Bên cạnh một hệ thống pháp luật hoàn thiện, hiện đại và nâng cao năng lực quản lý của cơ quan nhà nước, một yêu cầu quan trọng