CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.2 Tìm hiểu và đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn tại Công ty gồm hai phần: một phần mềm bán hàng và một phần mềm kế tốn, hai hệ thống này có mối liên hệ với nhau.
Phần mềm bán hàng- quản lý kho : phần mềm được viết trên nền Visual Foxpro
Version 9 của Microsoft cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc. Hệ điều hành: Window XP service Pack 2, ngôn ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh.
Phần mềm được chia làm 7 phần: Khai báo:
Doanh nghiệp
Kho: tham số kho, công tơ, loại xuất nhập, địa điểm lưu kho, phương tiện vận chuyển.
Vật tư: nguyên liệu, bao bì, bán thành phẩm, thành phẩm chưa đóng gói, thành phẩm ( dịng sản phẩm, nhóm sản phẩm, vật ni, độ tuổi, thành phẩm)
Cung ứng: người bán Sản xuất: tham số sản xuất.
Thương mại: tham số thương mại, vùng và địa bàn, tiếp thị, nhóm khách hàng, loại tiền thanh tốn, phương thức thanh toán, đơn vị vận chuyển, người mua, danh mục chiết khấu, phụ lục hợp đồng cho người mua, dịch vụ và giá dịch vụ.
Quản lý mua hàng: (1) Danh sách vật tư dưới mức báo động, (2) đề xuất mua hàng, (3) duyệt đề xuất mua hàng – đơn hàng, (4) Người bán giao hàng, (5) Nhập kho hàng mua về và tính giá thành, (6) Theo dõi đơn hàng
Quản lý kho: (1) nhập kho, (2) xuất kho, (3) kiểm kho định kỳ theo loại vật tư Báo cáo kho ( thẻ kho có đơn giá, khơng có đơn giá, báo cáo nhập xuất tồn, giá trị/ sản lượng tồn kho theo vật tư, giá trị/ sản lượng nhập xuất trong kỳ theo loại xuất nhập).
Quản lý sản xuất:
Công thức bán thành phẩm ( tạo công thức, xem và in công thức) Công thức thành phẩm chưa đóng gói (tạo, xem, in cơng thức)
Đóng gói thành phẩm (cơng thức đóng gói thành phẩm, tính giá thành thành phẩm) Lệnh sản xuất ngày
Phiếu sản xuất ( bán thành phẩm, thành phẩm chưa đóng gói, đóng gói thành phẩm) Nhập kho sản xuất ngày
Quản lý thương mại: (1) bảng giá chuẩn theo loại tiền, (2) Bàng giá đặc thù theo lại tiền, (3) Cập nhật chiết khấu đầu kỳ, (4)Bán hàng hóa ( người mua đặt hàng, lập phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng gịm nội địa và xuất khẩu, hóa đơn dịch vụ), (5) Thu tiền ( lập phiếu thu, xem in và hủy phiếu thu), (6) Tính chiết khấu cuối tháng.
Báo cáo và thống kê
Kho ( thống kê nguyên liệu bán ra không qua chế biến)
Thương mại (doanh thu, bàng kê bán hàng, doanh thu theo thành phẩm, xếp hạn doanh thu, sản lượng)
Quản lý ( lãi rịng, lãi 12 tháng, tình hình hóa đơn đã thanh tốn)
Kế tốn( tổng kết thu tiền bán hàng, thuế GTGT đầu ra, hóa đơn đến hạn thanh tốn, cơng nợ người bán
Công cụ: (1) Danh sách vật tư có số tồn âm, (2) Tính lại giá thành của một số vật tư xuất ra, (3) Chốt số liệu tồn và giá thành đến cuối tháng
Ph
ầ n m ề m k ế tốn:
Khai báo:
Khai báo thơng tin chi tiết của Công ty: tên, địa chỉ, mã số thuế, ngân hàng thanh
toán
Hệ thống tài khoản: chi tiết tất cả các tài khoản sử dụng theo QD915 và bổ sung
thêm chi tiết tài khoản cấp 2, 3 theo tình hình thực tế của Cơng ty.
Đối tượng: chi tiết đối tượng theo dõi phải thu khách hàng, phải trả người bán, khoản tạm ứng của nhận viên
Hệ thống phân tích: chi tiết tài khoản phân tích theo bộ phận như 1AC: kế tốn, 4FS: theo dõi chi tiết chi phí của bộ phận bán hàng
Nhật ký:gồm có các 13loại (phụ lục 1)
Nhập chứng từ: gồm
Mang sang: là công cụ dùng để đổ dữ liệu từ phần mềm bán hàng – quản lý kho
sang phần mềm kế toán số liệu bán hàng
Nhập chứng từ: ghi nhận các bút toán phát sinh trong ngày gồm nhập, sửa và xóa chứng từ cho phép thay đổi nội dung của chứng từ trong tháng nhập nếu có sai sót và sẽ bị khóa sau mỗi cuối tháng.
Cuối tháng sau khi đã xuất hóa đơn, thơng qua cơng cụ đổ dữ liệu ở phần mềm kế toán số liệu bán hàng sẽ được kết chuyển tự động qua ghi nhận doanh thu, thuế gtgt đầu ra và khoản phải thu khách hàng.
Gía thành sản phẩm khơng kết chuyển tự động mà phải hạch tốn vào phần mềm kế toán
Giữa hai phần mềm bán hàng – quản lý kho và phần mềm kế toán chỉ liên kết với nhau qua nghiệp vụ đổ số liệu bán hàng, tất cả các phần hành cịn lại đều phải hạch tốn qua phần mềm kế toán.
Phần mềm bán hàng – quản lý kho, phần mềm kế tốn khơng theo dõi khoản phải thu có gốc ngoại tệ hoặc hạch tốn bằng ngoại tệ trong phần mềm kế toán mà tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được quy đổi ra Đồng Việt Nam