- Thông báo cho bộ phận cung ứng, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm,
2.3.2 Nguyên nhận chủ quan và khách quan
2.3.2.1Nguyên nhận chủ quan
Việc lựa chọn phần mềm không phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty ảnh hưởng đến chất lượng thông tin được cung cấp cũng như nội dung thông tin đáp ứng không phù hợp.
Trang bị hệ thống thiết bị về tin học chưa phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của đội ngũ phịng kế tốn.
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an tồn cho hệ thống, bố trí và vận hành chưa đúng yêu cầu kỹ thuật.
Phân quyền truy cập hệ thống chưa rõ ràng, một kế tốn kho có thể được phân quyền hủy hóa đơn và hủy phiếu thu. Quyền này chỉ được cấp cho người quản lý. Mức độ bảo mật thông tin chưa cao, chưa có quy định cụ thể và hình thức kỹ luật nếu rị rĩ thơng tin.
Hệ thống máy tính tại Cơng ty chưa đáp ứng được yêu cầu thường sử dụng lại máy cũ tiết kiệm chi phí nhưng dẫn đến việc người sử dụng hay bị treo máy trong lúc xử lý dữ liệu làm mất dữ liệu.
Điều kiện kỹ thuật : Hệ thống tích điện gặp trục trặc khi cúp điện ảnh hưởng đến dữ liệu
Phần cứng: hư hỏng thiết bị kết nối mạng Switch-Hub: người sử dụng không truy cập vào phần mềm. Các máy con bị nhiểm virut không kết nối được hệ thống.
2.3.2.2Nguyên nhận khách quan
Hệ thống pháp luật về kế tốn, thơng tư hướng dẫn thường xun thay đổi trong khi thời gian để xây dựng va đưa phần mềm vào hoạt động mất khá nhiều thời gian, thông tư vừa đưa ra đã sửa đổi bổ sung làm cho Công ty không thể thay đổi theo cho phù hợp với pháp luật hiện hành.
Phần mềm kế tốn khơng có chức năng cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai.
Phần mềm khơng hỗ trợ mã hóa các dữ liệu để các chương trình khác truy cập được những dữ liệu đó.
Hệ thống lưu trữ tập tin vào ổ cứng có thể bị mất hoặc đánh cấp hoặc những thiên tai không lường trước được như hỏa hoạn, lũ lụt.
Hệ thống phầm mềm kế toán : tốc độ truy cập chậm, dữ liệu sai do kỹ thuật xây dựng phầm
Công cụ tải dữ liệu thường bị nghẽn mạch do đường truyền mạng, kế toán phải nhập tay các giao dịch do đường truyền kém làm mất dữ liệu do đó dữ liệu thường được sao lưu hàng tuần.