- Thông báo cho bộ phận cung ứng, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm,
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH MT
3.2 Giải pháp hoàn thiện 1 Giải pháp công nghệ
3.2.1 Giải pháp công nghệ
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường thường xuyên thay đổi thì việc ứng dụng một phần mềm kế tốn hay ứng dụng cơng nghệ thông tin trong việc truy xuất dữ liệu và lập báo cáo là cực kỳ quan trọng giúp tiết kiệm thời gian, công sức bỏ ra so với việc xử lý dữ liệu bằng tay. Do đó đầu tư hệ thống cơng nghệ thơng tin có quy mơ và phù hợp với tình hình kinh doanh và chi phí bỏ ra cũng như lợi ích mạng lại là quyết định đúng đắn, Công ty cần thay tất cả các máy cũ không đáp ứng được việc truy xuất dữ liệu ngày càng khổng lồ. Từ khi đưa phần mềm vào sử dụng đến thời điểm hiện tại, Công ty đã nâng cấp và thêm một số chức năng vào nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của Ban quản lý do dữ liệu quá nhiều ( 10 năm) hơn nữa hệ thống máy chủ chưa được đầu tư có quy mơ, khi xảy ra cúp điện thường chạy máy phát nhưng không giữ được quá 24giờ.
Cần đầu tư hệ thống mạng, máy chủ, thay các máy cũ có thời gian sử dụng quá 4 năm.
Quy định tất cả người sử dụng đăng nhập đúng tên, mật khẩu khơng cung cấp cho bất kỳ ai khác ngồi người lãnh đạo trực tiếp.
Không được sử dụng các thiết bị kết nối như USB, hoặc cắm sạt điện thoại nhằm ngăn ngừa nhiễm virut, thông thường các máy con hay bị nhiễm virut do sử dụng những thiết bị không thông qua bộ phận công nghệ thông tin diệt virut khơng an tốn cho dữ liệu, dữ liệu có thể bị đánh cấp hoặc phá hủy khi không được kiểm duyệt các thiết đưa vào máy tính.
Nên khóa dữ liệu và sao chép ra khỏi hệ thống (nếu được) làm giảm nhẹ lượng thông tin trong phần mềm. Sao chép dữ liệu và lưu trữ ở nơi khác ngồi Cơng ty.
Khi nâng cấp hệ thống nên yêu cầu sử dụng ngơn ngữ lập trình mới, hiện tại phần mềm Cơng ty sử dụng ngơn ngữ lập trình đã lạc hậu nên việc chỉnh sửa hoặc nâng cấp cũng gặp những khó khăn nhất định.
Tất cả các hệ thống phải có tên đăng nhập và mật khẩu người dùng, khơng chia sẽ mật khẩu và thay đổi định kỳ, nên thiết lập hệ thống tự động nhắc thay đổi mật khẩu định kỳ 90 ngày. Hạn chế quyền truy cập, truy xuất dữ liệu.
Riêng đối với chu trình bán hàng - thu tiền khách hàng qua khảo sát và đánh giá, tôi xin đề xuất một số giải pháp sau:
Đối với hoạt động bán hàng:
Kiểm tra, xác nhận thông tin khách hàng, quy định cụ thể đối với trường hợp bán chịu cho khách hàng đặc biệt đối với những khách hàng mới, chưa ký hợp đồng khơng có cơ sở pháp lý nếu xảy ra tranh chấp.
Khi xuất hóa đơn cho khách hàng cịn nợ quá hạn, phải có văn bản cam kết trả nợ từ khách hàng hoặc có sự đảm bảo của Trưởng bộ phân kinh doanh.
Khi nhận được hóa đơn do bộ phận kế tốn xuất, nhận viên kho cần kiểm tra, đối chiếu với đơn hàng của khách hàng để xác nhận thông tin của khách hàng là chính xác về mặt hàng, số lượng và địa chỉ giao hàng.
Quy định trách nhiệm rõ ràng giữa thủ kho, tài xế giao hàng và bảo vệ khi xuất hàng giao cho khách hàng.
Đối với hoạt động thu tiền:
Gửi thư xác nhận cuối mỗi tháng nhằm kiểm tra tính chính xác của số liệu cơng nợ trên báo cáo tài chính, kiểm sốt cơng nợ khách hàng tránh tình trạng nhận viên kinh doanh chiếm dụng vốn của Công ty.
Tất cả các khoản xóa nợ khơng có khả năng thu hồi đều phải qua sự xét duyệt của Ban giám đốc.