- Thông báo cho bộ phận cung ứng, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm,
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH MT
3.2.4 Giải pháp kiểm sốt và đánh giá chất lượng hệ thống thơng tin kế toán 1Giải pháp kiểm soát
3.2.4.1Giải pháp kiểm sốt
Từ thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty cịn một số hạn chế và thiếu sót, có nhiều nguy cơ và rủi ro ảnh hưởng đến an tồn của hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng và tồn bộ hệ thống quản lý của cơng ty nói chung ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế tốn được cung cấp, Cơng ty cần chú trọng một số giải pháp sau:
Dữ liệu đầu vào: bộ phận kế toán phải đảm bảo nguồn dữ liệu đầu vào hệ thống được thực hiện trên nguyên tắc chính xác, đầy đủ và trung thực dựa trên các chứng từ, nghiệp vụ thực tế phát sinh.
Bảo vệ hệ thống thơng tin kế tốn tránh sự xâm nhập từ bên ngoài: phần mềm kế tốn cơng ty đang sử dụng được viết bằng ngơn ngữ lập trình Visual Foxpro, đây là ngơn ngữ lập trình cũ do đó rất dễ bị xâm nhập, mức độ an tồn thơng tin không cao hay bị lỗi. Cần thực hiện các biện pháp để kiểm soát truy cập từ bên ngồi hệ thống như: hạn chế đối tượng khơng liên quan tiếp cận hệ thống, phân loại đối tượng sử dụng hệ thống, phân quyền truy cập hệ thống, mỗi cá nhận chỉ được quyền truy cập vào phần hành mình đang thực hiện, sử dụng mật mã đối với các tập tin, mật khẩu truy cập vào hệ thống định kỳ 3 tháng phải được thay đổi và các cá nhận không tiết lộ mật mã, khi khơng sử dụng hệ thống trong vịng 5 phút hệ thống tự động khóa bàn phím chuyển màn hình sang chế độ nghĩ.
Giám sát và theo dõi các hoạt động truy cập vào hệ thống: giám sát việc truy cập vào hệ thống tránh trường hợp các cá nhận chia sẽ mật mã của nhau nhằm ngăn chặn truy cập trái phép.
Lưu trữ dữ liệu kế toán: lưu trữ dữ liệu kế tốn là cần thiết bằng các hình thức sao chép dữ liệu hàng tuần đặc biệt đối với dữ liệu phịng kế tốn thì việc sao chép cần được thực hiện hàng ngày do dữ liệu nhiều và hệ thống lạc hậu nhưng cần kiểm sốt chặt chẽ q trình sao chép, quy định trách nhiệm cá nhận thực hiện việc sao chép và lưu trữ dữ liệu, không sử dụng dữ liệu cho bất cứ mục đích hoặc cá nhận bên ngồi cơng ty.
Thơng tin kế tốn cung cấp cần đảm bảo về mặt chất lượng đáp ứng nhu cầu sử dụng thơng tin của nhà quản trị do đó những biện pháp trên cần được tuân thủ.
3.2.4.2Đánh giá chất lượng thơng tin kế tốn:
Trên cơ sở các giải pháp kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn, đánh giá chất lượng hệ thống thông tin kế tốn được xem là q trình đánh giá tính hiệu quả và khả thi của các giải pháp nhằm đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác thơng tin và có giá trị sự dung.
Tổ chức định kỳ hàng tháng đánh giá chất lượng thơng tin do bộ phận kế tốn cung cấp nói riêng và thơng tin quản lý tồn cơng ty nói chung, phân tích và đánh giá tính chính xác, độ tin cậy của thông tin. Khảo sát ý kiến của các phòng ban sử dụng nguồn dữ liệu do phòng kế tốn cung cấp có đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng và nguồn thơng tin của các phịng ban cung cấp lẫn nhau trong công ty.
Thu thập thông tin từ các cơ quan bên ngồi sử dụng thơng tin như thuế, hải quan về thông tin mà công ty cung cấp.
3.3 Kiến nghị
3.3.1 Ban giám đốc
Hiện tại Cơng ty đã áp dụng quản lý theo quy trình nhưng việc chuyển giao thơng tin chưa được tin học hóa, thơng thường sử dụng các chứng từ bằng giấy một mặt là có giá trị pháp lý hai là dùng để lưu trữ nhưng điều này lại làm tăng thêm khối lượng công việc trong việc sắp xếp lưu trữ chứng từ. Cần xây dựng một quy trình chuẩn hóa trên nền tảng sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc luân chuyển chứng từ, thơng tin giữa các phịng ban.
Đầu tư, nâng cấp hệ thống mạng tại Công ty, xem xét đánh giá tính khả thi của khi thực hiện dự án.
Định kỳ kiểm tra hiệu quả hoạt động, tính minh bạch và khả năng đáng tin cậy của nguồn thông tin được cung cấp tơng qua Ban kiểm sốt nội bộ.
Quan tâm đến chính sách đào tạo nguồn nhận lực bởi con người là yếu tố cốt lõi quan trọng quyết định đến sự phồn thịnh của Cơng ty, có chính sách khuyến khích nhận viên cống hiến cho công ty thông qua chính sách khen thưởng sự sáng tạo trong lao động, sáng tạo ý tưởng.
Xây dựng chính sách và biện pháp bảo vệ an tốn sức khỏe cho người lao động bởi ngành nghề kinh doanh của Công ty là phụ gia thức ăn chăn nuôi nên công nhận thường xuyên tiếp xúc trực tiếp các hóa chất nhưng hiện nay các biện pháp bảo vệ
an toán cho cơng nhận vẫn cịn sơ xài mang tính chất đối phó chưa thực sự quan tâm đến công nhận.
Tạo môi trường làm việc công bằng giữa các bộ phân trong công ty không phân biệt đối xử đặc biệt cách góp ý qua các thùng thư, kiến nghị của nhận viên chưa được quan tâm giải quyết thích đáng hay được giải quyết cho qua việc.
Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến góp phần xây dựng hồn thiện các chính sách của cơng ty về phúc lợi nhận sự, chiến lược phát triển.
Bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ cho phịng cơng nghệ thơng tin định kỳ thu thập ý kiến của các phòng ban về tình hình sử dụng các phân mềm trong cơng ty như những điểm còn hạn chế cần khắc phục.
Đối với phòng bán hàng ( bộ phận bán hàng): đây là bộ phận tạo doanh thu, lợi nhuận cho Cơng ty do đó ln được Ban giám đốc quan tâm cả về chính sách đào tạo và phúc lợi nhận viên và có một số chính sách thơng thống hơn khi giải quyết đơn hàng ví dụ trường hợp đơn hàng của khách hàng yêu cầu giao hàng sau 2 ngày kể từ ngày đặt hàng trong khí đó cơng nợ vẫn cịn và năm ở mức từ 60-90 ngày so với đến hạn thanh toán nhưng Trưởng phòng bán hàng vẫn chấp nhận giao đơn hàng trên điều này vi phạm chính sách tín dụng của Cơng ty nhưng do khách hàng này có số nợ nằm trong hạn mức xét duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng. Do đó khi xây dựng chính sách tín dụng ở mọi hạn mức tín dụng nên có sự tham gia xét duyệt của Ban giám đốc.