CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
2.2.2 Khảo sát thực tế
Khảo sát thực tế chu trình bán hàng thu tiền khách hàng:
Mơ tả chu trình: chu trình bán hàng thu tiền bắt đầu từ khi nhận được đơn đặt hàng từ tiếp thị hoặc trực tiếp từ khách hàng gửi đền bộ phận kế tốn cho đến khi hàng hóa được chuyển đến khách hàng và nhận được tiền thanh toán.
Các hoạt động cơ bản của chu trình bán hàng
1. Lập đơn hàng cho khách hàng: thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng gồm nhận đơn hàng từ khách hàng, phản hồi thông tin cho khách hàng.
Nhận đơn hàng: đơn hàng có thể do khách hàng fax trực tiếp cho bộ phân bán hàng thơng qua email, điện thoại có thề theo mẫu quy định của Cơng ty hoặc khách hàng. Nội dung của đơn hàng bao gồm: số đơn hàng, thơng tin khách hàng, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng ( phụ lục 7)
(1)Mẫu đơn hàng của Công ty, (2) Mẫu đơn hàng khách hàng fax trực tiếp đến (3) Mẫu đăng ký khách hàng mới, (4) Phiếu lên hàng, (5) Mẫu hóa đơn
Đơn hàng sẽ được bộ phận bán hàng gửi đến cho ba bộ phận: bộ phận sản xuất, bộ phận kế toán và bộ phận cung ứng
Phản hồi thông tin cho khách hàng: bộ phận bán hàng sau khi nhận đơn hàng kiểm tra mức độ bán chịu sau đó sẽ thơng tin cho khách hàng biết tình hình cụ thể nợ hiện hạn mức hay chưa hoặc đối với những khách hàng khơng có hạn mức tín dụng phải đảm bảo khơng có nợ q hạn và thời hạn thanh tốn khơng q 30 ngày kể từ ngày trên hóa đơn.
2. Xuất hóa đơn bán hàng: gồm các bước kiểm công nợ quá hạn của khách hàng, kiểm tra thơng tin của đơn hàng, xuất hóa đơn
Kiểm tra công nợ khách hàng: được thực hiện trước khi đơn hàng gửi đến bộ phận sản xuất.
Kiểm tra thông tin đơn hàng: kiểm tra lượng hàng tồn trong kho sẽ do nhận viên kho thuộc bộ phận cung ứng gửi phiếu lên hàng. Căn cứ vào đơn hàng kế toán kiểm tra lại số lượng mặt hàng, đơn giá trên đơn hàng và bảng giá do bộ phận bán hàng cung cấp hàng quý
Xuất hóa đơn: kế tốn sẽ xuất hóa đơn sau khi kiểm tra lượng hàng tồn trong kho đảm bảo đủ ra hóa đơn và giao cho khách hàng.
3. Tiến hành giao hàng: được thực hiện bởi bộ phận cung ứng gồm những giai đoạn sau
Đóng gói lên hàng: nhận viên kho thuộc bộ phận cung ứng căn cứ vào đơn hàng do bộ phận bán hàng cung cấp sẽ đóng gói lên hàng sau đó gửi phiếu lên hàng cho bộ phận kế tốn
Giao hàng cho khách hàng: hàng hóa được giao cho khách hàng kèm theo hóa đơn tài chính do bộ phận kế tốn xuất cùng với phiếu xuất kho của bộ phận cung ứng.
4. Thu tiền từ khách hàng: khách hàng thanh tốn đơn hàng thơng qua ngân hàng hoặc nhận viên bán hàng sau khi đến hạn thanh toán
Dữ liệu đầu vào bao gồm: đơn đặt hàng, hồ sơ khách hàng, hóa đơn tài chính Thơng tin đầu ra: báo cáo bán hàng, báo cáo công nợ định kỳ.
Đối tượng tham gia quy trình bao gồm: (1) Khách hàng, (2) Nhận viên kho, (3) Nhận viên bán hàng, nhận viên xuất hóa đơn, (4) Kế tốn cơng nợ, (5) Kế toán trưởng, (6) Giám đốc tài chính.
Phương thức bán hàng: có hai hình thức bán hàng - bán hàng trả sau và bán hàng trả trước ( chuyển tiền trước khi giao hàng).
Hóa đơn bán hàng: cơng ty sử dụng hóa đơn GTGT đặt in ( phù hợp các chi tiết được quy định bởi Bộ Tài Chính) những được đặt in theo mẫu do Cơng ty thiết kế và được xét duyệt bởi Tập đồn.
Gía bán: được thiết lập riêng và được áp dụng cho ba bộ phận bán hàng ( Vetshop: cho những khách hàng nhỏ lẻ với những mức chiết khấu đặc biệt và sản phẩm riêng; FM: đối với những Công ty cho mặt hàng phụ gia; AQ: đối với những sản phẫm tôm cá, thủy sản). Đơn giá được thay đổi theo từng quý và theo tửng trường hợp cụ thể.
Xác nhận doanh thu: doanh thu được xác nhận khi nhận viên xuất hóa đơn ghi nhận Xác nhận số dư nợ và tuổi nợ: số dư nợ được gửi đến khách hàng định kỳ hàng quý để xác nhận số dư nợ đúng hoặc xác định số chênh lệch. Báo cáo tuổi nợ được gởi cho tiếp thị hai lần một tuần. Đối với các khoản nợ quá hạn thanh toán nhưng chưa thanh tốn hệ thống sẽ tự động tính lãi cơng dồn vào nợ gốc và gửi cho tiếp thị để gửi cho khác hàng nếu vượt quá 90 ngày so với ngày đến hạn thanh tốn. Nợ khó địi được xác định khi số ngày quá hạn trên 180 ngày so với ngày đến hạn thanh toán, đối với những khách hàng này co6ngty sẽ đến nhà cung cấp bảo hiểm Attradius là nhà cung cấp bảo hiểm, đơn vị này sẽ thay Cơng ty địi nợ và thời gian để Cơng ty bảo hiểm địi nợ trong vòng 10 tháng nếu sau 10 tháng Công ty bảo hiểm sẽ bồi thường 20% giá trị khoản nợ trên.
Chứng từ sử dụng:
Hợp đồng mua bán hàng hóa: gồm những nội dung sau
- Ngày, tháng, năm ký hợp đồng; tên, địa chỉ, số tài khoản và ngân hàng giao dịch của các bên, họ, tên người đại diện, người đứng tên đăng ký kinh doanh;
- Đối tượng của hợp đồng tính bằng số lượng, khối lượng hoặc giá trị quy ước đã thoả thuận;
- Chất lượng, chủng loại, quy sách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc;
- Giá cả; - Bảo hành;
- Điều kiện nghiệm thu, giao nhận; - Phương thức thanh toán;
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế; - Thời hạn có hiệu lực của hợp đồng;
- Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng; - Các thoả thuận khác.
Mục đích của việc xác lập hợp đồng:
Để bảo đảm các quan hệ kinh tế được thiết lập và thực hiện giữa các bên tham gia ký kết hợp đồng. Ở đây là việc mua bán hàng hóa và thực hiện việc mua bán hàng hóa theo thỏa thuận có có căn cứ hợp lý, có cơ sở hợp pháp.
Để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp, đề cao trách nhiệm của các bên trong quan hệ kinh tế (quan hệ mua bán hàng hóa này).
Phiếu xuất kho: gồm những nội dung sau(1) Tên, địa chỉ của công ty, mã số
thuế, (2) Căn cứ lập (mẫu số 02 vt,…), (3) Tên chứng từ “Phiếu xuất kho”, (4) Ngày, tháng, năm lập phiếu, (5) Số chứng từ, (6) Ghi nhận vào sổ sách kế tốn (Nợ:…..Có:……), (7) Họ tên người nhận hàng, địa chỉ (bộ phận), (8) Lý do xuất, (9) Xuất tại kho
- Số thứ tự; tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa); mã số; đơn vị tính; Số lượng (yêu cầu, thực xuất); đơn giá; thành tiền.
- Xác nhận của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, Trưởng bộ phận cung ứng hàng.
Mục đích: