- Thông báo cho bộ phận cung ứng, bộ phận bán hàng, bộ phận kế toán đặc điểm,
2.3.1 Nguyên nhận bên trong và bên ngoà
2.3.1.1Nguyên nhận bên trong
Do phần mềm Cơng ty đã sử dụng hơn 8 năm do đó có một số modul bi lỗi đã yêu cầu nhà cung cấp sửa những do thay đổi người viết chương trình ban đấu nên khơng thể chỉnh sửa ví dụ như chức năng " mang sang", trong thời gian gần đây chức năng này bị lỗi không thực hiện được nên sau mỗi ngày kế toán phải nhập tay từng nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống điều này rất mất thời gian và có rủi ro nhập sai tên khách hàng, mã khách hàng và thuế suất thuế GTGT.
Lỗi xảy ra do người sử dụng chương trình nhập sai nghiệp vụ kế tốn nhưng kế tốn trưởng khơng phát hiện ra do có q nhiều nghiệp vụ phát sinh trong tháng làm cho các báo cáo bị sai.
Giữa các phòng ban chưa gắn kết, hỗ trợ nhau, luồng thông tin thường bị động, các thông tin khơng được cơng bố.
2.3.1.2Ngun nhận bên ngồi
Lựa chọn các phần mềm kế tốn trong nước phù hợp với tình hình tài chính song cấu trúc và cơng nghệ thường lạc hậu hơn so với các phần mềm nước ngoài. Trong khi đó các phần mềm nước ngồi có chất lượng và mang tính chun nghiệp cao nhưng giá thành cao, chế độ bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn, ngôn ngữ tiếng anh làm cho người sử dụng gặp nhiều khó khăn.
Chưa có hệ thống kế tốn chuẩn quốc tế trong khi các phần nước ngoài được xây theo chuẩn quốc tế dẫn đến thông tin không phù hợp cho người sử dụng và theo hệ thống kế toán Việt nam. Phần mềm nước ngồi thường địi hỏi hệ thống máy tính có cấu hình cao, do đó các Cơng ty Việt Nam chưa thể tiếp cận